Recepční jsou často prvním kontaktním místem v podnicích a přátelská a příjemná atmosféra je pro každé pracoviště nezbytná. Vytváření pozitivního pracovního prostředí začíná najímáním správných lidí, stejně jako nastavením očekávání a poskytováním uznání za výjimečný výkon. Jasná komunikace a podpůrná týmová kultura přispějí k tomu, že recepční budou úspěšní.
Dobře definované postupy a zásady pomáhají zajistit, aby všichni recepční pracovali jednotně. To pomáhá omezit chyby a zmatky a zároveň poskytuje jasný soubor očekávání. Pokud věnujete čas řádnému proškolení nových recepčních v těchto postupech a zásadách, zajistíte, že všichni budou na stejné vlně.
Recepční by měli být při jednání se zákazníky a klienty vždy zdvořilí a profesionální. Zásadní je naučit recepční správné etiketě při osobním nebo telefonickém styku s lidmi. Kromě toho je také klíčové naučit recepční, jak zvládat obtížné nebo náročné situace.
Recepční musí umět efektivně komunikovat se zákazníky a kolegy. Hodnocení jejich komunikačních dovedností lze provádět prostřednictvím cvičení s hraním rolí nebo tím, že je necháte projít scénáři obsluhy zákazníků. To pomůže zajistit, aby recepční zvládli jakoukoli situaci, která může nastat.
Recepční by měli dobře rozumět potřebám zákazníků a umět na ně včas reagovat. Školení recepčních v pozorném naslouchání a kladení správných otázek jim pomůže identifikovat potřeby zákazníků a poskytnout jim odpovídající reakci.
V mnoha případech musí recepční při své práci používat technologie, jako je počítač nebo telefonní systém. Naučit recepční tyto nástroje efektivně používat jim pomůže pracovat efektivněji a účinněji.
Recepční by měli být vyškoleni, aby pracovali v týmu. To znamená naučit je, jak delegovat úkoly a spolupracovat s ostatními, aby byla práce hotová.
Je důležité stanovit cíle a očekávání, o které budou recepční usilovat. To jim pomůže udržet si motivaci a sledovat svůj výkon. Poskytování zpětné vazby a uznání za dosažení cílů nebo splnění očekávání navíc pomůže udržet recepční v angažovanosti a co nejlepším výkonu.
Doba potřebná k zaškolení recepčního se může lišit v závislosti na jeho předchozích zkušenostech a znalostech. Obecně platí, že zaškolení recepční v základních věcech, jako je vyřizování telefonátů, plánování schůzek a vyřizování dotazů zákazníků, trvá několik dní až týden. Pokud je recepční s těmito úkoly již obeznámen, může být proces školení kratší. U složitějších úkolů, jako je používání systému plánování nebo vyřizování stížností zákazníků, může proces školení trvat déle.
Existuje několik věcí, které můžete udělat pro zlepšení svých dovedností recepčního. Zaprvé se ujistěte, že jste vždy profesionální a zdvořilí ke každému, kdo přijde do kanceláře. Za druhé, dbejte na čistotu a pořádek na svém pracovišti. Za třetí, buďte při své práci efektivní, dodržujte svůj rozvrh a sledujte své úkoly. A konečně, udržujte si přehled o nejnovějších kancelářských technologiích a postupech, abyste byli svým spolupracovníkům a zákazníkům co nejvíce nápomocni.
Většina společností poskytuje recepčním nějaké školení, i kdyby to měl být jen stručný přehled firemních zásad a postupů. Mnohdy toto školení probíhá přímo na pracovišti, kde zkušenější recepční ukazuje novému zaměstnanci, jak na to. Některé společnosti mohou také posílat své recepční na školení mimo pracoviště, zejména pokud používají nový telefonní systém nebo počítačový software.
Existuje několik věcí, které můžete udělat pro zlepšení svého recepčního:
– Zaprvé se ujistěte, že jsou dobře proškoleni a vědí, jak správně vítat hosty a vyřizovat telefonní hovory.
– Za druhé jim poskytněte scénář nebo soubor pokynů, kterými se budou řídit, aby věděli, co mají v různých situacích říkat a dělat.
– Nakonec jim nezapomeňte poskytovat pravidelnou zpětnou vazbu, aby věděli, jak si vedou a které oblasti je třeba zlepšit.
Typy školení potřebné pro recepci se liší v závislosti na konkrétních povinnostech, které jsou u dané recepce vyžadovány. Některá obecná školení, která mohou být potřebná, však zahrnují obsluhu zákazníků, telefonní etiketu, zadávání dat a kancelářské postupy. Kromě toho může být nutné proškolit pracovníky recepce o konkrétním softwaru a systémech, které společnost používá, a také o všech zásadách a postupech společnosti.