Obchodní schůzky jsou nezbytnou součástí každého úspěšného podnikání. Proto je důležité mít jasnou představu o účelu schůzky a o tom, jakých cílů je třeba dosáhnout. To pomůže zajistit, aby schůzka byla produktivní a přínosná pro všechny účastníky. Stanovení cílů schůzky by mělo být prvním krokem v procesu plánování. Zvažte témata, která je třeba projednat, a cíle, kterých je třeba dosáhnout.
Po stanovení cílů schůzky je dalším krokem určení, kdo by se měl schůzky zúčastnit. To bude záviset na účelu schůzky, ale měly by se jí zúčastnit všechny klíčové zúčastněné strany, osoby s rozhodovací pravomocí a osoby, které se přímo podílejí na projednávaných tématech. Je důležité zajistit, aby na schůzku byli pozváni všichni, kteří by měli být přítomni.
Místo konání schůzky je důležitým faktorem, který je třeba zvážit. Místo musí být vhodné pro daný účel a musí být snadno dostupné pro všechny účastníky. Zvažte velikost místnosti, dostupné vybavení a náklady na uspořádání schůzky v této místnosti.
Jakmile je vybráno místo, je čas stanovit program schůzky. Ten by měl obsahovat všechna témata, která je třeba projednat, a pořadí, v jakém by měla být řešena. Zvažte množství času, který máte k dispozici, a způsob, jakým by měla být témata projednávána.
Logistiku schůzky je třeba určit ještě před jejím konáním. To zahrnuje veškeré materiály, které budou potřeba, jako jsou podklady, prezentace a vybavení. Pokud se budou rozdávat nějaké materiály, je důležité se ujistit, že jsou vytištěné předem a připravené k použití.
Po sestavení programu a materiálů je čas stanovit datum a čas konání schůzky. Zvažte dostupnost všech účastníků a množství času potřebného k projednání témat. Dbejte na to, aby všichni účastníci byli informováni alespoň týden předem, aby si mohli vše náležitě naplánovat.
Oznámení účastníkům je důležitým krokem v procesu plánování. Ujistěte se, že jste všechny účastníky informovali o datu, místě a programu setkání. Zvažte rozeslání e-mailu nebo fyzické pozvánky, abyste se ujistili, že všichni mají potřebné informace.
Po skončení schůzky je důležité navázat s účastníky další kontakt. To zahrnuje rozeslání všech materiálů, o kterých se diskutovalo, zaznamenání všech přijatých rozhodnutí a připomenutí všem jejich závazků. Následná opatření po schůzce pomáhají zajistit, aby byly splněny cíle a aby všichni odcházeli ze schůzky spokojeni.
Při strukturování obchodní schůzky je důležité zvážit účel schůzky a požadovaný výsledek. Po určení účelu můžete rozhodnout o nejvhodnějším formátu schůzky. Formát bude záviset na velikosti skupiny, složitosti tématu a množství času, který je k dispozici.
Pokud je účelem schůzky prodiskutovat složité téma, může být nejlepší, když informace přednese skupina odborníků a poté se otevře prostor pro diskusi. Pokud je účelem přijmout rozhodnutí, může být nejlepší uspořádat diskusi a následně hlasovat. Pokud je účelem pouze informovat ostatní o projektu, může být nejvhodnějším formátem prezentace.
Důležité je také zvážit logistiku schůzky, například místo, datum a čas. Schůzka by měla být naplánována na dobu, která vyhovuje všem účastníkům. Místo by mělo být zvoleno na základě velikosti skupiny a typu schůzky. Například malá schůzka se může konat v konferenční místnosti, zatímco větší schůzka se může konat v tanečním sále.
V neposlední řadě je důležité mít připravený program schůzky. Program by měl být rozeslán všem účastníkům předem, aby se mohli na schůzku připravit. Program by měl být také vyvěšen na viditelném místě na schůzi, aby všichni věděli, o jakých tématech se bude jednat.
Plánování schůzky má tato 4 P:
1. Účel – jaký je účel schůzky? Jakých cílů chcete dosáhnout?
2. Lidé – Kdo se musí schůzky zúčastnit? Kdo vám může pomoci dosáhnout vašich cílů?
3. Místo – Kde se bude schůzka konat? Zvažte místo, dostupnost a vybavení.
4. Čas – Kdy se bude schůzka konat? Zvažte denní dobu, délku setkání a případná časová omezení.
Při plánování schůzky je třeba zvážit tři klíčové aspekty: účel, účastníky a přípravu.
Účel schůzky by měl být jasný a stručný a všichni účastníci by s ním měli být předem seznámeni. To pomůže zajistit, aby byli všichni na stejné vlně a schůzka byla produktivní.
Účastníky schůzky je třeba pečlivě zvážit. Pozvěte pouze ty, kteří se schůzky bezpodmínečně musí zúčastnit, protože příliš mnoho účastníků může způsobit, že schůzka bude působit nesoustředěně a neproduktivně.
V neposlední řadě je důležité se na schůzku připravit. To znamená mít předem připravený program jednání a všechny potřebné materiály. Přijdete-li na schůzku připraveni, pomůže vám to udržet její průběh a soustředěnost.