8. Používání distribučního seznamu v aplikaci Outlook
9. Řešení problémů s distribučním seznamem
Distribuční seznamy představují pohodlný způsob, jak poslat e-mail skupině lidí, aniž by bylo nutné zadávat každého příjemce zvlášť. Microsoft Outlook je oblíbená aplikace pro správu elektronické pošty a kalendáře, kterou používá mnoho firem. Podporuje také používání distribučních seznamů, což z něj činí ideální způsob správy skupin kontaktů.
Aby bylo možné importovat distribuční seznam do aplikace Outlook, musí být seznam převeden do souboru CSV (comma-separated values). Tento soubor obsahuje informace o kontaktech potřebné k vytvoření distribučního seznamu v aplikaci Outlook. V závislosti na zdroji seznamu může být nutné jej přeformátovat, aby bylo možné vytvořit soubor CSV.
Po přípravě seznamu je třeba vygenerovat soubor CSV. To lze provést pomocí převodníku CSV nebo ručním vytvořením souboru v textovém editoru. Soubor CSV by měl obsahovat všechny kontaktní údaje seznamu, jako je jméno, e-mailová adresa a další důležité údaje.
Po vytvoření souboru CSV jej lze importovat do aplikace Outlook. To lze provést tak, že přejdete do nabídky „Soubor“ a vyberete možnost „Otevřít a exportovat“. Zde vyberte „Import/Export“ a poté „Importovat z jiného programu nebo souboru“. Vyberte soubor CSV a podle pokynů importujte kontakty do aplikace Outlook.
Po importu kontaktů je třeba vytvořit nový distribuční seznam. To lze provést tak, že přejdete do složky „Kontakty“ a vyberete možnost „Nová skupina“. Skupinu pojmenujte a poté do ní přidejte kontakty.
Po vytvoření distribučního seznamu do něj lze přidávat kontakty. To lze provést výběrem kontaktů a jejich přetažením do distribučního seznamu. Případně lze kontakty přidat výběrem nabídky „Akce“ a poté „Přidat do skupiny“.
Po vytvoření distribučního seznamu a přidání kontaktů je důležité ověřit, zda je seznam správný. To lze provést tak, že přejdete do složky „Kontakty“ a vyberete distribuční seznam. Ve skupině by měly být uvedeny všechny kontakty.
Jakmile je distribuční seznam ověřen, lze jej použít k odesílání e-mailů. To lze provést výběrem ikony „Nový e-mail“ a zadáním názvu distribučního seznamu do pole „Komu“. E-mail obdrží všechny kontakty v seznamu.
Pokud se v distribučním seznamu vyskytnou nějaké problémy, například chybějící kontakty nebo nesprávné informace, je důležité problém vyřešit. To lze provést ověřením, zda byl soubor CSV vytvořen správně a zda byly všechny kontaktní informace zadány správně. Dále je důležité se ujistit, že kontakty byly do distribučního seznamu přidány správně.
1. V aplikaci Outlook přejděte na kartu Soubor a vyberte možnost Otevřít a exportovat > Importovat/Exportovat.
2. V Průvodci importem a exportem vyberte možnost Importovat z jiného programu nebo souboru a klepněte na tlačítko Další.
3. Vyberte možnost Hodnoty oddělené čárkou a klikněte na tlačítko Další.
4. Klepněte na tlačítko Procházet a přejděte do umístění souboru aplikace Excel. Vyberte soubor a klepněte na tlačítko Otevřít.
5. Klikněte na tlačítko Další.
6. Jako cílové umístění importovaného distribučního seznamu zvolte složku Contacts a klikněte na tlačítko Next.
7. Klikněte na tlačítko Dokončit.
Chcete-li zkopírovat celý distribuční seznam v aplikaci Outlook, postupujte podle následujících kroků:
1. V aplikaci Outlook otevřete složku Kontakty.
2. Vyhledejte distribuční seznam, který chcete zkopírovat.
3. Klepněte na distribuční seznam pravým tlačítkem myši a vyberte možnost Kopírovat.
4. V dialogovém okně Kopírovat do vyberte, kam chcete distribuční seznam zkopírovat.
5. Klikněte na tlačítko OK.
Existuje několik různých způsobů, jak importovat seznam distribucí, v závislosti na formátu seznamu. Pokud je seznam v souboru CSV, můžete jej importovat přímo do tabulkového programu, jako je Microsoft Excel nebo Google Sheets. Pokud je seznam v textovém souboru, můžete jej importovat do textového editoru, jako je Microsoft Word nebo Dokumenty Google. Pokud je seznam v e-mailu, můžete si jej přeposlat a poté importovat do programu, jako je Microsoft Outlook nebo Gmail.
Existuje několik různých způsobů, jak importovat e-mailový distribuční seznam, v závislosti na formátu seznamu a na tom, kde je uložen.
Pokud je seznam v souboru CSV, lze jej importovat do většiny e-mailových platforem (například Gmail, Outlook nebo Yahoo Mail) tak, že přejdete do sekce Kontakty nebo Adresář, vyberete možnost importovat kontakty a vyberete soubor CSV.
Pokud je seznam uložen v jiném e-mailovém účtu, lze jej obvykle importovat tak, že přejdete do části Kontakty nebo Adresář, vyberete možnost importovat kontakty a jako zdroj vyberete e-mailový účet.
Pokud je seznam v jiném formátu, například v tabulce aplikace Excel, lze jej často převést do souboru CSV pomocí bezplatného online převodníku, například Zamzar (http://www.zamzar.com/convert/xls-to-csv/).