Jako výkonný asistent je nezbytné mít jasně definované cíle, které vám pomohou udržet si organizaci a správný směr. Tento průvodce se zabývá základními kroky stanovení cílů, které vám pomohou stát se úspěšnou výkonnou asistentkou, od pochopení role této pozice až po reflexi vašeho úspěchu po dosažení cílů.
Role výkonné asistentky se může lišit v závislosti na potřebách podniku. Obecně platí, že výkonní asistenti jsou zodpovědní za správu rozvrhu svých nadřízených, vedení přesných záznamů a přebírání dalších administrativních úkolů. Je důležité porozumět konkrétním povinnostem této pozice, abyste si mohli stanovit dosažitelné cíle.
Prvním krokem při stanovování cílů je určení výsledků, kterých chcete dosáhnout. To by mělo zahrnovat jak profesní, tak osobní cíle. Profesní cíle by se měly zaměřit na rozvoj konkrétních dovedností a odpovědností, které lze realizovat v roli výkonného asistenta. Osobní cíle by se měly zaměřit na osobní růst a rozvoj, například naučit se nový jazyk nebo absolvovat kurz.
Jakmile si stanovíte své cíle, je důležité vypracovat účinné strategie pro jejich dosažení. To by mělo zahrnovat rozdělení cíle na menší, lépe dosažitelné kroky a stanovení časového plánu pro jeho splnění. Je také důležité být realistický ohledně toho, čeho lze v určitém časovém horizontu dosáhnout.
Zkratka SMART je užitečným nástrojem pro stanovení dosažitelných cílů. Zkratka SMART znamená specifický, měřitelný, dosažitelný, relevantní a časově omezený. Používání této zkratky pomůže zajistit, že stanovených cílů bude možné dosáhnout v rozumném časovém horizontu.
Vytvoření podrobného plánu s konkrétními kroky a časovým rozvrhem je pro dosažení vašich cílů nezbytné. Ten by měl zahrnovat rozdělení cíle na menší úkoly a stanovení termínů pro jednotlivé úkoly. Je také důležité vyhradit si čas na splnění každého úkolu a pravidelně kontrolovat svůj pokrok.
Využívání nástrojů, jako je software pro řízení projektů, kalendáře a seznamy úkolů, vám může pomoci udržet si pořádek a sledovat cíle. Důležité je také sledovat svůj pokrok a podle potřeby plán upravovat.
Vyhledávání podpory a zpětné vazby od nadřízeného nebo kolegů vám může pomoci udržet se na správné cestě a dosáhnout svých cílů. Je důležité být otevřený konstruktivní kritice a podniknout kroky k řešení vzniklých problémů.
Po dosažení cílů je důležité věnovat čas reflexi svých úspěchů. To vám může pomoci motivovat vás k dalšímu stanovování a dosahování cílů v budoucnosti.
Stanovení cílů je nezbytnou součástí toho, abyste se stali úspěšnými výkonnými asistenty. Pochopením úlohy této pozice, určením svých cílů, sestavením cílů SMART, vytvořením plánu pro jejich dosažení, využitím nástrojů pro sledování svého pokroku, vyhledáním podpory a zpětné vazby a reflexí svých úspěchů se můžete stát úspěšným výkonným asistentem.
5 chytrých cílů pro výkonnou asistentku je následujících:
1. Poskytovat administrativní podporu výkonnému týmu na vysoké úrovni
2. Zajistit, aby výkonná asistentka byla schopna pracovat na vysoké úrovni. Spravovat kalendáře výkonného týmu a plánovat schůzky
3. Koordinovat a dohlížet na veškerá cestovní opatření pro výkonný tým
4. Připravovat a sledovat veškeré výdaje pro výkonný tým
5. Zajišťovat, aby výkonný tým měl k dispozici všechny potřebné informace. Spravovat veškerou příchozí a odchozí korespondenci pro výkonný tým
Je několik věcí, kterých chci jako výkonná asistentka dosáhnout. Zaprvé doufám, že budu schopna poskytovat administrativní podporu výkonnému týmu na vysoké úrovni. To zahrnuje úkoly, jako je správa kalendářů, plánování schůzek a příprava korespondence. Za druhé doufám, že budu klíčovou kontaktní osobou pro výkonný tým a budu řídit komunikaci uvnitř i navenek. A konečně doufám, že budu přispívat k celkové efektivitě týmu tím, že se podle potřeby ujmu dalších projektů a úkolů.
Generální ředitel chce výkonnou asistentku, která je organizovaná, efektivní a orientovaná na detaily. Výkonný asistent by měl být schopen zvládat různé úkoly a umět si stanovit priority a efektivně hospodařit se svým časem. Generální ředitel chce také výkonného asistenta, který je dobrým komunikátorem a dokáže dobře přijímat pokyny.
Výkonný asistent může čelit několika výzvám, ale jednou z nejvýznamnějších je řízení vlastního času a pracovní zátěže. Výkonný asistent má často velkou zodpovědnost a musí zvládat mnoho úkolů současně. Aby byla úspěšná, musí umět stanovit priority a efektivně hospodařit se svým časem.