8. Zavedení kontrolních mechanismů
9. Zavedení systému autorizací
8. Zavedení postupů pro správu dokumentace a záznamů
9. Zavedení postupů pro řízení a správu záznamů Pochopení přínosů vnitřních kontrol
1. Co jsou vnitřní kontroly? Vnitřní kontroly jsou procesy a postupy zavedené podnikem k zajištění toho, aby jeho operace a činnosti probíhaly organizovaně a efektivně. To zahrnuje ochranu a uchování majetku, prevenci podvodů a zneužití a poskytování přesných a včasných finančních a provozních informací. Vnitřní kontroly jsou navrženy tak, aby zajišťovaly spolehlivost finančních informací, podporovaly provozní efektivitu a usnadňovaly dodržování zákonů a předpisů.
2. Typy vnitřních kontrol. Existuje řada různých typů vnitřních kontrol, které lze v podniku použít. Patří mezi ně fyzické kontroly, kontroly přístupu k počítačům, manažerské kontroly, auditní prověrky a hodnocení rizik. Fyzické kontroly jsou určeny k ochraně fyzických aktiv podniku, jako jsou hotovost a zásoby, zatímco kontroly přístupu k počítačům jsou určeny k ochraně počítačových systémů organizace před neoprávněným přístupem. Manažerské kontroly jsou určeny k zajištění dodržování zásad a postupů organizace. Auditní prověrky slouží k posouzení účinnosti vnitřních kontrol organizace. A konečně hodnocení rizik slouží k identifikaci potenciálních rizikových oblastí a k vypracování strategií k jejich zmírnění.
3. Přidělení odpovědnosti za vnitřní kontroly. Pro podniky je důležité přidělit odpovědnost za zavedení a udržování vnitřních kontrol. Tato odpovědnost by měla být přidělena osobám, které mají znalosti a zkušenosti pro správné zavedení a udržování vnitřních kontrol. Obvykle je odpovědnost za vnitřní kontroly přidělena finančnímu řediteli nebo kontrolorovi organizace.
4. Monitorování vnitřních kontrol. Je důležité, aby podniky pravidelně monitorovaly své vnitřní kontroly a zajistily tak jejich správné fungování. To lze provádět prostřednictvím pravidelných revizí, interních auditů a externích auditů. Pravidelné revize zahrnují přezkoumání finančních záznamů a operací organizace, aby se zajistilo, že vnitřní kontroly fungují správně. Interní audity zahrnují nezávislé přezkoumání vnitřních kontrol organizace kvalifikovanou osobou. Externí audity zahrnují nezávislé přezkoumání vnitřních kontrol organizace externím auditorem.
5. Stanovení zásad a postupů. Pro účinný systém vnitřní kontroly je důležité, aby podniky stanovily zásady a postupy. Tyto zásady a postupy by se měly týkat všech aspektů činnosti organizace, včetně finančních a provozních kontrol. Zásady a postupy by také měly poskytovat návod, jak dodržovat platné zákony a předpisy.
6. Zavedení oddělení povinností. Oddělení povinností je důležitým konceptem vnitřní kontroly. Vyžaduje, aby různé povinnosti a odpovědnosti byly rozděleny mezi různé osoby nebo oddělení. Tím se zajistí, aby žádný jednotlivec neměl kontrolu nad celou oblastí činností.
7. Zavedení systému oprávnění. Podniky by také měly zavést systém oprávnění pro provádění vnitřních kontrol. Tento systém by měl zahrnovat autorizaci určitých činností, například schvalování objednávek a schvalování finančních transakcí.
8. Zavedení postupů pro správu dokumentace a záznamů. Pro podniky je důležité stanovit postupy pro vedení záznamů a dokumentů. Tyto postupy by měly zahrnovat zavedení systémů archivace, zavedení zásad uchovávání a zavedení bezpečnostních opatření na ochranu dokumentů a záznamů.
9. Pochopení přínosů vnitřních kontrol. Zavedení účinných vnitřních kontrol může podnikům přinést mnoho výhod. Mezi tyto přínosy patří vyšší provozní efektivita, lepší řízení nákladů, lepší soulad se zákony a předpisy, lepší finanční výkaznictví a lepší vnitřní kontrola a řízení rizik.
Zavedení účinných vnitřních kontrol je pro každý podnik nezbytné. Pochopením různých typů vnitřních kontrol, přidělením odpovědnosti za ně a sledováním jejich účinnosti mohou podniky zajistit, aby jejich operace a činnosti probíhaly organizovaně a efektivně.
Existuje mnoho různých typů vnitřních kontrol, ale mezi běžné příklady patří např:
1. Oddělení povinností – rozdělení klíčových úkolů a odpovědností mezi různé zaměstnance tak, aby žádná osoba neměla nad určitou oblastí příliš velkou kontrolu.
2. Fyzické kontroly – Omezení přístupu do klíčových oblastí nebo k majetku, používání bezpečnostních kamer nebo jiných monitorovacích zařízení atd.
3. Dokumentace a vedení záznamů – vedení přesných a aktuálních záznamů o finančních transakcích, stavu zásob atd.
4. Kontroly prováděné dohledem – Pravidelné kontroly nebo audity prováděné vedoucími pracovníky nebo jinými vedoucími pracovníky, aby se zajistilo, že jsou vnitřní kontroly dodržovány a že neexistují žádné problematické oblasti.