Kancelářské vybavení je definováno jako jakýkoli typ vybavení, které společnost používá k provádění svých obchodních operací. Patří sem vše od počítačů a tiskáren až po nábytek a další kancelářské potřeby. Je důležité si uvědomit, že některé typy kancelářského vybavení jsou v rozvaze klasifikovány jako dlouhodobá aktiva, zatímco jiné jsou klasifikovány jako krátkodobá aktiva.
Dlouhodobý majetek je takový, u kterého se předpokládá, že bude používán déle než rok. Příkladem dlouhodobého kancelářského vybavení jsou počítače, nábytek a další vybavení, které se používá déle než jeden rok. Tyto položky budou v rozvaze vykázány v položce „Dlouhodobý majetek“.
Krátkodobý majetek je takový, u kterého se předpokládá, že bude používán po dobu kratší než jeden rok. Příkladem krátkodobého kancelářského vybavení jsou položky jako papír, pera a další kancelářské potřeby. Tyto položky budou v rozvaze vykázány v položce „Krátkodobý majetek“.
Odpisy jsou procesem rozvržení pořizovací ceny majetku po dobu jeho životnosti. Například počítač zakoupený pro použití v kanceláři se bude odepisovat po dobu jeho předpokládané životnosti. To znamená, že pořizovací cena počítače bude rozložena do několika let, nikoliv do nákladů v roce jeho pořízení.
Amortizace je proces rozložení pořizovací ceny dlouhodobého majetku po dobu jeho životnosti. Je podobný odpisům, ale používá se u majetku, který má omezenou dobu životnosti. Příklady aktiv, která lze odepisovat, jsou software, patenty a leasingy.
Snížení hodnoty je proces vykázání snížení hodnoty aktiva. K tomu může dojít, když aktivum zastaralo nebo když se jeho hodnota snížila v důsledku tržních podmínek. Pokud dojde ke snížení hodnoty aktiva, musí být zaúčtováno jako náklad v rozvaze.
Vyřazení je proces vyřazení aktiva, které již není užitečné. K tomu může dojít, pokud aktivum zastaralo nebo pokud se jeho hodnota snížila v důsledku tržních podmínek. Pokud je aktivum vyřazeno, musí být jeho pořizovací cena zachycena v rozvaze jako náklad.
Zařazení je proces kategorizace aktiv podle jejich očekávané doby použitelnosti. Majetek, u kterého se předpokládá, že bude používán déle než jeden rok, se klasifikuje jako dlouhodobý majetek, zatímco majetek, u kterého se předpokládá, že bude používán méně než jeden rok, se klasifikuje jako krátkodobý majetek. Tato klasifikace je důležitá pro správné zachycení majetku v rozvaze.
V účetnictví je kancelářské vybavení klasifikováno jako dlouhodobý majetek. To znamená, že se v rozvaze eviduje jako dlouhodobý majetek a neodepisuje se.
Kancelářské vybavení je aktivem v rozvaze, ale není dlouhodobým aktivem. Kancelářské vybavení je oběžným aktivem, protože ho lze snadno přeměnit na hotovost.
Existuje několik různých způsobů, jak evidovat kancelářské vybavení. Jedním ze způsobů je vést průběžnou evidenci veškerého vybavení v kanceláři a aktualizovat ji podle toho, jak přibývají nové položky nebo se odstraňují staré. Dalším způsobem je vytvoření databáze veškerého vybavení v kanceláři, která může obsahovat informace, jako je značka, model a sériové číslo každé položky. Ať už zvolíte jakoukoli metodu, je důležité vést přesné záznamy o veškerém vybavení v kanceláři, abyste je mohli sledovat a zajistit jeho řádnou údržbu.
Vybavení se v rozvaze zaznamenává jako aktivum. Hodnota aktiva se v průběhu času odepisuje.
Kapitálový majetek je majetek s dlouhodobou dobou použitelnosti a kancelářské vybavení obecně spadá do této kategorie. Kancelářské vybavení může zahrnovat položky, jako jsou počítače, tiskárny, faxy a kopírky. Tyto položky mají obvykle životnost několik let, takže jsou považovány za dlouhodobý majetek.