Vytvoření úspěšného dokumentu vize a rozsahu je nezbytnou součástí strategie každé organizace. Vytváří základ pro budoucí cíle a záměry a pomáhá zajistit, aby všechny zúčastněné strany měly společné porozumění rozsahu a cílům projektu. V tomto článku se budeme zabývat důležitostí vytvoření komplexního dokumentu vize a rozsahu a poskytneme několik tipů a osvědčených postupů pro jeho vypracování.
Před vypracováním dokumentu vize a rozsahu je důležité definovat cíle projektu. Tyto cíle by měly být jasné a stručné a měly by odrážet širší vizi a poslání organizace. Pokud věnujete čas pečlivému definování cílů projektu, bude snazší vytvořit dokument vize a rozsahu, který bude stručný a účinný.
Po stanovení cílů projektu je důležité pochopit rozsah projektu. To zahrnuje pochopení časového harmonogramu, rozpočtu, zdrojů a zúčastněných stran. To pomůže zajistit, aby dokument o vizi a rozsahu přesně odrážel rozsah projektu a aby všechny zúčastněné strany společně chápaly cíle projektu.
Určení zúčastněných stran je při tvorbě dokumentu vize a rozsahu zásadní. Pochopíte-li, kdo se na projektu podílí, bude snazší zajistit, aby dokument přesně odrážel potřeby a očekávání všech zúčastněných stran. Navíc to pomůže zajistit, že cíle projektu jsou dosažitelné a že všechny zúčastněné strany mají společné pochopení cílů projektu.
Po určení zúčastněných stran je důležité definovat požadavky projektu. To zahrnuje pochopení konkrétních potřeb a očekávání jednotlivých zúčastněných stran, jakož i případných technických požadavků, které musí být splněny. Tyto informace by měly být zahrnuty do dokumentu o vizi a rozsahu, protože pomohou zajistit, aby všechny zúčastněné strany měly společné porozumění cílům projektu.
Po stanovení cílů, rozsahu, zúčastněných stran a požadavků projektu je čas vytvořit dokument vize a rozsahu. Tento dokument by měl být stručný a jasný a měl by přesně odrážet cíle, rozsah, zúčastněné strany a požadavky projektu. Kromě toho by měl jasně formulovat očekávané výsledky projektu a časový harmonogram.
Po vytvoření dokumentu vize a rozsahu je důležité jej důkladně přezkoumat. To zahrnuje přezkoumání dokumentu všemi zúčastněnými stranami, aby bylo zajištěno, že přesně odráží jejich potřeby a očekávání. Kromě toho je důležité dokument přezkoumat kritickým okem, aby bylo zajištěno, že je jasný a stručný a že všechny zúčastněné strany společně chápou cíle projektu.
Po přezkoumání a schválení dokumentu o vizi a rozsahu je důležité stanovit akční plán. Ten zahrnuje pochopení časového plánu a zdrojů potřebných k realizaci projektu, jakož i všech nezbytných kroků k zajištění úspěchu projektu. Jasný akční plán pomůže zajistit, že projekt bude dokončen včas a že všechny zúčastněné strany budou společně chápat cíle projektu.
Dokument o rozsahu by měl obsahovat přehled projektu, cíle projektu, časový plán projektu, rozpočet projektu, výstupy projektu a rizika projektu.
Dokument o vizi a rozsahu obvykle obsahuje následující oddíly:
-Výsledné shrnutí
-Souvislosti
-Rozsah
-Cíle a úkoly
-Předpoklady a omezení
-Rizika a jejich zmírnění
-Vysoké požadavky
-Shrnutí
Rozsah projektu je definovaná hranice toho, čeho bude projektem dosaženo. Zahrnuje konkrétní cíle, výstupy, úkoly a časový plán dokončení. Vize projektu je celkový cíl nebo požadovaný výsledek. Je širší než rozsah a může zahrnovat celkový účel nebo poslání projektu.
Prohlášení o vizi se obvykle skládá ze tří částí:
1. Popis ideálního budoucího stavu, kterého chce společnost dosáhnout.
2. Prohlášení o základních hodnotách a hlavních zásadách společnosti.
3. Popis konkurenční výhody společnosti a jedinečné prodejní nabídky.
Vize je vyjádření zastřešujících aspirací organizace a žádoucího budoucího stavu. Je to dlouhodobý pohled, který udává směr a inspiraci a slouží jako shromažďovací bod pro zaměstnance, zákazníky a další zúčastněné strany. Silná vize by měla být ambiciózní, ale zároveň dosažitelná; měla by vyjadřovat, kam organizace směřuje a čeho hodlá dosáhnout.
Mezi příklady vizí známých společností patří např:
„Být společností na světě nejvíce zaměřenou na zákazníky, kde zákazníci mohou najít a objevit vše, co by si mohli chtít koupit online.“ (Amazon)
„Využít sílu slunce a proměnit svět v udržitelnější místo“. (Tesla)
„Usnadnit všem pohyb po městě.“ (Lyft)