Plánování projektu a harmonogram projektu jsou dva odlišné, ale související aspekty řízení projektů. Pochopení klíčových rozdílů mezi těmito dvěma nástroji je pro úspěšné řízení projektů zásadní.
Projektový plán je dokument, který stanovuje cíle projektu, kroky potřebné k dosažení těchto cílů, zdroje potřebné k dokončení projektu a časový harmonogram spojený s projektem. Je to základ, na kterém bude projekt postaven, a poskytuje plán pro úspěšné dokončení projektu.
Harmonogram projektu je časový plán činností a úkolů, které musí být splněny, aby byly splněny cíle projektu. Je to mechanismus, pomocí něhož se realizuje a monitoruje plán projektu, a slouží k zajištění toho, aby projekt postupoval podle plánu.
Plán projektu obvykle obsahuje cíle, rozsah, předpoklady, omezení, výstupy, časový plán, zdroje, rozpočet, rizika a nepředvídatelné události. Každý z těchto prvků musí být pečlivě definován, aby bylo zajištěno, že plán projektu je komplexní a přesný.
Harmonogram projektu obvykle obsahuje úkoly, milníky a závislosti. Každý úkol musí být jasně definován z hlediska data zahájení a ukončení, doby trvání, potřebných zdrojů a milníků. Musí být také určeny závislosti mezi úkoly, aby bylo zajištěno, že projekt bude dokončen co nejefektivněji.
Plán projektu zajišťuje projektovému týmu jasnost a soustředěnost. Zajišťuje, že všichni pracují na stejných cílech a že úkoly jsou plněny co nejefektivněji. Poskytuje také referenční bod pro hodnocení pokroku a pro provádění nezbytných úprav v průběhu projektu.
Existence harmonogramu projektu umožňuje projektovému manažerovi sledovat pokrok a identifikovat oblasti, ve kterých se projekt opožďuje. Umožňuje také vedoucímu projektu plánovat dopředu, předvídat problémy a řešit je dříve, než se stanou příliš velkými na to, aby je zvládl. Kromě toho poskytuje způsob, jak měřit úspěšnost projektu.
Plán projektu je plánem, zatímco harmonogram projektu je realizací plánu. Projektový plán je základem, na kterém je projekt postaven, zatímco harmonogram projektu je mechanismus, pomocí kterého je projekt řízen a monitorován.
Vypracování komplexního plánu projektu může být časově náročné a vyžaduje důkladnou znalost cílů, rozsahu a časového harmonogramu projektu. Musí být dostatečně podrobný, aby poskytoval jasnost a zaměření, a zároveň dostatečně flexibilní, aby umožňoval případné nezbytné úpravy v průběhu realizace.
Tvorba harmonogramu projektu vyžaduje pochopení příslušných úkolů, závislostí mezi úkoly a zdrojů potřebných k dokončení jednotlivých úkolů. Musí také zohlednit všechny vnější faktory, které mohou mít na projekt vliv, například změny v technologiích nebo dostupnost zdrojů.
Pochopení základních rozdílů mezi plánem a harmonogramem projektu je pro úspěšné řízení projektu zásadní. Pochopením klíčových prvků, výhod a problémů spojených s každým z nich mohou projektoví manažeři zajistit, aby jejich projekty byly dobře organizované, dobře provedené a úspěšné.
Projektový plán je dokument, který popisuje cíle projektu, jeho výstupy, časový harmonogram a zdroje. Projektoví manažeři jej používají ke sledování pokroku a k zajištění toho, aby všechny zúčastněné strany byly na stejné vlně. Plán projektu obvykle obsahuje přehled projektu na vysoké úrovni a také podrobnější informace o jednotlivých fázích nebo úkolech.
Project Management Institute (PMI) je celosvětové profesní sdružení projektových manažerů. PMI poskytuje vzdělávací zdroje, možnosti profesního rozvoje a certifikace pro projektové manažery. Rámec projektového řízení PMI, metodiku PMI, používají organizace po celém světě ke zlepšení postupů projektového řízení. Harmonogram projektu PMI je nástroj, který projektoví manažeři používají k plánování, sledování a sdělování harmonogramu projektu zúčastněným stranám. Harmonogram projektu PMI je živý dokument, který se aktualizuje v průběhu celého životního cyklu projektu.
Kroky při plánování a rozvrhování projektu jsou následující:
1. Definujte rozsah a cíle projektu.
2. Vypracování harmonogramu projektu.
3. Určete zdroje potřebné pro projekt.
4. Přidělte úkoly členům týmu.
5. Sledujte postup prací a podle potřeby upravujte harmonogram.