Memo je krátký dokument, který se používá k rychlému a efektivnímu sdělení důležitých zpráv zaměstnancům. Pro každou firmu je důležité vědět, jak vytvořit efektivní memo, které je jasné a stručné. V této příručce naleznete ucelený přehled složek efektivního memo a také tipy, jak memo adresovat svým zaměstnancům.
Tón memo by měl být profesionální a zdvořilý a měl by odrážet povahu sdělení a důležitost tématu. Při oslovování zaměstnanců je důležité být uctivý a zdvořilý a vyhnout se používání příliš neformálního jazyka. Kromě toho je důležité být jasný a přímý, aby bylo sdělení pochopeno.
Sdělení v memorandu by mělo být jasné a stručné, stejně jako informativní a relevantní. Sdělení by mělo poskytovat informace přímočaře a srozumitelně. Kromě toho by sdělení mělo být relevantní pro zamýšlené publikum a mělo by poskytovat dostatek podrobností, aby bylo zajištěno pochopení účelu memo.
Formátování memo je důležité pro zajištění efektivního předání sdělení. Memo by mělo obsahovat nadpis, pozdrav, hlavní část a závěr. Kromě toho je důležité používat v celé poznámce jasný a stručný jazyk a vyhnout se zbytečným slovům nebo frázím.
Memorandum by mělo být správně osloveno, aby se zajistilo, že sdělení bude přijato cílovou skupinou. Memo by mělo být adresováno příslušným osobám, například vedoucímu oddělení nebo celému personálu. Kromě toho je důležité uvést celá jména osob, kterým je memorandum adresováno.
Memo by mělo obsahovat termín, do kdy má příjemce požadovaný úkol nebo opatření splnit. Je důležité zajistit, aby byl termín přiměřený a dosažitelný a také jasně stanovený. Kromě toho by měl být termín příjemci jasně sdělen, aby se předešlo jakýmkoli nejasnostem nebo nedorozuměním.
Oběžník by měl obsahovat žádost o odpověď nebo potvrzení, že zamýšlená akce byla provedena. To je důležité pro zajištění toho, že zpráva byla řádně přijata a pochopena. Kromě toho je důležité stanovit vhodný následný postup, aby bylo zajištěno, že žádost bude splněna.
Před odesláním sdělení adresátům je důležité sdělení pečlivě zkontrolovat. Pomůže to zajistit, aby bylo sdělení jasné a snadno srozumitelné a také bez chyb. Kromě toho je důležité před odesláním memo překontrolovat jeho formátování a pravopis a gramatiku.
Dodržováním tipů uvedených v této příručce mohou podniky vytvářet efektivní memoranda pro své zaměstnance, která jsou jasná a stručná. Kromě toho je důležité zajistit, aby byla upomínka správně adresována, tón byl profesionální a zdvořilý a formátování správné. V neposlední řadě je důležité provést korekturu memo před jeho odesláním určenému publiku, aby bylo zajištěno, že sdělení bude předáno efektivně.
Při psaní memoranda zaměstnanci je důležité být jasný a stručný. V memorandu by měl být uveden účel sdělení a hlavní body, které je třeba sdělit. Je také důležité používat profesionální a uctivý tón.
Pozdrav v memo začněte formálním pozdravem, například „Vážený pane Smithi“ nebo „Komukoli, koho se to týká“. Pokud znáte jméno osoby, které memorandum adresujete, použijte ho místo něj. Pokud si nejste jisti jménem, je nejlepší volbou „Komukoli, koho se to týká“.
Při adresování memo více příjemcům je důležité být jasný a stručný, aby nedošlo k nedorozumění. Nejběžnějším způsobem adresování poznámky více příjemcům je použití slova „Komu“, za kterým následuje seznam jmen příjemců. Například: Příklad:
Adresátům: Pokud zasíláte oběžník skupině osob, které pracují ve stejném oddělení nebo organizaci, můžete místo výčtu jmen všech příjemců použít také název oddělení nebo organizace. Například:
Adresátům: Pokud zasíláte oběžník lidem, kteří pracují v různých odděleních nebo organizacích, můžete místo slova „Komu“ použít slovo „Rozeslat“. Například:
Distribuovat: John Smith, Jane Doe, Joe Johnson, marketingové oddělení
Při oslovování všech zaměstnanců je důležité být jasný, stručný a uctivý. Dbejte na to, abyste nepoužívali žargon nebo zkratky, kterým nemusí každý rozumět. Pokud je to možné, snažte se zaměstnancům poskytnout písemnou kopii toho, co budete říkat, aby mohli sledovat a v případě potřeby si dělat poznámky. Před ukončením schůzky nebo rozhovoru poděkujte všem za jejich čas a dejte jim možnost klást otázky nebo poskytnout zpětnou vazbu.
Čtyři slova používaná v záhlaví poznámky jsou: Komu, Od, Předmět a Datum.