Příprava na nadcházející událost: Na každou akci, kterou koordinátor pořádá, je třeba se určitým způsobem připravit, aby vše proběhlo bez problémů. To obvykle zahrnuje úkoly, jako je průzkum míst konání, přezkoumání smluv a uspořádání harmonogramů. I když to nemusí být vždy okouzlující, tyto úkoly jsou pro úspěch akce zásadní.
2. Péče o logistické detaily: Kromě přípravy akce se musí koordinátor akce postarat také o samotnou logistiku v den konání akce. To zahrnuje úkoly, jako je příprava místa konání, objednání zásob a zajištění veškerého potřebného vybavení. Koordinátor akce musí také zajistit, aby všichni potřební zaměstnanci byli na místě a připraveni vyrazit.
3. Koordinace s dodavateli: Další důležitou součástí práce koordinátora akce je zajistit, aby všichni dodavatelé zapojení do akce byli na stejné vlně. To může zahrnovat koordinaci dodávek jídla a zásob, zajištění zábavy a zajištění všech potřebných povolení a licencí.
Bez ohledu na to, jak moc koordinátor akce plánuje a připravuje, se určitě objeví neočekávané problémy. Koordinátor akce musí být schopen myslet pohotově a přizpůsobit se všem neočekávaným problémům, které se objeví. To může zahrnovat cokoli od řešení technického problému až po řešení problému s dodavatelem.
Koordinátor akce musí být také schopen komunikovat s účastníky akce a zajistit, aby se dobře bavili. To může zahrnovat zodpovídání otázek, pomoc s případnými problémy a poskytování instrukcí.
6. Ukončení akce: Po skončení akce musí koordinátor akce zajistit, aby byly splněny všechny nezbytné úkoly a akce byla ukončena. To může zahrnovat úkoly, jako je výběr plateb od dodavatelů, zajištění vrácení všech zásob a vyplnění všech zbývajících dokumentů.
7. Vyhodnocení akce: Na konci akce musí koordinátor akce zhodnotit, jak akce proběhla, aby získal přehled o tom, co se povedlo a co ne. To lze provést prostřednictvím průzkumů, formulářů zpětné vazby a rozhovorů s účastníky. Tyto informace lze následně využít ke zlepšení budoucích akcí.
8. Péče o administrativní úkoly: Práce koordinátora akce nekončí jen tím, že akce skončila. Musí se také postarat o všechny zbývající administrativní úkoly, jako je vyplňování dokumentů, zpracování plateb a uzavření rozpočtu. To se obvykle dělá ve dnech a týdnech následujících po akci.
Koordinátor akcí je zodpovědný za plánování, organizaci a realizaci akcí. Ve spolupráci s klienty určuje účel akce, vybírá místo konání, připravuje téma a výzdobu, vybírá catering a zábavu a sestavuje rozpočet. Rovněž propagují událost a řídí logistiku v den konání akce.
Na tuto otázku neexistuje univerzální odpověď, protože plánovači akcí mohou mít různé způsoby odměňování. Někteří plánovači akcí se mohou rozhodnout vyplácet si plat, zatímco jiní mohou zvolit strukturu odměňování založenou na provizích. Jiní se mohou rozhodnout pro kombinaci platu a provizí. V konečném důsledku je na plánovači akcí, aby se rozhodl, jak se bude odměňovat.
Rozdíl mezi koordinátorem akce a manažerem akce spočívá v tom, že koordinátor akce je zodpovědný za plánování a realizaci akce, zatímco manažer akce je zodpovědný za celkové řízení akce. Koordinátoři akcí obvykle spolupracují s plánovači akcí a zajišťují, aby bylo postaráno o všechny aspekty akce, od jídla a pití až po zábavu a výzdobu. Manažeři akcí jsou naopak zodpovědní za celkové řízení akce, včetně rozpočtu, personálu a harmonogramu.
Běžný den koordinátora akcí může zahrnovat schůzky s klienty za účelem projednání podrobností akce, vyhledávání míst konání a dodavatelů, tvorbu rozpočtu akce, přípravu smluv, koordinaci logistiky akce a propagaci akce. Koordinátoři akcí mohou být také zodpovědní za řízení akce na místě, což může zahrnovat přípravu a likvidaci prostor, řízení personálu akce a řešení případných problémů.
Koordinátoři akcí si udržují organizaci tím, že vytvářejí a dodržují harmonogram, sledují úkoly a termíny a komunikují se všemi zúčastněnými stranami. Organizovanost je pro koordinaci úspěšných akcí zásadní.