Mnoho podniků používá drobnou hotovost jako pohodlný způsob úhrady drobných nákupů. Drobné peněžní prostředky je však třeba pravidelně doplňovat, aby fond správně fungoval. Tento článek poskytne komplexního průvodce pro pochopení a řízení doplňování drobné hotovosti.
1. Porozumění doplňování drobné hotovosti: Doplňování drobné hotovosti je proces, při kterém se do fondu drobné hotovosti po jeho vyčerpání vloží další peníze. Částka, která se doplňuje, se obvykle rovná částce, která byla ve fondu původně, nebo předem stanovené částce, na které se podnik dohodne. Doplnění drobné hotovosti zahrnuje výběr peněz z peněžního účtu podniku, jejich vložení do fondu drobného majetku a řádné zaúčtování transakce.
2. Založení fondu drobných peněz
Než může podnik začít doplňovat svůj fond drobných peněz, musí jej nejprve založit. Založení fondu drobného majetku zahrnuje rozhodnutí o částce, která bude ve fondu uložena, určení zaměstnance, který bude na fond dohlížet, a zajištění řádné vnitřní kontroly, která zabrání podvodům nebo zneužití fondu.
3. Jak sledovat a evidovat doplňování drobné hotovosti
Po zřízení fondu drobné hotovosti je důležité sledovat a evidovat doplňování fondu. To zahrnuje vytvoření zápisu do deníku pro danou transakci a zaznamenání data, částky, zdroje prostředků a účelu doplnění. To pomáhá zajistit, aby byly prostředky použity v souladu s jejich určením a aby podnik přijal správná účetní opatření k zajištění přesnosti.
4. Výhody a nevýhody doplňování drobné hotovosti
Doplňování drobné hotovosti má své výhody i nevýhody. Pozitivní je, že se jedná o rychlý a efektivní způsob úhrady drobných nákupů a může pomoci sledovat, jak jsou finanční prostředky využívány. Může však být také zdrojem podvodů a zneužití prostředků, pokud není řádně sledováno a monitorováno.
5. Účetní zásady při doplňování drobné hotovosti
Při doplňování drobné hotovosti je důležité dodržovat správné účetní zásady. To zahrnuje přesné zaznamenání transakce, zajištění řádných vnitřních kontrolních mechanismů a pravidelné odsouhlasování stavu drobné hotovosti.
6. Příprava výkazů o odsouhlasení drobné hotovosti
Příprava výkazu o odsouhlasení drobné hotovosti je důležitým krokem v procesu správného řízení fondu drobné hotovosti. Tento výkaz zahrnuje porovnání částky peněz ve fondu s částkou, která by v něm měla být, a následné provedení nezbytných úprav pro zajištění správnosti.
7. Vnitřní kontroly k zajištění správného použití drobné hotovosti
Kromě přípravy výkazů o odsouhlasení drobné hotovosti je také důležité mít zavedeny řádné vnitřní kontroly k zajištění toho, aby byl fond používán v souladu s jeho určením. K tomu patří mít ve fondu přiměřené množství peněz, sledovat a zaznamenávat všechny transakce a pravidelně kontrolovat, zda je fond využíván správně.
8. Daňové dopady doplňování drobné hotovosti
Doplňování drobné hotovosti může mít v určitých situacích daňové dopady. V závislosti na typu podniku je důležité poradit se s daňovým odborníkem, abyste zjistili správný způsob vykazování doplňování drobné hotovosti v daňovém přiznání.
Dodržováním kroků uvedených v tomto článku mohou podniky zajistit, že jejich drobná pokladní hotovost je správně doplňována a že prostředky jsou využívány v souladu s jejich účelem. Při správném sledování a zavedení interních kontrolních mechanismů mohou podniky udržovat přesný a bezpečný drobný peněžní fond.
Doplnění drobného peněžního fondu zahrnuje zápis do deníku, který obsahuje debetní položku Drobné peníze a kreditní položku ve prospěch účtu, který byl použit k doplnění fondu. Pokud například doplníte drobnou hotovost výběrem hotovosti z bankovního účtu firmy, zápis do deníku bude obsahovat debetní položku Drobná hotovost a kreditní položku Pokladna.
Drobné peněžní náhrady lze do deníku zapsat několika různými způsoby, ale nejběžnějším způsobem je zaúčtování na vrub účtu drobné hotovosti a ve prospěch účtu pokladny. Pokud je například zaměstnanci uhrazeno 20 USD za kancelářské potřeby, které byly zakoupeny za drobné peníze, zápis do deníku bude následující:
Na vrub drobné hotovosti 20
Ve prospěch hotovosti 20
Při doplnění drobné hotovosti se připíše ve prospěch účtu drobné hotovosti a na vrub účtu pokladny.
Pro vydání peněz z drobné hotovosti musí správce drobné hotovosti vyplnit pokladní doklad. Na tomto poukazu by mělo být uvedeno datum, částka vydávané hotovosti, účel vydávané hotovosti a podpis správce drobné hotovosti. Správce drobné hotovosti poté předá poukaz osobě, která o hotovost žádá.
Pro doplnění drobné hotovosti musí správce drobné hotovosti získat od společnosti náhradu za vydanou hotovost. Správce drobné hotovosti pak bude muset vyplnit nový pokladní doklad na doplňovanou částku.