Quickbooks je účetní softwarový balík vyvinutý společností Intuit, který umožňuje podnikům snadno spravovat své účty a finance. Jednou z nejužitečnějších funkcí Quickbooks je jeho fakturační systém, který podnikům umožňuje rychle a snadno vytvářet a odesílat faktury svým zákazníkům. V tomto článku se budeme zabývat tím, jak v aplikaci Quickbooks vytvářet a odesílat opakující se faktury.
Prvním krokem při vytváření a zasílání opakovaných faktur e-mailem v aplikaci Quickbooks je nastavení opakovaných faktur. To lze provést prostřednictvím nabídky faktur v aplikaci Quickbooks. Zde si uživatel může vybrat typ faktury, kterou chce vytvořit, a frekvenci, s jakou ji chce rozesílat. Uživatel může také nastavit datum zahájení a ukončení opakované faktury a platební podmínky pro zákazníka.
Po nastavení opakované faktury si uživatel může šablonu faktury přizpůsobit podle svých představ. To zahrnuje přidání loga, vlastních polí a dalších informací. Quickbooks také umožňuje uživatelům před odesláním faktury zobrazit její náhled a ujistit se, že vše vypadá přesně podle jejich představ.
Po přizpůsobení faktury může uživatel nastavit automatické doručování faktury. Uživatel tak může nastavit, jak často se má faktura rozesílat a na jaké e-mailové adresy. Tím je zajištěno, že zákazník obdrží fakturu vždy včas.
Kromě automatického doručování umožňuje aplikace Quickbooks uživatelům také vytvářet a plánovat upomínky pro jejich opakující se faktury. Tím je zajištěno, že zákazníci budou upozorněni, aby své faktury zaplatili včas. Uživatel může nastavit upomínky ve formě e-mailů, textových zpráv nebo dokonce hlasových hovorů.
Sledování plateb opakujících se faktur je důležitou součástí správy financí. Pomocí aplikace Quickbooks mohou uživatelé snadno zobrazit všechny své faktury a platby na jednom místě. Mohou tak snadno a rychle zjistit, které faktury byly zaplaceny a které jsou ještě neuhrazené.
Kromě sledování plateb umožňuje Quickbooks uživatelům také zefektivnit platební proces pro jejich zákazníky. To zahrnuje nastavení platebních odkazů, pomocí kterých mohou zákazníci rychle a snadno zaplatit své faktury. Quickbooks také umožňuje uživatelům přijímat platby prostřednictvím kreditní karty, služby PayPal a dalších platebních metod.
V neposlední řadě se uživatelé mohou setkat s některými problémy při vytváření a odesílání faktur pomocí Quickbooks. Pro pomoc při řešení těchto problémů poskytuje společnost Quickbooks podrobnou dokumentaci a zákaznickou podporu. Uživatelé tak mohou snadno a rychle vyřešit případné problémy.
Závěrem lze říci, že aplikace Quickbooks je výkonný nástroj pro vytváření a odesílání faktur. Díky jeho funkcím automatického doručování a sledování plateb mohou podniky snadno a rychle spravovat své finance a informovat své zákazníky o svých platbách.
QuickBooks umožňuje snadné zasílání zapamatovaných faktur e-mailem vašim zákazníkům. Chcete-li zaslat zapamatovanou fakturu e-mailem, otevřete fakturu a klikněte na tlačítko „E-mail“ v horní části obrazovky. Tím se otevře nová e-mailová zpráva s přiloženou fakturou.
Plán QuickBooks, který má opakující se faktury, je plán QuickBooks Online Plus. V tomto plánu můžete vytvářet a odesílat opakující se faktury svým zákazníkům podle vámi nastaveného plánu. Můžete také sledovat platby a zjistit, kdy zákazník zaplatil nebo je po splatnosti.
Existuje několik různých způsobů, jak v aplikaci QuickBooks nastavit automatické odesílání e-mailů, podle toho, co přesně potřebujete odesílat a jak často.
Pokud potřebujete pravidelně posílat zákazníkům faktury e-mailem, můžete nastavit QuickBooks tak, aby je automaticky odesílal ihned po jejich vytvoření. To provedete tak, že přejdete do nabídky Úpravy > Předvolby > Odesílání formulářů a vyberete kartu Faktury. V části „Výchozí způsob doručení“ vyberte možnost E-mail a do pole „E-mailová adresa“ zadejte e-mailovou adresu, kterou chcete použít. V případě potřeby můžete také zvolit, aby QuickBooks k e-mailům přiložil kopie faktur ve formátu PDF.
Pokud potřebujete pravidelně zasílat e-mailem jiné typy dokumentů nebo informací z QuickBooks, můžete nastavit, aby vám (nebo jinému určenému příjemci) QuickBooks tyto dokumenty automaticky zasílal v určeném intervalu. To provedete tak, že přejdete do nabídky Přehledy > Zapamatované přehledy. Klepněte na tlačítko Nový a vyberte sestavu, kterou chcete odeslat e-mailem. Na kartě “ doručení“ vyberte možnost E-mail a do pole „E-mailová adresa“ zadejte e-mailovou adresu, kterou chcete použít. V případě potřeby můžete také zvolit, aby QuickBooks k e-mailům přiložil kopie výkazů ve formátu PDF.