Zaměstnavatelé mají povinnost zajistit, aby jejich zaměstnanci při nástupu do zaměstnání uváděli správná čísla sociálního zabezpečení. Potvrzení správnosti čísla sociálního zabezpečení zaměstnance je důležitým krokem, který musí zaměstnavatelé učinit, aby předešli chybám a nesrovnalostem při zpracování mezd.
Pokud zaměstnanec uvede nesprávné nebo neúplné číslo sociálního zabezpečení, měl by zaměstnavatel tuto nesrovnalost prošetřit a zjistit, zda jsou poskytnuté údaje správné. Pokud si zaměstnanec není vědom, že jeho číslo sociálního zabezpečení je nesprávné, měl by ho zaměstnavatel informovat o nutnosti uvedení platného čísla sociálního zabezpečení pro zpracování mezd.
V případě, že je číslo sociálního zabezpečení zaměstnance nepřesné, musí zaměstnavatel tuto nepřesnost nahlásit daňovému úřadu (IRS). Dále musí zaměstnavatel srazit daně, pokud je číslo sociálního zabezpečení zaměstnance nesprávné nebo neúplné. To má zajistit, aby zaměstnanec odváděl daně ze své mzdy bez ohledu na nesprávné číslo.
Nepřesnosti v čísle sociálního pojištění zaměstnance mohou mít významný dopad na zpracování mezd. Proto je nezbytné, aby zaměstnavatelé sledovali případné nesrovnalosti v číslech sociálního zabezpečení zaměstnanců a podnikli nezbytné kroky k zajištění správnosti. To zahrnuje znalost toho, kdy je třeba požádat zaměstnance o nové číslo sociálního zabezpečení, pokud je stávající číslo nepřesné.
Zatímco potvrzení čísla sociálního zabezpečení zaměstnance je pro zaměstnavatele zásadní povinností, je důležité pochopit důsledky nepotvrzení čísla sociálního zabezpečení. Pokud tak neučiníte, může to mít za následek zpoždění při zpracování mezd i další závažné důsledky ze strany finančního úřadu. Je proto důležité, aby zaměstnavatelé podnikli nezbytné kroky k zajištění správnosti čísel sociálního zabezpečení svých zaměstnanců.
Existuje několik různých způsobů, jak může zaměstnavatel číslo sociálního zabezpečení opravit. Prvním způsobem je kontaktovat přímo Správu sociálního zabezpečení a požádat o opravu. Druhým způsobem je kontaktovat zaměstnance a požádat ho o sdělení správného čísla sociálního zabezpečení. Třetím způsobem je kontaktovat daňový úřad a požádat o opravu.
Existuje několik možných důsledků neshody čísla sociálního zabezpečení. Jedním z nich je, že dané osobě může být až do vyřešení problému srážena mzda. Dalším důvodem je, že osoba nebude moci pobírat určité státní dávky. V neposlední řadě může být osoba vystavena pokutám nebo jiným sankcím.
Pokud máte nesprávné číslo sociálního zabezpečení, musíte se obrátit na Správu sociálního zabezpečení a nechat ho opravit. Můžete tak učinit na telefonním čísle jejího zákaznického servisu 1-800-772-1213 nebo na jejích internetových stránkách www.ssa.gov. Jakmile se obrátíte na Správu sociálního zabezpečení, pomůže vám číslo sociálního zabezpečení opravit.
Váš zaměstnavatel je povinen vám zaslat opravený formulář W-2, pokud jsou v původním formuláři W-2 chyby. Na zaslání opraveného formuláře má čas do 28. února.
Pokud zaměstnavatel poskytne zaměstnanci nesprávný formulář W-2, je odpovědný za opravu chyby. Zaměstnanec by měl co nejdříve informovat svého zaměstnavatele, aby mohl přijmout nápravná opatření.