Co jsou neaktivní obchodní soubory?
Neaktivní spisy jsou ty, které již nejsou potřeba pro každodenní obchodní činnost a byly archivovány k uložení. Tento typ souborů může zahrnovat digitální i fyzické dokumenty, které se již aktivně nepoužívají, ale mohou být nezbytné pro právní nebo historické reference. Pochopení toho, co představuje neaktivní soubor a jak s ním nakládat, je zásadní pro udržení náskoku v podnikání.
Neaktivní obchodní soubory poskytují důležitý referenční bod pro pochopení minulých rozhodnutí a zachování souladu s právními předpisy. Archivací neaktivních souborů si podniky mohou zajistit komplexní záznam o své činnosti a zároveň uvolnit úložný prostor pro aktivní soubory.
Organizace by měly mít zavedený proces, který určí, které dokumenty by měly být archivovány jako neaktivní soubory. Může se jednat o dokumenty, které již nejsou aktualizovány, dokumenty, které byly po určitou dobu neaktivní, nebo záznamy, které by měly být uloženy z důvodu dodržování právních předpisů.
V případě fyzických dokumentů musí mít podniky zaveden systém pro ukládání a správu neaktivních souborů. Ten může zahrnovat specializované kartotéky nebo řešení pro ukládání mimo pracoviště. Je důležité zajistit, aby byly soubory uloženy na bezpečném místě a aby k nim měly přístup pouze osoby s příslušným oprávněním.
Digitální soubory lze spravovat prostřednictvím systémů pro správu dokumentů nebo cloudových úložných řešení. Dokumenty by měly být řádně označeny a uspořádány a přístup k nim by měl být omezen na oprávněné pracovníky. Je také důležité mít zaveden systém zálohování neaktivních souborů pro případ selhání systému nebo narušení bezpečnosti dat.
Podniky by měly mít zaveden proces pravidelné kontroly neaktivních souborů. To může zahrnovat kontrolu správnosti souborů nebo zajištění toho, že jsou stále v souladu s právními předpisy.
Organizace by také měly mít zavedeny zásady uchovávání, které určí, jak dlouho by měly být neaktivní soubory uchovávány. To může zahrnovat uchovávání záznamů po určitou dobu nebo jejich archivaci po určité události.
Když je čas neaktivní soubory zlikvidovat, měly by mít podniky zaveden proces, který zajistí, aby byly soubory řádně odstraněny nebo zničeny. To může zahrnovat bezpečné vymazání digitálních souborů, skartaci fyzických dokumentů nebo využití služeb třetích stran pro likvidaci dokumentů.
Pochopením toho, co jsou podnikové neaktivní soubory a jak s nimi nakládat, mohou organizace udržet náskok a zajistit si komplexní záznam o své činnosti a zároveň uvolnit úložný prostor. Zavedením systému pro identifikaci, správu, údržbu a likvidaci neaktivních souborů si mohou být podniky jisté, že jejich provoz probíhá hladce a efektivně.
Aktivní soubory jsou soubory, které zaměstnanci aktuálně používají nebo k nim mají přístup. Neaktivní soubory jsou soubory, které již zaměstnanci nepoužívají nebo k nim nemají přístup.
Neaktivní soubory pacientů jsou ty, které jsou po určitou dobu, obvykle tři až pět let, neaktivní. Tyto soubory mohou být uloženy v elektronické nebo papírové podobě.
Na tuto otázku neexistuje univerzální odpověď, protože nejlepší způsob ukládání neaktivních souborů se liší v závislosti na typu podniku a konkrétních potřebách organizace. Některé tipy pro ukládání neaktivních souborů však zahrnují jejich uložení v odděleném prostoru od aktivních souborů, jejich jasné označení a zajištění jejich zálohování pro případ havárie.
Existuje mnoho důvodů, proč musí být neaktivní záznam umístěn do úložiště. Nejčastějším důvodem je splnění regulačních požadavků, například zákona Sarbanes-Oxley nebo zákona Gramm-Leach-Bliley. Mezi další důvody patří snížení nepořádku na pracovišti a usnadnění vyhledávání aktivních záznamů.
Neaktivní záznam lze spravovat několika způsoby. Jedním ze způsobů je nastavení plánu uchovávání neaktivních záznamů. Ten vám pomůže sledovat, kdy je třeba záznamy zničit. Dalším způsobem správy neaktivního záznamu je vytvoření pole metadat pro sledování stavu záznamu. To vám umožní snadno určit, které záznamy jsou neaktivní.