1. Příprava na setkání: Pro zajištění úspěšné pracovní schůzky je důležité vypracovat stručný program, který nastíní témata, o nichž se bude jednat. Kromě toho je důležité stanovit jasné cíle schůzky a přidělit úkoly jednotlivým účastníkům, aby bylo zajištěno, že těchto cílů bude dosaženo. Sestavení programu a stanovení cílů zajistí řádný průběh schůzky a maximalizuje její efektivitu.
Místo konání schůzky by mělo být vybráno tak, aby vytvořilo příjemnou atmosféru, která podpoří zapojení a účast. Navíc zajištění občerstvení, jako je káva, voda a občerstvení, může přispět k příjemnějšímu průběhu schůzky a může účastníky povzbudit k tomu, aby se soustředili a zapojili.
Je důležité udržet schůzku na správné cestě tím, že omezíte dobu jednotlivých diskusí a zajistíte, aby byl dodržován program jednání. Kromě toho udržování diskuse zaměřené na probíraná témata a povzbuzování účastníků k aktivnímu zapojení pomůže zajistit produktivní průběh schůzky.
4. Přijímání rozhodnutí a dosahování dohod: Při přijímání důležitých rozhodnutí nebo dosahování dohod je důležité umožnit všem účastníkům, aby měli možnost vyjádřit svůj názor a diskutovat o daných tématech. Podpora aktivní účasti a dialogu pomůže zajistit, aby bylo dosaženo nejlepšího rozhodnutí.
Využití technologií, jako jsou videokonference nebo živé vysílání, může pomoci zajistit, aby všichni účastníci během jednání slyšeli a byli slyšeni. Využití vizuálních materiálů, jako jsou prezentace, grafy nebo schémata, může navíc usnadnit sledování diskuse a pomůže udržet všechny na stejné vlně.
Brainstorming může pomoci generovat nápady a podpořit účast všech členů porady. Kladení otázek navíc může pomoci vyvolat diskusi a poskytne účastníkům možnost vyjádřit svůj názor.
Po skončení schůzky je důležité zadat úkoly a stanovit termíny, aby bylo zajištěno dosažení cílů stanovených na schůzce. Následná opatření po schůzce pomohou zajistit, aby všichni účastníci nesli odpovědnost a aby bylo dosaženo pokroku.
Po skončení schůzky je důležité věnovat čas jejímu vyhodnocení: shromáždit zpětnou vazbu od všech účastníků a zamyslet se nad tím, co se povedlo a co by se dalo zlepšit. Vyhodnocení schůzky může pomoci identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit, a zajistí, že budoucí schůzky budou efektivnější.
Existuje pět klíčových prvků úspěšné schůzky:
1. Jasný účel nebo program schůzky.
2. Efektivní vedoucí schůzky, který dokáže udržet schůzku na správné cestě a soustředit se na ni.
3. Otevřená a upřímná komunikace mezi všemi účastníky.
4. Ochota ke kompromisu a dosažení konsensu při rozhodování.
5. Následná opatření po skončení schůzky, která zajistí, že rozhodnutí budou provedena a akční body budou splněny.
4 P schůzek jsou následující:
1. Účel – jaký je účel schůzky? Jaké jsou cíle?
2. Místo – Kde se bude schůzka konat?
3. Účastníci – Kdo se schůzky zúčastní?
4. Příprava – Co je třeba udělat pro přípravu schůzky?
Nejdůležitější věcí, kterou je třeba mít na paměti při zahájení obchodní schůzky, je profesionální přístup. Představte sebe a svou společnost a poděkujte ostatním účastníkům za jejich čas. Je také dobré stručně nastínit program schůzky, aby všichni věděli, co mají očekávat.
5 P efektivních schůzek je následujících:
1. Účel – každá schůzka by měla mít jasný účel. Jaký je cíl schůzky? Čeho je třeba dosáhnout?
2. Plán – Schůzka by měla mít dobře definovaný plán. Kdo bude za co zodpovědný? Jaký je program jednání?
3. Účast – Každý, kdo je na schůzku pozván, by měl být vyzván k účasti. To zahrnuje mluvení, sdílení nápadů a aktivní naslouchání.
4. Profesionalita – schůzka by měla být vedena profesionálně. To zahrnuje respektování ostatních, držení se tématu a udržování pozitivního přístupu.
5. Následná opatření – Po schůzce by měl být vypracován plán následných opatření. Kdo bude dělat co? Kdy se uskuteční další schůzka?
Existuje několik věcí, kterým byste se měli na obchodní schůzce vyhnout, protože mohou působit neprofesionálně nebo dokonce nezdvořile. Zaprvé se snažte vyhnout pozdnímu příchodu na schůzku, protože to může ostatním účastníkům ztížit začátek jednání. Pokud musíte přijít pozdě, nezapomeňte se ostatním přítomným omluvit.
Za druhé se snažte vyvarovat přerušování ostatních během jejich projevu. To může narušit průběh diskuse a ztížit ostatním vyjádření jejich názoru. Pokud potřebujete skákat do řeči, ujistěte se, že tak činíte zdvořile.
Zatřetí se snažte vyhnout monopolizaci konverzace. To může ostatním ztížit možnost dostat se ke slovu a také to může působit arogantně nebo sebestředně. Pokud se přistihnete, že mluvíte příliš mnoho, snažte se nechat nějaký čas ostatním, aby mohli promluvit.
V neposlední řadě se snažte vyhnout tomu, abyste byli na schůzce negativní nebo kritičtí. To může napínat atmosféru a bránit produktivní diskusi. Pokud máte nějaké obavy, vzneste je konstruktivním způsobem.