Úvod do společných dopisů: Definice a výhody
Psaní společného dopisu je proces spolupráce, při kterém se dvě nebo více stran dohodnou na obsahu zprávy a dopis společně podepíší. Tento typ dopisu je užitečný zejména tehdy, když jsou všichni signatáři stejně odpovědní za obsah a chtějí demonstrovat jednotný postoj. Společné dopisy se obvykle používají pro formální komunikaci, například oznámení pronajímateli, obchodní návrh nebo žádost o oficiální vyjádření. Tento průvodce krok za krokem poskytne přehled procesu a úvah, které je třeba mít při psaní společného dopisu na paměti.
Jak začít: Prvním krokem při psaní společného dopisu je určení hlavního účelu a cílové skupiny. To pomůže určit tón, obsah a délku dopisu. Důležité je také zvážit úroveň obeznámenosti a formálnosti, která je pro příjemce vhodná. Kromě toho by v této fázi měli být určeni signatáři a autor dopisu.
Tvorba obsahu: Po určení adresáta by měl být stanoven tón a formát dopisu. To zahrnuje rozhodnutí o vhodném jazyku, formátování a struktuře. Kromě obsahu dopisu by signatáři měli také zvážit požadovaný dojem, který chtějí vyvolat. Ten může zahrnovat formální žádost, formální dohodu nebo humorný pozdrav.
Koordinace podpisů: Dalším krokem je koordinace podpisů signatářů. To zahrnuje projednání a odsouhlasení toho, kdo bude dopis podepisovat. Všichni signatáři by měli mít jasnou představu o účelu dopisu a o svých individuálních povinnostech. Kromě toho je důležité zvážit pořadí, v jakém budou signatáři uvedeni, a vhodné podpisy jednotlivých signatářů.
Příprava dopisu: Návrh dopisu by měl být sestaven v souladu s dohodnutým tónem, obsahem a formátováním. Je důležité zvážit jazyk, který bude použit, strukturu dokumentu a délku dopisu. Kromě toho by měl být návrh dopisu zkontrolován, aby bylo zajištěno, že jsou v něm uvedeny všechny relevantní informace a že je jeho obsah jasný a stručný.
Přezkoumání a úprava dopisu: Zajištění jasnosti a přesnosti
Jakmile je návrh dopisu sestaven, měl by být zkontrolován a upraven, aby byla zajištěna jeho přesnost. Všichni signatáři by měli dokument zkontrolovat, aby se ujistili, že jsou jejich jednotlivé body vyjádřeny jasně a přesně. Případné nutné změny by měly být projednány a odsouhlaseny všemi signatáři.
Podpis dopisu: Jakmile se signatáři dohodnou na obsahu dopisu, je čas dokument podepsat. To zahrnuje ověření účasti signatářů na dopise jejich podpisy a příslušným ověřením, např. notářem nebo svědkem.
Odeslání dopisu: Jakmile je dopis podepsán, je třeba zvážit způsob doručení. To zahrnuje určení, zda má být dopis zaslán poštou, e-mailem nebo faxem. Kromě toho je důležité zvážit případná další opatření, která by měla být přijata k zajištění bezpečného doručení dopisu.
Uzavření procesu: Následná opatření a vedení záznamů
Posledním krokem v procesu je následná kontrola dopisu a vedení záznamů o dopisu. To zahrnuje určení, zda je nutné reagovat, a pokud ano, kdy a jak nejlépe navázat. Kromě toho by si všichni signatáři měli ponechat kopii dopisu pro své záznamy.
Napsání společného dopisu může být komplikovaný proces, ale tento průvodce krok za krokem vám ho pomůže zjednodušit. Dodržováním těchto kroků mohou všichni signatáři zajistit, aby byl dopis vytvořen vhodným tónem, obsahem a formátováním a aby byl proces dokončen přesně a efektivně.
Pokud dopis posíláte v něčím zastoupení, můžete to uvést napsáním „p.p.“. (per pro) před svým podpisem.
Při oslovení více příjemců je správný pozdrav „Dear Sirs“ nebo “ Dear Mesdames“.
Ano, můžete poslat dopis se dvěma jmény, ale obecně se považuje za slušnější adresovat dopis jedné osobě a druhou osobu zmínit v těle dopisu.
Standardní způsob psaní „pp“ na podpisu je napsat „p.p.“ za jméno podepisující osoby.