Zabezpečení mzdových údajů:
Pokud jde o ochranu důvěrných mzdových údajů, musí být organizace aktivní, aby zajistily bezpečnost svých informací. Přestože neexistuje univerzální přístup k zabezpečení mzdových údajů, existuje několik strategií, které mohou organizace k ochraně svých údajů použít. Tento článek poskytne přehled 8 osvědčených strategií, které mohou organizace použít k zabezpečení svých mzdových údajů.
Organizace musí definovat, kdo je oprávněn přistupovat ke mzdovým datům a jaký typ dat smí prohlížet nebo upravovat. Měla by být zavedena opatření pro kontrolu přístupu, která zajistí, že k informacím o mzdách budou mít přístup pouze oprávnění pracovníci. Opatření pro kontrolu přístupu mohou zahrnovat požadavek, aby se uživatelé ověřovali pomocí uživatelského jména a hesla, a omezení přístupu do určitých oblastí systému na základě typu práce.
Šifrování je proces převodu dat do kódu, kterému bez šifrovacího klíče nikdo nerozumí. Jedná se o důležitý krok, který musí organizace učinit, aby zajistily bezpečnost svých dat. Měly by se používat pokročilé šifrovací techniky, které zajistí, že data budou v bezpečí, i když se dostanou do nesprávných rukou.
Organizace by také měly používat firewally, aby omezily přístup neoprávněných osob. Firewally by měly být nakonfigurovány tak, aby omezily přístup k určitým serverům a sítím a zabránily škodlivým útokům na mzdové systémy.
Organizace by měly zajistit pravidelné zálohování svých dat, aby byla vždy k dispozici. Zálohování dat lze provádět lokálně, v cloudu nebo na externím pevném disku. Zálohování dat by mělo být prováděno pravidelně a testováno, aby bylo zajištěno, že data jsou neporušená a v případě havárie je lze rychle obnovit.
Organizace by také měly zajistit, aby jejich zaměstnanci znali osvědčené bezpečnostní postupy, jako je pravidelná změna hesel a nesdělování důvěrných informací. Zaměstnanci by měli být poučeni o důležitosti zabezpečení a důsledcích nedodržování bezpečnostních protokolů.
Organizace by také měly provádět pravidelné audity, aby přezkoumaly svá bezpečnostní opatření a zajistily jejich aktuálnost a účinnost. Audity by měly být prováděny pravidelně, aby bylo zajištěno, že organizace dodržuje bezpečnostní předpisy a zásady.
Organizace by také měly zavést vícefaktorové ověřování k ověření identity uživatelů. Vícefaktorové ověřování vyžaduje k ověření identity uživatele kombinaci několika faktorů, například uživatelského jména a hesla. Tato další úroveň zabezpečení může pomoci chránit mzdové údaje před neoprávněným přístupem.
Pokud jde o likvidaci mzdových dat, organizace by měly zajistit jejich správnou likvidaci. Organizace by měly mít zavedenou politiku, která zajistí bezpečné vymazání nebo zničení dat, pokud již nejsou potřeba. To pomůže ochránit data před přístupem neoprávněných osob.
Zavedením těchto 8 strategií mohou organizace zajistit bezpečnost svých mzdových údajů. Zavedení kontroly přístupu, šifrování dat, používání firewallů, zálohování dat, školení zaměstnanců, provádění pravidelných auditů, používání vícefaktorového ověřování a správná likvidace dat – to vše jsou důležité kroky, které by organizace měly podniknout k ochraně svých důvěrných mzdových dat.
Existuje několik bezpečnostních opatření, která mohou být při zpracování mezd vhodná. Za prvé, ujistěte se, že všechny informace o mzdách jsou důvěrné. To znamená, že přístup k informacím o mzdách by měli mít pouze oprávnění pracovníci. Za druhé, zvažte použití mzdové služby, která k ochraně mzdových údajů používá šifrování. A konečně se ujistěte, že máte zálohu všech mzdových informací pro případ narušení bezpečnosti dat.
Mzdové postupy jsou zásady a procesy, které společnost používá k vyplácení mezd svým zaměstnancům. Patří sem zajištění včasného a správného vyplácení mezd zaměstnancům a správného provádění všech srážek a odpočtů. Mzdové postupy mohou také zahrnovat sledování odpracovaných hodin zaměstnanců, dovolené a nemocenské a dalších zaměstnaneckých výhod.
Kontrolní postupy pro mzdové systémy mají zajistit, aby do systému měli přístup pouze oprávnění zaměstnanci, aby údaje byly do systému zadávány přesně a aby v systému byly kontrolovaně prováděny oprávněné změny. Mezi běžné kontrolní postupy pro mzdové systémy patří:
– Kontrola přístupu: Přístup do mzdového systému by měli mít pouze oprávnění zaměstnanci. Přístup lze kontrolovat pomocí fyzických kontrol přístupu (např. zamčené dveře, ostraha) a/nebo logických kontrol přístupu (např. uživatelská ID a hesla).
– Kontrola zadávání dat: Údaje by měly být do systému zadávány kontrolovaným způsobem, aby byla zajištěna jejich přesnost. Mezi běžné kontroly vkládání dat patří validační kontroly (např. kontrola duplicitních záznamů, zajištění, aby se údaje nacházely v určitém rozmezí), audity vkládání dat (např. náhodný výběr záznamů ke kontrole) a zabezpečení vkládání dat (např. šifrování citlivých údajů).
– Kontrola změn: Změny ve mzdovém systému by měly být prováděny kontrolovaně, aby bylo zajištěno, že jsou prováděny pouze autorizované změny. Postupy kontroly změn mohou zahrnovat procesy žádosti o změnu a schvalování změn, jakož i záznamy o změnách, které sledují, kdo a kdy provedl jaké změny.