1. Porozumění výzvě: Přijetí pozvánky na obchodní schůzku je formální proces, který vyžaduje pečlivé zvážení. Než řeknete ano, věnujte čas pochopení obsahu a důsledků pozvánky. Nezapomeňte se podívat na očekávaný dress code, účel schůzky, dobu jejího trvání a další důležité podrobnosti. Kromě toho hledejte v pozvánce jemné náznaky, které vám mohou napovědět, co můžete od schůzky očekávat.
2. Příprava odpovědi: Nyní, když jste pozvánce porozuměli v celé její šíři, je čas vypracovat formální odpověď. Začněte tím, že budete dbát na tón pozvánky a použijete vhodný jazyk. Vyvarujte se používání příliš familiárního jazyka nebo slangových slov. Nezapomeňte vyjádřit své nadšení a uznání za pozvání. Pokud pozvánka obsahuje žádost o další informace, například seznam účastníků nebo seznam témat, o kterých se bude diskutovat, ujistěte se, že požadované informace poskytnete přesně a včas.
3. Udělejte si domácí úkol: Pokud chcete udělat dobrý dojem a ukázat, že jste na schůzku připraveni, je důležité udělat si domácí úkoly. Věnujte čas průzkumu společnosti, programu schůzky a osob, které se schůzky zúčastní. Kromě toho si nezapomeňte shromáždit veškeré informace nebo dokumenty, které můžete na schůzce potřebovat, například kopii svého podnikatelského plánu nebo portfolio své práce.
4. Znát svou roli: Je důležité znát svou roli na schůzce a porozumět očekáváním, která pro vás byla stanovena. Pokud si nejste jisti, co se od vás očekává, určitě se zeptejte osoby, která pozvánku poslala. Kromě toho věnujte čas přemýšlení o tom, jak můžete ke schůzce smysluplně přispět.
Udělat na obchodní schůzce dobrý dojem je zásadní. Abyste toho dosáhli, dbejte na vhodné oblečení, dobré chování a respekt k ostatním. Kromě toho si dávejte pozor na řeč těla, kterou používáte, a na slova, která volíte. Cílem je vytvořit pozitivní první dojem a zanechat dojem trvalý.
6. Podporování vztahů: Obchodní schůzky jsou skvělou příležitostí k budování vztahů a navazování nových kontaktů. Využijte schůzku k tomu, abyste se představili ostatním účastníkům a navázali konverzaci. Kromě toho věnujte čas tomu, abyste si vyslechli, co mají ostatní na srdci, a pokládejte smysluplné otázky. Tím dáte najevo, že vás konverzace skutečně zajímá, a pomůžete tak navázat nové kontakty.
Obchodní schůzky mohou být stresující a může dojít k obtížným rozhovorům. Abyste zajistili, že konverzace zůstane profesionální, dávejte pozor na slova, která volíte, a na tón svého hlasu. Kromě toho respektujte názory ostatních a vyvarujte se hádek nebo osobních útoků.
Když je čas schůzku ukončit, nezapomeňte poděkovat ostatním účastníkům za jejich čas a příspěvky. Kromě toho nezapomeňte shrnout projednávaná témata a přijatá rozhodnutí. To pomůže zajistit, aby všichni byli na stejné vlně a odcházeli ze schůzky s pocitem úspěchu.
9. Následné kroky: Po schůzce nezapomeňte navázat kontakt s ostatními účastníky. Můžete tak učinit prostřednictvím e-mailu nebo je pozvat na následnou schůzku. Kromě toho si najděte čas na projití všech poznámek nebo dokumentů, které byly na schůzce projednávány. Pomůže to udržet konverzaci v chodu a zajistit, aby všichni byli na stejné vlně.
Když obdržíte formální obchodní pozvánku, měli byste co nejdříve odpovědět a uvést, zda se budete moci zúčastnit. Pokud se můžete zúčastnit, měli byste odpovědět kladně; pokud se zúčastnit nemůžete, měli byste odpovědět záporně. V obou případech je slušné poděkovat osobě, která pozvání zaslala.
Když obdržíte pozvání, ať už na obchodní schůzku, nebo na společenskou událost, je důležité odpovědět profesionálně. Pokud se nemůžete zúčastnit, měli byste pozvání zdvořile odmítnout. Pokud se akce zúčastnit můžete, měli byste svou účast potvrdit a poděkovat hostiteli za pozvání.
Pokud obdržíte pozvánku na schůzku e-mailem, můžete ji přijmout kliknutím na tlačítko „Přijmout“ v e-mailu. Schůzku můžete také přidat do svého kalendáře kliknutím na tlačítko „Přidat do kalendáře“.
Schůzku můžete zdvořile potvrdit zasláním e-mailu nebo poznámky. V e-mailu nebo poznámce můžete osobě poděkovat za sjednání schůzky a znovu potvrdit datum, čas a místo. Můžete také uvést další důležité informace, například o čem budete na schůzce diskutovat.
Při psaní dopisu k přijetí pozvání je důležité být jasný a stručný. Měli byste dané osobě poděkovat za pozvání a potvrdit, že se setkání zúčastníte. Můžete také uvést další informace, například své kontaktní údaje nebo případné zvláštní požadavky.