Napsání účinné negativní odpovědi zaměstnanci je delikátní záležitost, která vyžaduje pečlivé zvážení a promyšlený přístup. Aby bylo zajištěno, že odpověď bude včasná a konzistentní a že budou plně pochopeny možné důsledky odpovědi, je důležité porozumět procesu psaní účinné negativní odpovědi.
Prvním krokem v tomto procesu je vytvoření akčního plánu pro řešení negativního problému zaměstnance. Tento plán by měl obsahovat jasná a objektivní očekávání od zaměstnance a také strategie pro poskytování zpětné vazby a vedení. Akční plán by měl být přizpůsoben konkrétnímu negativnímu chování a měl by se zaměřit na poskytnutí konstruktivní kritiky respektujícím způsobem.
Jakmile je akční plán vypracován, je čas na vytvoření reakce. Mělo by jít o promyšlenou reakci, která se bude zabývat konkrétním negativním chováním a poskytne zaměstnanci jasný návod, jak postupovat. Reakce by měla být také uctivá a měla by zdůrazňovat důležitost přínosu zaměstnance pro společnost.
Při psaní odpovědi je třeba dbát na to, aby byla včasná a konzistentní. Pokud se odpověď opozdí, zaměstnanec nemusí pochopit závažnost problému a mohl by nakonec opakovat stejné negativní chování. Pokud odpověď není konzistentní, může mít zaměstnanec pocit, že reakce není oprávněná, a nebude motivován k provedení potřebných změn.
Důležité je také zvážit možné důsledky reakce. V závislosti na závažnosti negativního chování může reakce vést k disciplinárnímu opatření nebo dokonce k výpovědi. Je důležité porozumět možným důsledkům reakce, aby bylo možné je vhodně řešit.
Po sepsání odpovědi je důležité vyhodnotit její dopad na zaměstnance. Reakce by měla být vyhodnocena, aby bylo zajištěno, že je účinná při řešení problému a motivuje zaměstnance k provedení potřebných změn. Pokud odpověď není účinná, je třeba prozkoumat alternativní řešení.
Pochopením procesu psaní účinné negativní odpovědi zaměstnanci a věnováním času vytvoření promyšlené a respektující odpovědi mohou zaměstnavatelé zajistit, že reakce bude včasná a důsledná a že budou plně pochopeny možné důsledky. Věnování času vyhodnocení dopadu odpovědi a prozkoumání alternativních řešení může také pomoci zajistit, že odpověď bude účinná při řešení problému.
Při reakci na negativního zaměstnance je důležité zachovat klid a profesionalitu. Nejprve se budete chtít pokusit pochopit příčinu problému. Je zaměstnanec nespokojený se svou prací, nebo má osobní problémy, které ovlivňují jeho práci? Jakmile situaci lépe pochopíte, můžete vypracovat plán řešení problému. Ten může zahrnovat koučování nebo poradenství pro zaměstnance, poskytnutí dalšího školení nebo změnu jeho pracovních povinností. Pokud problém přetrvává, možná budete muset přijmout disciplinární opatření až po výpověď.
Při psaní příkladu negativní zpětné vazby dbejte na to, aby byl váš jazyk jasný, stručný a konkrétní. Vyhněte se obecnostem a vágnímu vyjadřování, protože to čtenáře pouze zmate. Nezapomeňte uvést konkrétní příklady toho, co zaměstnanec udělal a co bylo neuspokojivé, a vysvětlit, jak toto chování nesplnilo očekávání. Nakonec nezapomeňte na závěr uvést, co musí zaměstnanec udělat, aby se v budoucnu zlepšil.
Nejlepší způsob, jak začít negativní odpověď, je použít výroky „já“. Například: „Chápu, jak se cítíte, ale nejsem si jistý, jestli je to nejlepší řešení“. To vám umožní vyjádřit své pocity a zároveň respektovat pocity druhé osoby.
Negativní smyčka zpětné vazby je situace, kdy problém nebo záležitost způsobuje další stejný problém nebo záležitost. Například pokud zaměstnanec neustále chodí pozdě do práce, může mu jeho nadřízený dát ústní varování. Pokud však zaměstnanec nadále chodí pozdě, může mu manažer udělit písemné varování. To by byl příklad negativní smyčky zpětné vazby, protože nedochvilnost zaměstnance vyvolává další a další disciplinární opatření ze strany jeho vedoucího.
Konstruktivní kritika je konkrétní, objektivní a realizovatelná zpětná vazba, která je poskytována se záměrem pomoci dané osobě zlepšit se. Například: „Na tom projektu jsi odvedl skvělou práci, ale myslím, že příště bys měl zkusit XYZ“ je konstruktivní kritika.