QuickBooks je účetní softwarový balík určený k tomu, aby pomáhal firmám všech velikostí sledovat jejich finance. Jednou z funkcí systému QuickBooks je, že umožňuje uživatelům sledovat ujeté kilometry pro účely proplácení nákladů nebo pro daňové účely. V tomto článku naleznete podrobného průvodce nastavením sledování ujetých kilometrů v systému QuickBooks a zachycením údajů potřebných k vytváření výkazů o ujetých kilometrech pro účely proplácení a zdanění.
Prvním krokem při nastavení systému sledování ujetých kilometrů v aplikaci QuickBooks je výběr typu vozidla, které budete sledovat. Tím určíte kategorie, které je třeba nastavit pro zaznamenávání údajů o ujetých kilometrech. Je důležité zvolit kategorie na základě potřeb vaší firmy a typu vozidla, které používáte. V závislosti na typu vozidla, které používáte, může být nutné nastavit kategorie pro osobní automobily, nákladní automobily, dodávky atd.
Po nastavení kategorií ujetých kilometrů je třeba zadat údaje do systému QuickBooks. To lze provést ručně nebo integrací s aplikací pro sledování ujetých kilometrů. Při zadávání údajů se musíte ujistit, že jste zadali datum, počáteční a koncový bod a celkový počet ujetých kilometrů pro každou cestu. V závislosti na potřebách vaší firmy může být nutné zadat také účel cesty.
Po zadání údajů o ujetých kilometrech do aplikace QuickBooks můžete vygenerovat výkaz o ujetých kilometrech. Tato sestava poskytne přehled všech cest, které jste uskutečnili, a celkový počet kilometrů za každou cestu. Tuto zprávu pak můžete použít pro účely proplácení nákladů nebo pro daňové účely.
Pokud používáte QuickBooks ke sledování proplácených kilometrů, musíte nastavit samostatné kategorie pro každý typ proplácených cest. To vám umožní snadno sledovat kilometry pro jednotlivé typy cest a celkovou výši náhrad, na které máte nárok.
Při sledování kilometrů v aplikaci QuickBooks je důležité rozlišovat mezi služebními a osobními cestami. Tím zajistíte, že si nebudete nárokovat služební kilometry za osobní cesty. Je také důležité sledovat kilometry, které ujedou vaši zaměstnanci, protože i oni budou mít nárok na náhradu.
Při sledování ujetých kilometrů v aplikaci QuickBooks můžete údaje použít k výpočtu množství kilometrů, které si můžete odečíst z daní. Jedná se o důležitý krok k zajištění správného výpočtu všech daňových odpočtů.
Po zadání údajů o ujetých kilometrech do QuickBooks můžete tyto údaje integrovat s dalšími přehledy. To vám umožní snadno zjistit celkové množství ujetých služebních kilometrů a porovnat je s ostatními výdaji.
Při sledování ujetých kilometrů v aplikaci QuickBooks může někdy dojít k problémům se zachycením údajů o ujetých kilometrech. To může být způsobeno chybami při zadávání údajů nebo problémy s integrací aplikace pro sledování ujetých kilometrů. Pokud máte problémy, je důležité je co nejdříve odstranit.
Existuje několik různých způsobů zadávání ujetých kilometrů zaměstnanců v aplikaci QuickBooks. Prvním způsobem je vytvoření výdajového účtu pro každého zaměstnance a následné sledování jeho ujetých kilometrů v rámci tohoto účtu. To provedete tak, že přejdete do nabídky Účty a vyberete možnost „Vytvořit nový účet“. Jako typ účtu zvolte „Výdaje“ a účet pojmenujte (např. „Kilometry zaměstnance“).
Po vytvoření účtu přejděte do nabídky Zaměstnanci a vyberte zaměstnance, jehož kilometry chcete sledovat. Na kartě „Mzdy a odměny“ se zobrazí část „Výdaje“. Klikněte na tlačítko „Přidat“ a vyberte dříve vytvořený výdajový účet. Zadejte výši kilometrů pro daného zaměstnance a rozsah dat, která chcete sledovat.
Dalším způsobem, jak sledovat ujeté kilometry zaměstnanců, je vytvořit zásady proplácení kilometrů. Za tímto účelem přejděte do nabídky Seznamy a vyberte možnost „Seznamy profilů zákazníků a dodavatelů“. V dolní části obrazovky klikněte na tlačítko „Náhrada kilometrů“.
Zadejte jméno zaměstnance a sazbu, kterou mu chcete proplatit za ujetou míli. Můžete také zadat výchozí počáteční a koncový bod kilometrů. Po dokončení klikněte na tlačítko „OK“ a zásady uložte.
Chcete-li pomocí této zásady sledovat ujeté kilometry, přejděte do nabídky Zákazníci a vyberte zákazníka, jehož ujeté kilometry chcete sledovat. Na kartě „Prodej“ se zobrazí oddíl „Najeté kilometry“. Klikněte na tlačítko „Přidat“ a vyberte dříve vytvořenou zásadu proplácení. Zadejte částku ujetých kilometrů pro zákazníka a rozsah dat, která chcete sledovat.
V aplikaci QuickBooks můžete kilometry zadávat v sekci „Vozidla“ v nabídce „Seznamy“. Chcete-li přidat vozidlo, klikněte na tlačítko „Vozidla“ a poté na tlačítko „Přidat“. Zadejte informace o vozidle, například značku, model a registrační značku. Poté klikněte na tlačítko „OK“.
Chcete-li přidat kilometry, klikněte na tlačítko „Vehicles“ (Vozidla) a poté dvakrát klikněte na vozidlo, u kterého chcete přidat kilometry. Na kartě „Kilometry“ zadejte datum, počáteční stav tachometru, koncový stav tachometru a počet ujetých kilometrů. Můžete také přidat popis, kde byly kilometry ujeté. Poté klikněte na tlačítko „OK“.