Prvním krokem k pochopení toho, jak se liší jednací řády pro nové a staré záležitosti, je pochopení jejich definic. Nová záležitost je jakákoli záležitost, která nebyla na schůzi dříve projednána, a stará záležitost je jakákoli záležitost, kterou skupina již dříve projednala a nyní je připravena přijmout opatření.
Pokud je agenda schůze zaměřena na nové záležitosti, obvykle začíná krátkým představením tématu, následuje diskuse k danému bodu a na závěr je přijato rozhodnutí nebo akční plán. Tato struktura umožňuje otevřený dialog mezi všemi zúčastněnými stranami, aby se každý mohl vyjádřit.
Pořady jednání pro staré záležitosti jsou obvykle mnohem cílenější a konkrétnější. Program jednání by měl obsahovat podrobnosti o tom, o čem skupina dříve jednala, případné nevyřešené otázky, které je třeba vyřešit, a plán opatření, která je třeba přijmout.
Pokud jde o nové záležitosti, je důležité mít jasnou představu o tématu a poskytnout co nejvíce podrobností. To umožní důkladnější diskusi a pomůže zajistit, že všechny zúčastněné strany budou mít společné pochopení problému.
Pokud jde o staré záležitosti, je důležité poskytnout dostatečně podrobné informace, aby bylo možné skupině připomenout, o čem se dříve jednalo, a přesně se zabývat případnými problémy, které se mohly objevit od posledního zasedání. To pomůže zajistit, aby skupina byla na stejné vlně a mohla pokračovat ve svém akčním plánu.
Agendy schůzek pro nové záležitosti poskytují skupině příležitost přijít s inovativními řešeními nových problémů a také vést otevřenou diskusi o daném tématu. To může být pro skupinu přínosné, protože to umožňuje více spolupracovat při řešení problémů.
Agendy schůzek pro staré záležitosti poskytují skupině způsob, jak sledovat svůj pokrok a zajistit, aby byly dodržovány všechny akční plány. To může být pro skupinu přínosné, protože to pomáhá udržet všechny na stejné vlně a zajistit, že skupina dělá pokroky.
Pokud jde o nové záležitosti, mohou nastat potenciální problémy se zajištěním toho, aby všichni byli na stejné vlně a aby všechny zúčastněné strany byly na diskusi náležitě připraveny. To může být problém, pokud skupina nemá jasnou představu o tématu nebo pokud existují různé výklady dané problematiky.
Pokud jde o staré záležitosti, mohou nastat potenciální problémy se zajištěním toho, aby skupina přijala příslušná opatření. To může být problém, pokud skupina není na diskusi dostatečně připravena nebo pokud existují neshody ohledně nejlepšího postupu.
Závěrem lze říci, že jednací řády pro nové a staré záležitosti mohou být pro skupinu v mnoha ohledech přínosné, ale mohou se vyskytnout i potenciální problémy, které je třeba řešit. Pochopením definic nových a starých záležitostí, prozkoumáním struktury agendy schůze pro každou z nich a zvážením požadované úrovně podrobnosti může skupina efektivněji vytvářet a spravovat agendy schůzí pro nové a staré záležitosti.
Novými záležitostmi se rozumí všechny body, které jsou na schůzi předloženy k projednání poprvé. Může jít o body, které nebyly na původním pořadu jednání, nebo o body, které nebylo možné projednat na předchozí schůzi.
Obvykle se staré záležitosti zařazují na pořad jednání před nové záležitosti. To umožňuje týmu zabývat se všemi nedokončenými body z předchozího zasedání, než přejde k novým tématům. V některých případech však může mít větší smysl pořadí prohodit, například pokud se jedná o časově citlivý bod, který je třeba řešit ihned. V těchto případech je nejlepší komunikovat s týmem předem, aby byli všichni na stejné vlně.
1. Účel schůzky
2. Očekávané výsledky schůzky
3. Seznam účastníků a jejich role na schůzce
4. Program nebo témata, která se budou projednávat
5. Seznam účastníků schůzky. Datum, čas a místo konání schůzky
Existují tři typy agendy: informační agenda, rozhodovací agenda a akční agenda.
Informační agenda slouží k poskytnutí informací skupině. Tento typ agendy se často používá na schůzkách, kde skupina provádí brainstorming nebo řeší problémy.
Rozhodovací agenda slouží k přijímání rozhodnutí. Tento typ agendy se často používá na schůzkách, kde skupina hlasuje o nějakém problému.
Akční agenda se používá k plánování a koordinaci akcí. Tento typ agendy se často používá na schůzkách, kde skupina plánuje projekt nebo akci.