Příprava mzdové agendy ve firmě vyžaduje dobrou znalost základů mzdové agendy, jako jsou různé typy odměn, srážek a daní. Aby byla zajištěna přesnost mzdové agendy, musí zaměstnavatelé znát různé mzdové předpisy, které se mohou vztahovat na jejich společnost. To zahrnuje porozumění různým typům mezd, jako je hodinová mzda, plat a provize, a také různým srážkám, které mohou být prováděny z výplat zaměstnanců, jako jsou daně, zdravotní pojištění a příspěvky do systému 401(k). Zaměstnavatelé by se také měli seznámit s různými daněmi ze mzdy, které mohou být splatné, jako jsou daně ze sociálního a zdravotního pojištění.
Jakmile zaměstnavatelé dobře porozumí základům mzdové agendy, musí od svých zaměstnanců shromáždit potřebné informace. Mezi ně patří jméno, adresa a číslo sociálního pojištění zaměstnance, stejně jako jeho mzdový tarif, srážky a další důležité informace. Zaměstnavatelé by také měli zajistit, aby zaměstnanci vyplnili a podepsali všechny potřebné dokumenty, jako jsou formuláře W-4 a informace o přímých zálohách.
Po shromáždění všech potřebných informací o zaměstnancích musí zaměstnavatelé provést výpočet mzdy. To zahrnuje výpočet celkové částky dlužné mzdy i všech příslušných srážek. Zaměstnavatelé by si také měli být vědomi případné mzdy za přesčasy, která může být splatná, a také všech platných státních a federálních daní.
Po výpočtu mezd musí zaměstnavatelé vytvořit potřebné mzdové výkazy. Patří mezi ně výplatní pásky, na nichž jsou uvedeny hrubé mzdy a srážky zaměstnanců, a šeková evidence, v níž je uvedena celková částka vyplacená zaměstnancům a jejich příslušné mzdy. Zaměstnavatelé by měli vytvořit i další výkazy, které mohou být nezbytné, například výkazy pro daňové přiznání nebo jiné účetní účely.
Po výpočtu mezd a vytvoření potřebných výkazů musí zaměstnavatelé rozeslat výplatní pásky svým zaměstnancům. To lze provést buď přímo poštou, nebo prostřednictvím přímého vkladu. Zaměstnavatelé by se také měli ujistit, že svým zaměstnancům poskytují správné výplatní pásky a že z výplaty jsou odváděny všechny příslušné srážky.
Po rozeslání výplatních šeků musí zaměstnavatelé provést odsouhlasení účtů. To zahrnuje ujištění, že všechny mzdy zaměstnanců byly řádně vyplaceny, a také ujištění, že z výplat zaměstnanců byly řádně sraženy všechny příslušné daně. Zaměstnavatelé by také měli zajistit, aby byly aktualizovány všechny potřebné účetní záznamy a aby byly odstraněny případné nesrovnalosti.
Po odsouhlasení účetnictví musí zaměstnavatelé podat všechna potřebná daňová přiznání ke mzdám. To zahrnuje podání všech příslušných federálních, státních a místních daní. Zaměstnavatelé by si také měli být vědomi všech lhůt pro podání daňových přiznání ke mzdám a ujistit se, že je podávají včas, aby se vyhnuli případným pokutám nebo úrokům.
V neposlední řadě musí zaměstnavatelé zajistit, aby řádně ukládali veškeré informace o mzdách. To zahrnuje uchovávání veškeré potřebné dokumentace, jako jsou záznamy o zaměstnancích, mzdové výkazy a daňová přiznání. Zaměstnavatelé by také měli zajistit bezpečné uložení všech mzdových informací, aby chránili soukromí svých zaměstnanců.
Pro nastavení mzdové agendy pro vaši společnost je třeba udělat několik věcí. Nejprve musíte od finančního úřadu získat identifikační číslo podniku. Toto číslo bude sloužit k identifikaci vaší společnosti při podávání daňového přiznání ze mzdy. Dále budete muset zřídit bankovní účet speciálně pro mzdy. Tento účet bude sloužit k ukládání mzdových prostředků a k placení mzdových daní. Od finančního úřadu budete muset také získat daňové identifikační číslo pro mzdy. Toto číslo bude sloužit k placení mzdových daní vaší společnosti. Nakonec budete muset vytvořit mzdový plán. Tento rozvrh určí, kdy budete zpracovávat mzdy a jak často budete vyplácet mzdy svým zaměstnancům.
Chcete-li mzdy připravit ručně, budete muset od svých zaměstnanců shromáždit informace o jejich odpracovaných hodinách a případných srážkách, které je třeba odečíst. Budete také muset vypočítat správnou výši daní, které je třeba srazit. Jakmile budete mít všechny tyto informace, budete muset vytvořit výplatní pásky pro jednotlivé zaměstnance a vystavit jim výplatní pásky.
Mzdové postupy jsou metody a procesy, které společnost používá k vyplácení mezd svým zaměstnancům. Mohou zahrnovat vše od výpočtu mezd zaměstnanců až po vystavení výplat a podání daňového přiznání. Mzdové postupy se mohou v jednotlivých společnostech lišit, ale obvykle se jedná o některé společné prvky.
Výpočet mezd zaměstnanců je jedním z nejdůležitějších aspektů mzdové agendy. Patří sem výpočet hodinových sazeb, příplatků za přesčasy a dalších typů odměn. Po výpočtu mezd zaměstnanců je možné vystavit výplaty. To lze provést přímou zálohou, papírovým šekem nebo jinými způsoby.
Po vystavení výplat je třeba podat daňové přiznání. To zahrnuje federální, státní a místní daně. Mzdové daně musí být zaplaceny včas, aby se předešlo penále a úrokům. Nezaplacení mzdových daní může mít za následek značné pokuty a penále.