11. Jak napsat dopis
12. Pokyny pro formátování dopisu
7. Etiketa pozdravu
8. Korektura konečného návrhu
Úvod do formálních firemních dopisů
Formální firemní dopisy jsou důležitou součástí profesionální komunikace a je třeba je psát specifickým způsobem, který vyjadřuje profesionalitu a respekt. Pochopení základů psaní formálních dopisů vám pomůže vytvořit efektivní a dobře napsaný dopis, který bude mít pozitivní dopad na vaše obchodní vztahy.
Komu dopis adresovat
Při psaní formálního dopisu společnosti byste měli dopis vždy adresovat konkrétní osobě, například generálnímu řediteli, finančnímu řediteli nebo jinému vedoucímu pracovníkovi. Pokud neznáte jméno této osoby, měli byste uvést její titul. Název společnosti můžete uvést také na prvním řádku dopisu.
Jak začít dopis
Úvod dopisu by měl být zdvořilý a profesionální. Dopis byste měli začít pozdravem, například „Vážený pane/paní [jméno],“. Pokud oslovujete skupinu lidí, můžete použít „Vážený týme [oddělení],“.
Jazyk a tón dopisu
Při psaní formálního dopisu je důležité používat uctivý a zdvořilý jazyk. Vyvarujte se používání slangu a používejte správnou gramatiku a interpunkci. Tón dopisu by měl být profesionální a zdvořilý a měli byste se vyvarovat používání jakýchkoli negativních výrazů.
Jak dopis uzavřít
Závěr dopisu by měl být zdvořilý a profesionální. Můžete použít standardní závěr, například „S pozdravem,“ nebo „S pozdravem,“. Na konci dopisu byste také měli uvést své celé jméno a kontaktní údaje.
Pokyny pro formátování
Formální dopisy by měly být úhledně naformátované a snadno čitelné. Měli byste používat standardní písmo, například Times New Roman, a text by měl být zarovnán vlevo. Okraje by měly být ze všech stran jeden palec a velikost písma by měla být 12 bodů.
Etiketa pozdravu
Při psaní formálního dopisu je důležité používat zdvořilý a profesionální pozdrav. Vždy byste měli uvést jméno osoby, kterou oslovujete, a měli byste ji oslovovat „pane“ nebo „paní“. Pokud neznáte pohlaví adresáta, můžete použít jeho titul a příjmení, například „Dr. Smith“.
Korektura konečného návrhu
Před odesláním dopisu je důležité provést jeho korekturu. Vyhledejte případné překlepy nebo gramatické chyby a ujistěte se, že jsou všechny informace přesné. Měli byste také požádat kolegu nebo přítele, aby si váš dopis přečetl a poskytl vám zpětnou vazbu.
Vytvoření dokonalého formálního firemního dopisu vyžaduje pozornost věnovanou detailům a dobrou znalost konvencí psaní formálních dopisů. Budete-li se řídit pokyny uvedenými v tomto článku, můžete vytvořit efektivní a profesionální dopis, který na příjemce udělá dobrý dojem.
Při profesionálním oslovení dopisu byste měli vždy použít titul a příjmení dané osoby. Pokud jméno osoby neznáte, můžete použít obecný název, například „Komukoli, koho se to týká“.
Existuje několik různých možností pozdravu v obchodním dopise v závislosti na úrovni formálnosti, kterou chcete vyjádřit. Pro formální dopis můžete zvolit pozdrav „Vážený pane nebo paní“, za kterým následuje dvojtečka. V případě dopisu adresovaného někomu, koho dobře znáte, můžete místo toho použít větu „Vážený [jméno]“, za níž následuje čárka. V obou případech je slušné uvést před příjmením titul, například „pan“ nebo „paní“.
Při zahájení formálního dopisu je třeba uvést několik klíčových prvků:
Datum: Uveďte datum, kdy dopis píšete, zpravidla v levém horním rohu.
Adresa příjemce: Uveďte jméno, titul a adresu příjemce. Pokud píšete na hlavičkovém papíře, mohou být tyto informace již zahrnuty.
Adresa odesílatele: Uveďte jméno, titul a adresu odesílatele. Pokud píšete na hlavičkovém papíře, mohou být tyto informace již uvedeny.
Pozdrav: Dopis začněte formálním pozdravem, například „Vážený pane Smithi“.
Tělo dopisu: Tělo dopisu by mělo být stručné a profesionální.
Závěr dopisu: Dopis zakončete formálním závěrem, například „S pozdravem“.
Firemní psaní je jakékoli psaní jménem společnosti. Může zahrnovat vše od marketingových materiálů a obsahu webových stránek až po interní poznámky a příručky pro zaměstnance. Firemní psaní musí být jasné, stručné a odpovídat značce dané společnosti.
Na tuto otázku neexistuje univerzální odpověď, protože nejlepší způsob, jak začít firemní e-mail, se liší v závislosti na konkrétní organizaci a jejích potřebách. Mezi některé tipy, jak začít firemní e-mail, však patří:
1. Definujte účel e-mailu. Má propagovat nový produkt nebo službu? Poskytovat aktuální informace o novinkách ve firmě? Rozesílat měsíční zpravodaj? Znalost účelu e-mailu vám pomůže rozhodnout se pro nejlepší formát a obsah.
2. Zvolte chytlavý předmět. Předmět je to, co bude příjemce lákat k otevření e-mailu, proto si na něm dejte záležet!
3. Obsah musí být stručný a výstižný. Nikdo nechce číst dlouhý a rozvláčný e-mail, proto se k věci vyjadřujte rychle a efektivně.
4. Obrázky a grafiku používejte střídmě. Příliš mnoho vizuálních prvků může e-mail zahltit a ztížit jeho čtení.
5. Používejte správnou gramatiku a pravopis. Může se to zdát jako samozřejmost, ale byli byste překvapeni, kolik lidí dělá ve svých firemních e-mailech chyby. Několik překlepů může způsobit, že vaše organizace bude vypadat neprofesionálně, proto věnujte čas korektuře e-mailu před jeho odesláním.
Dodržování těchto tipů by vám mělo pomoci vytvořit úspěšný firemní e-mail.