Tisk a podání formulářů W-2 je důležitým úkolem pro zaměstnavatele a majitele malých podniků. Aktuální a přesné údaje ve formulářích jsou důležité pro zaměstnance i pro daňový úřad (IRS). Tento průvodce krok za krokem popisuje nezbytné kroky k tisku a podání formulářů W-2, včetně shromáždění potřebných informací, pochopení vzhledu a obsahu formuláře, odeslání informací o mzdách IRS, výběru vhodného softwaru pro tisk, generování a tisku formulářů W-2, distribuce kopií zaměstnancům, odeslání formulářů Správě sociálního zabezpečení (SSA), správného uložení kopií pro daňovou evidenci a využití služeb třetích stran pro tisk a podání formulářů W-2.
Než mohou zaměstnavatelé nebo majitelé malých podniků zahájit proces tisku, musí shromáždit všechny důležité informace z evidence zaměstnanců. Patří sem jméno a adresa zaměstnance, jméno a adresa zaměstnavatele, číslo sociálního pojištění, dosažená mzda a všechny sražené federální, státní a místní daně. Před tiskem formulářů je třeba zkontrolovat správnost těchto informací a v případě potřeby je aktualizovat.
Formulář se skládá ze dvou částí: kopie pro zaměstnance a kopie pro zaměstnavatele. Kopie pro zaměstnance je určena pro jeho evidenci a obsahuje jeho jméno a adresu, jméno a adresu zaměstnavatele, číslo sociálního pojištění, dosaženou mzdu a sražené daně. Kopie pro zaměstnavatele obsahuje stejné údaje, ale také další důležité informace, jako je daňové identifikační číslo zaměstnavatele a kontaktní údaje zaměstnavatele.
Po vytištění formulářů W-2 musí zaměstnavatelé předat informace o mzdách daňovému úřadu. To lze provést online nebo poštou v závislosti na tom, kolik formulářů je třeba předložit. Zaměstnavatelé se také musí ujistit, že si uchovávají kopie všech předložených formulářů pro svou evidenci.
Zaměstnavatelé a majitelé malých podniků musí pro tisk formulářů W-2 vybrat vhodný software. Tento software by měl být kompatibilní s potřebnými mzdovými informacemi a měl by efektivně generovat přesné formuláře. K dispozici je řada různých softwarových balíčků, takže zaměstnavatelé by měli prozkoumat své možnosti a vybrat ten, který nejlépe vyhovuje jejich potřebám.
Po výběru softwaru musí zaměstnavatelé vygenerovat a vytisknout potřebné formuláře W-2. V závislosti na softwarovém balíku to může být jednoduchý nebo složitější proces v závislosti na počtu zaměstnanců a množství informací, které je třeba vytisknout.
Zaměstnavatelé musí distribuovat kopie formulářů W-2 svým zaměstnancům. Obvykle se tak děje prostřednictvím pošty, ale zaměstnavatelé se mohou rozhodnout i pro elektronickou distribuci formulářů. Zaměstnavatelé musí zajistit, aby zaměstnanci obdrželi kopie formulářů W-2 včas.
Zaměstnavatelé musí kopie formulářů W-2 předávat také Správě sociálního zabezpečení (SSA). To lze provést online nebo poštou v závislosti na počtu formulářů, které je třeba předložit. Zaměstnavatelé musí dbát na to, aby si uchovali kopie všech předložených formulářů.
Zaměstnavatelé musí rovněž uchovávat kopie formulářů W-2 pro daňovou evidenci. To zahrnuje kopie kopie pro zaměstnance a kopie pro zaměstnavatele. Tyto záznamy by měly být uchovávány po dobu nejméně čtyř let pro případ, že by je daňový úřad nebo jiné orgány potřebovaly zkontrolovat.
Pro zaměstnavatele, kteří se nechtějí zabývat tiskem a vyplňováním formulářů W-2 sami, existují služby třetích stran, které tento proces zvládnou. Tyto služby obvykle poskytují softwarové balíčky a archivační služby, které tento proces usnadňují a zefektivňují. Zaměstnavatelé by měli před výběrem služby třetí strany prozkoumat své možnosti.
Ne, formuláře W2 si nemůžete vytisknout sami. Finanční úřad vyžaduje, aby byly formuláře W2 vytištěny na speciálním papíře a aby byly zaměstnancům zaslány poštou.
Stručná odpověď zní ne, formulář W-2 nelze vytisknout na běžný papír. Formulář W-2 je speciální daňový formulář, který se musí tisknout na speciální papír, který je perforovaný a má specifické požadavky na formátování. Formuláře W-2 a speciální papír můžete zakoupit v mnoha obchodech s kancelářskými potřebami nebo si je můžete objednat online.
Ano, formulář W-2 ve formátu PDF můžete získat od svého zaměstnavatele. Obvykle vám ho zaměstnavatel zpřístupní prostřednictvím svého mzdového nebo personálního systému. Pokud nemáte přístup ke svému W-2 prostřednictvím svého zaměstnavatele, můžete se obrátit na daňový úřad a požádat o pomoc.