Dohoda o mlčenlivosti v oblasti lidských zdrojů (dohoda o mlčenlivosti v oblasti lidských zdrojů) je právně závazný dokument, který stanoví povinnosti zaměstnavatelů i zaměstnanců v oblasti ochrany důvěrných informací. Zakládá důvěrný vztah mezi oběma stranami a nastiňuje společné povinnosti při ochraně citlivých informací. Tato dohoda má zajistit, aby důvěrné informace zůstaly důvěrné a nebyly bez svolení poskytnuty žádné jiné straně.
Dohoda o důvěrnosti personálních informací se obvykle vztahuje na zpřístupnění důvěrných informací, jako jsou obchodní tajemství, finanční informace, obchodní plány a další citlivé informace týkající se společnosti nebo jejích zaměstnanců. Může se také vztahovat na použití důvěrných informací ve prospěch společnosti, například při vývoji nových produktů nebo služeb.
Klíčová ustanovení dohody o důvěrnosti informací o lidských zdrojích zahrnují specifikaci typů důvěrných informací, na které se dohoda vztahuje, vymezení stran, které jsou dohodou vázány, a nastínění omezení používání a zveřejňování důvěrných informací. Dohoda by měla rovněž stanovit vymáhání dohody, například právo podniknout právní kroky proti straně, která podmínky dohody poruší.
Dohoda o důvěrnosti informací o lidských zdrojích přináší řadu výhod jak zaměstnavatelům, tak zaměstnancům. Na straně zaměstnavatele pomáhá dohoda chránit důvěrné informace a obchodní tajemství společnosti, což může pomoci udržet konkurenční výhodu na trhu. Na straně zaměstnance může dohoda pomoci zajistit, že zaměstnanec neprozradí žádné důvěrné informace bez souhlasu, což může pomoci chránit kariéru a pověst zaměstnance.
Potenciální nevýhodou dohody o zachování důvěrnosti informací o lidských zdrojích je, že může omezit možnost zaměstnance využít příležitostí mimo společnost, například konzultací nebo práce pro konkurenci. Dohoda také může potenciálně vést ke sporům, pokud některá ze stran poruší podmínky dohody.
Při přípravě dohody o zachování důvěrnosti informací o lidských zdrojích je důležité zohlednit specifické potřeby zaměstnavatele i zaměstnance. Dohoda by měla být uzpůsobena tak, aby odrážela konkrétní typy důvěrných informací, na které se vztahuje, platná omezení používání a zveřejňování důvěrných informací a mechanismy vymáhání, které budou použity v případě porušení.
Po vypracování dohody o důvěrnosti informací o lidských zdrojích je důležité zajistit její řádné provádění. Zaměstnavatelé by měli zaměstnancům poskytnout kopii dohody a zajistit, aby porozuměli jejím podmínkám. Zaměstnanci by si měli dohodu pečlivě prostudovat a před jejím podpisem položit případné dotazy.
Pokud zaměstnanec poruší podmínky dohody o zachování důvěrnosti informací o lidských zdrojích, může zaměstnavatel proti zaměstnanci podniknout právní kroky za účelem vymáhání plnění dohody. To může zahrnovat vymáhání náhrady škody, jako jsou náklady na případné vyšetřování nebo soudní řízení, nebo vymáhání soudního příkazu, který by zaměstnanci zabránil v dalším porušování dohody. Kromě toho může zaměstnanec čelit disciplinárním opatřením ze strany zaměstnavatele, jako je pozastavení výkonu práce nebo výpověď.
Z obecného pravidla, že důvěrné informace se nesmějí sdílet, existuje několik výjimek, ale ve většině případů je odpověď záporná.
Výjimka 1: Personální oddělení může se souhlasem zaměstnance sdílet důvěrné informace.
Výjimka 2: Pokud je personálnímu oddělení nařízeno poskytnout informace soudem nebo správním soudem, musí být zachována důvěrnost v rozsahu požadovaném zákonem.
Výjimka 3: Pokud je zveřejnění nutné k zabránění bezprostředního rizika vážné újmy, může personální oddělení důvěrné informace sdílet.
Ve všech ostatních případech by personální oddělení nemělo důvěrné informace sdílet. Pokud existuje otázka, zda by informace měly být považovány za důvěrné, raději se rozhodněte pro opatrnost a informace nesdělujte.
Obecně platí, že ano. Oddělení lidských zdrojů je odpovědné za nakládání s různými důvěrnými informacemi, včetně záznamů o zaměstnancích, zdravotních informací a disciplinárních záznamů. Tyto informace musí být uchovávány v bezpečí a sdíleny pouze s těmi, kteří je potřebují znát.
Oddělení lidských zdrojů (HR) může zachovat důvěrnost tím, že zajistí, aby všechny záznamy a informace o zaměstnancích byly v bezpečí a přístupné pouze oprávněným pracovníkům. Personální oddělení může také vytvořit a prosazovat zásady a postupy, které vyžadují, aby zaměstnanci zachovávali důvěrnost citlivých informací. Kromě toho může personální oddělení poskytovat zaměstnancům školení o důležitosti důvěrnosti a důsledcích porušení důvěrnosti.
Existuje několik situací, kdy personální oddělení musí porušit mlčenlivost, například když hrozí újma sobě nebo ostatním, když existuje podezření na zneužívání nebo zanedbávání dítěte nebo když existuje zákonná povinnost tak učinit. Pokud má personální oddělení podezření, že se zaměstnanec dopouští trestné činnosti, může být také nutné porušit mlčenlivost, aby ochránilo společnost a její zaměstnance.