8. Zavedení schvalovacího procesu pro výdaje
9. Zavedení vnitřních kontrol pro prevenci podvodů
Pochopení různých vnitřních kontrol pro správu drobné hotovosti
Správa drobné hotovosti může být obtížná, protože je důležité přijmout opatření, která zajistí správné použití prostředků a aktuálnost finančních záznamů. Pro zajištění správného řízení drobné hotovosti by podniky měly znát a zavést vnitřní kontrolní mechanismy. Vnitřní kontroly jsou procesy a postupy, které podnik zavedl, aby zajistil, že jeho finanční operace budou probíhat bezpečně a efektivně. Zde jsou uvedeny některé prvky vnitřní kontroly, jejichž zavedení by podniky měly zvážit, pokud jde o jejich systémy drobné hotovosti.
1. Stanovení zásad a postupů pro drobnou hotovost: Zavedení a zdokumentování jasných zásad a postupů pro správu drobné hotovosti je pro podniky zásadní, aby bylo zajištěno, že tyto prostředky jsou využívány správně. Tyto zásady by měly zahrnovat způsob použití prostředků, výši částky, která by měla být v drobné pokladně uchovávána, kdo má k prostředkům přístup a jak nakládat s úhradami v hotovosti.
2. Rozdělení povinností při správě drobné hotovosti: Při správě drobné hotovosti je důležité, aby byly odděleny povinnosti mezi osobami odpovědnými za nakládání s prostředky a osobami odpovědnými za vedení evidence. To pomáhá snížit riziko podvodů a chyb.
3. Nastavení zálohového systému: Zálohový systém je systém, kdy je v drobné pokladně uložena určitá částka peněz, která je doplněna, když se fond vyčerpá. Tento typ systému pomáhá zajistit, aby byl k dispozici dostatek peněz na pokrytí výdajů, aniž by došlo k jejich přečerpání.
4. Nastavení pravidel pro úhradu drobných výdajů: Nastavení pokynů pro úhradu drobných výdajů pomáhá zajistit, že všechny výdaje jsou oprávněné a lze je sledovat. Tyto pokyny by měly obsahovat informace o tom, kdo může výdaje schvalovat, a dokumentaci, kterou je třeba předložit.
5. Správné vedení záznamů o drobných výdajích: Je důležité vést přesné záznamy o všech výdajích a účtenkách za drobné výdaje. To pomáhá zajistit, aby byly finanční prostředky použity správně a aby byly všechny finanční záznamy aktuální.
6. Kontrola drobných výdajů: Kontrola drobných výdajů pomáhá zajistit, aby byly prostředky použity v souladu s jejich účelem a aby byly finanční záznamy správné. Je důležité pravidelně kontrolovat výdaje, aby bylo zajištěno, že jsou prostředky využívány správně.
7. Zavedení kontrol pro doplňování drobné hotovosti: Zavedení kontrolních mechanismů pro doplňování drobné hotovosti pomáhá zajistit, aby se množství peněz ve fondu udržovalo na přijatelné úrovni. Tyto kontroly by měly zahrnovat, kdy a kým by měly být prostředky doplněny.
8. Zavedení procesu schvalování výdajů: Zavedení schvalovacího procesu pro výdaje pomáhá zajistit, že všechny výdaje jsou oprávněné a lze je sledovat. Tyto schvalovací procesy by měly zahrnovat, kdo může výdaje schvalovat, a dokumentaci, kterou je třeba předložit.
9. Zavedení vnitřních kontrol k prevenci podvodů: Zavedení vnitřních kontrol k prevenci podvodů je zásadní pro zajištění řádného využívání finančních prostředků. Tyto kontroly by měly zahrnovat zachování oddělení povinností, zavedení zálohového systému a audit výdajů.
Pochopením a zavedením různých prvků vnitřní kontroly pro řízení drobné hotovosti mohou podniky zajistit, že finanční prostředky jsou využívány správně a finanční záznamy jsou aktualizovány. Zavedení a dodržování zásad a postupů, zavedení zálohového systému a audit výdajů jsou důležité kroky, které musí podniky učinit, aby zajistily správné řízení drobné hotovosti.
Existuje pět vnitřních kontrolních mechanismů:
1. Zavedení a udržování silných komunikačních kanálů mezi vedením a zaměstnanci.
2. Vytvoření a prosazování jasných zásad a postupů.
3. Provádění pravidelných interních auditů.
4. Zavedení účinných bezpečnostních opatření.
5. Poskytování pravidelných školení zaměstnancům v oblasti vnitřních kontrol.
Existuje několik vnitřních kontrol, které je třeba zavést nad procesem příjmu hotovosti. Zaprvé je třeba jasně oddělit povinnosti mezi lidmi, kteří manipulují s hotovostí, a lidmi, kteří transakce zaznamenávají. To pomůže zabránit tomu, aby jedna osoba měla nad procesem příliš velkou kontrolu. Za druhé je třeba zavést pevný systém kontrol a rovnováh, aby byly všechny transakce řádně zaznamenány a zaúčtovány. A konečně by měl být zaveden spolehlivý systém monitorování a auditu, aby bylo možné odhalit a napravit případné nesrovnalosti.
Vnitřní kontrola hotovosti je proces, jehož cílem je zajistit přesnost a integritu hotovostních transakcí. Zahrnuje postupy, které zajišťují, že příjmy v hotovosti jsou řádně evidovány a ukládány a že platby v hotovosti jsou řádně schvalovány a prováděny. Vnitřní kontrola hotovosti zahrnuje také postupy pro zabezpečení hotovosti a pro prevenci a odhalování podvodů a jiných nesrovnalostí.