Co je to protokol o objednávce?
Deník nákupních objednávek je dokument, který zaznamenává všechny nákupy provedené společností. Slouží ke sledování objednávek a také k uchování auditní stopy všech objednaných položek. Protokol obvykle obsahuje název dodavatele, popis položky, zaplacenou cenu a datum vystavení objednávky. Používá se také k výpočtu celkových nákladů na všechny objednávky za dané období.
Faktura je doklad, který zaznamenává prodej zboží a služeb zákazníkovi. Obvykle obsahuje jméno zákazníka, zakoupené položky, množství každé zakoupené položky, cenu každé zakoupené položky a celkovou dlužnou částku. Faktury obvykle vytváří prodávající a zasílá je zákazníkovi s výzvou k zaplacení.
Hlavním rozdílem mezi protokolem nákupní objednávky a fakturou je účel každého dokumentu. Protokol o objednávce slouží ke sledování a evidenci nákupů, zatímco faktura slouží k vyžádání platby od zákazníka. Kromě toho se do protokolu nákupní objednávky obvykle zaznamenává datum zadání objednávky, zatímco do faktury se obvykle zaznamenává datum přijetí platby.
Deník nákupních objednávek je důležitým dokumentem pro sledování a kontrolu nákupů uskutečněných společností. Lze jej použít k výpočtu celkových nákladů na všechny objednávky za dané období a také ke zjištění případných nesrovnalostí v cenách nebo dodacích lhůtách. Kromě toho lze deník nákupních objednávek použít k analýze struktury výdajů společnosti a k identifikaci oblastí, kde lze dosáhnout úspory nákladů.
Faktura je důležitým dokumentem pro vyžádání platby od zákazníka. Slouží jako doklad o nákupu a často se používá k výpočtu celkové dlužné částky a k řešení případných nesrovnalostí v ceně nebo množství. Kromě toho může faktura sloužit ke sledování plateb a zajistit, aby zákazník včas splnil své platební povinnosti.
Používání protokolu nákupních objednávek i faktury může pomoci zefektivnit proces sledování objednávek, žádosti o platbu a řešení případných nesrovnalostí. Používání obou dokumentů navíc může pomoci zajistit, aby všechny objednávky byly přesně sledovány a evidovány, a také pomoci zajistit, aby platba byla přijata včas.
Hlavní nevýhodou používání protokolu nákupních objednávek i faktury je nutnost dalšího papírování. Navíc pokud se v protokolu nákupní objednávky nebo ve faktuře vyskytnou chyby, může to způsobit zpoždění platby a může to vést ke sporům mezi zákazníkem a prodávajícím.
Společnost může zajistit, aby efektivně používala svůj deník nákupních objednávek a fakturu, tím, že před vytvořením dokumentu ověří všechny informace, dvakrát zkontroluje jejich správnost a povede auditní stopu všech objednávek a plateb. Kromě toho by společnost měla zajistit, aby byly všechny dokumenty bezpečně uloženy a aby byly všechny nesrovnalosti neprodleně řešeny.
Deník PO je dokument, který zaznamenává všechny nákupní objednávky (PO) vystavené společností. Tento dokument obsahuje informace, jako je datum nákupu, dodavatel, objednané výrobky nebo služby a zaplacené ceny. Deník PO lze použít ke sledování výdajů, monitorování výkonnosti dodavatelů a odhalování trendů v nákupním chování.
Pořadí PO a faktury závisí na obchodní dohodě mezi zákazníkem a dodavatelem. V některých případech může zákazník požadovat, aby dodavatel poskytl PO dříve, než vygeneruje fakturu. V jiných případech může dodavatel nejprve vygenerovat fakturu a zákazník poté poskytne PO.
Číslo nákupní objednávky je číslo přidělené formuláři nákupní objednávky. Číslo faktury je číslo přidělené faktuře.
Existují čtyři typy nákupních objednávek:
1. Standardní nákupní objednávka: Standardní nákupní objednávka je nejběžnějším typem nákupní objednávky. Používá se k nákupu zboží nebo služeb od dodavatele.
2. Smluvní nákupní objednávka: Smluvní nákupní objednávka se používá k nákupu zboží nebo služeb od dodavatele na základě smlouvy.
3. Blanketová nákupní objednávka: Souhrnná nákupní objednávka se používá k průběžnému nákupu zboží nebo služeb od dodavatele.
4. Objednávka na změnu: Objednávka na změnu se používá k provedení změn ve stávající objednávce.
Fakturace nákupní objednávky je jednoduchý proces, který lze provést v několika krocích.
1. Nejprve musíte od kupujícího získat kopii nákupní objednávky. To lze provést tak, že si ji vyžádáte přímo od kupujícího nebo se obrátíte na účetní či finanční oddělení vaší společnosti.
2. Jakmile budete mít objednávku, budete muset vyplnit formulář faktury. Tento formulář lze získat v účetním nebo finančním oddělení vaší společnosti nebo z internetového zdroje.
3. Jakmile je formulář faktury vyplněn, je třeba jej předložit kupujícímu ke schválení. Odběratel poté vaší společnosti vystaví platbu.