8. Sledování a měření výkonnosti PMO
9. Neustálé zlepšování cílů PMO
Kanceláře projektového řízení (PMO) jsou organizační jednotky, které v rámci organizace odpovídají za řízení projektů, programů a portfolií. Úkolem PMO je zajišťovat strategické řízení, správu a dohled nad úspěšnou realizací projektů a iniciativ. Účelem PMO je zajistit, aby projekty organizace byly dokončeny včas, v rámci rozpočtu a v souladu se stanovenými standardy kvality.
Dosažení cílů PMO vyžaduje vypracování jasných a měřitelných cílů a úkolů. Cíle by měly být zaměřeny na výsledky, které podporují strategické cíle organizace, a měly by být realistické a dosažitelné. Cíle by měly být konkrétní, realizovatelné a měřitelné. Jakmile jsou cíle stanoveny, měly by být pravidelně monitorovány, aby se zajistilo jejich plnění.
Po stanovení cílů a úkolů PMO je důležité vypracovat strategický plán, který zajistí jejich plnění. Plán by měl obsahovat jasný popis poslání, vize a hodnot PMO. Měl by také obsahovat soubor hlavních zásad, které se budou používat pro stanovení priorit a řízení iniciativ.
PMO by měl přidělit role a odpovědnosti, aby bylo zajištěno, že každý člen týmu má jasno o svých úkolech a očekávaných výsledcích. To pomůže PMO fungovat efektivně a účinně. Role by měly být přidělovány na základě dovedností a zkušeností jednotlivců a jejich schopnosti plnit cíle PMO.
V operačním plánu PMO by měly být uvedeny konkrétní činnosti, které je třeba provést k dosažení cílů a úkolů PMO. Plán by měl obsahovat časový harmonogram, výstupy a potřebné zdroje. Tento plán by měl být pravidelně revidován a podle potřeby aktualizován.
Po vypracování operačního plánu PMO je důležité zajistit, aby byly procesy a postupy uvedené v plánu zavedeny a dodržovány. PMO by měl s procesy a postupy seznámit všechny členy týmu a poskytnout jim odpovídající školení, aby bylo zajištěno jejich správné dodržování.
PMO by měl zajistit, aby byly dodržovány postupy řízení projektu uvedené v plánu. To zahrnuje stanovení a sledování časového harmonogramu projektu, řízení rizik, sledování pokroku a dodržování standardů kvality.
PMO by měl sledovat a měřit výkonnost, aby zajistil plnění cílů a úkolů organizace. To by mělo zahrnovat kvantitativní i kvalitativní měření, jako je míra dokončení projektu, dodržování rozpočtu a spokojenost zákazníků.
PMO by měl průběžně přezkoumávat a aktualizovat své cíle, aby zajistil, že zůstanou relevantní a budou nadále podporovat strategické cíle organizace. PMO by měl také identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit, a vypracovat strategie pro řešení těchto oblastí. To pomůže zajistit, aby se PMO i nadále soustředil na realizaci úspěšných projektů a iniciativ.
Cíle projektového řízení jsou zajistit, aby byl projekt dokončen včas, v rámci rozpočtu a podle požadovaných standardů; zajistit, aby byly zainteresované strany spokojeny s výsledky projektu; a zajistit, aby byly splněny cíle projektu.
Výstupy PMO jsou výstupy procesů PMO. Oblasti procesů PMO jsou:
-Zahájení projektu
-Plánování projektu
-Realizace projektu
-Monitorování a kontrola projektu
-Uzavření projektu
Každá z těchto procesních oblastí má související výstupy. Například při zahájení projektu může PMO dodat obchodní případ, chartu projektu a registr zúčastněných stran. V rámci plánování projektu může PMO dodat plán řízení projektu. V rámci realizace projektu může PMO dodávat výstupy projektu. V rámci monitorování a kontroly projektu může PMO dodávat zprávy o stavu projektu a registr rizik projektu. Při uzavírání projektu může PMO dodat zprávu o uzavření projektu.
Na tuto otázku neexistuje univerzální odpověď, protože síla PMO závisí na konkrétních potřebách a cílech organizace. Existuje však několik klíčových faktorů, které mohou přispět k silnému PMO, včetně:
1. Jasný a stručný statut, který popisuje účel, povinnosti a rozsah pravomocí PMO.
2. Kvalifikovaný a zkušený tým projektových manažerů, kteří jsou schopni efektivně vykonávat mandát PMO.
3. Robustní soubor procesů a nástrojů, které jsou pravidelně revidovány a aktualizovány, aby byla zajištěna jejich relevance a účinnost.
4. Závazek vyššího vedení podporovat PMO a poskytovat nezbytné zdroje pro jeho úspěch.
5. Kultura neustálého zlepšování, která podněcuje pracovníky PMO k neustálému vyhodnocování a zlepšování způsobu jejich práce.