8. Strategie řízení rizik
9. Přínosy projektového řízení
Projektové řízení je nezbytnou praxí pro podniky všech velikostí, protože poskytuje strukturovaný přístup k plnění úkolů a cílů účinným a efektivním způsobem. Pět fází projektového řízení – zahájení, plánování, realizace, monitorování a kontrola a ukončení – pomáhá zajistit, aby byl projekt dokončen včas, v rámci rozpočtu a s kvalitními výsledky. V tomto komplexním průvodci se podrobně seznámíme s jednotlivými fázemi a odhalíme základní úkoly spojené s řízením projektů.
První fází řízení projektu je definování rozsahu projektu. To zahrnuje pochopení požadavků zákazníka a provedení průzkumu s cílem určit, jaké zdroje a materiály jsou k dokončení projektu potřeba. Rozsah projektu by měl být zdokumentován a sdělen všem zúčastněným stranám, protože poskytuje základ pro plánování a odhad nákladů projektu.
Jakmile je definován rozsah projektu, je dalším krokem vytvoření struktury členění prací (WBS). Jedná se o hierarchický diagram, který pomáhá rozdělit projekt na menší, lépe zvládnutelné úkoly. Umožňuje projektovému týmu lépe pochopit vzájemné závislosti mezi úkoly a odhadnout zdroje a čas potřebný k dokončení projektu.
WBS poskytuje základ pro vytvoření harmonogramu projektu. Jedná se o časový plán, který nastiňuje harmonogram projektu a upozorňuje na hlavní milníky, jako jsou klíčové výstupy a termíny. Harmonogram projektu slouží ke koordinaci úsilí, řízení zdrojů a sledování pokroku.
Harmonogram projektu by měl také určit zdroje potřebné k dokončení projektu. To zahrnuje určení počtu potřebných lidí, materiálů a zařízení. Jakmile jsou zdroje určeny, měly by být přiřazeny k příslušným úkolům a milníkům.
Čtvrtou fází řízení projektu je monitorování a kontrola projektu. Jedná se o pravidelné vyhodnocování pokroku a provádění případných úprav, aby bylo zajištěno, že projekt bude dokončen včas a v rámci rozpočtu. Pravidelná komunikace se zúčastněnými stranami je velmi důležitá, protože pomáhá zajistit, aby projekt splňoval jejich potřeby a očekávání.
Po dokončení projektu je třeba projekt uzavřít. To zahrnuje zdokumentování výsledků a získaných zkušeností, sdělení konečných výsledků zúčastněným stranám a archivaci veškeré projektové dokumentace.
Řízení rizik je při řízení projektů velmi důležitou praxí. Zahrnuje identifikaci potenciálních rizik, posouzení jejich pravděpodobnosti a dopadu a vypracování strategií, jak rizika zmírnit nebo se jim vyhnout. To pomáhá zajistit, aby byl projekt dokončen včas a v rámci rozpočtu a aby kvalita výsledků splňovala očekávání zákazníka.
Projektové řízení přináší podnikům řadu výhod, včetně zvýšení efektivity a produktivity, snížení nákladů, zvýšení spokojenosti zákazníků a zlepšení kvality výsledků. Dodržováním pěti fází projektového řízení mohou podniky zajistit, že jejich projekty budou dokončeny včas, v rámci rozpočtu a s kvalitními výsledky.
Hlavních 5 úkolů projektového manažera je následujících:
1. Plánování projektu: To zahrnuje vymezení rozsahu, cílů a záměrů projektu a vytvoření podrobného plánu činnosti.
2. Organizace projektu: To zahrnuje sestavení týmu, přidělení úkolů a odpovědností a zajištění toho, aby všichni měli k dispozici potřebné zdroje.
3. Realizace projektu: To zahrnuje provádění plánu činnosti, sledování pokroku a případné úpravy.
4. Monitorování a kontrola projektu: To zahrnuje sledování pokroku, identifikaci a řešení problémů a udržování komunikace se všemi zúčastněnými stranami.
5. Uzavření projektu: Patří sem zajištění splnění všech cílů, dodání konečného produktu nebo služby a provedení postmortální analýzy s cílem poučit se z nabytých zkušeností.
Ve fázi plánování projektu vytváří projektový manažer plán projektu. Tento plán obsahuje všechny úkoly, které je třeba splnit, aby byl projekt dokončen. Projektový manažer přidělí každý úkol konkrétnímu členovi týmu a stanoví pro každý úkol termín. Projektový manažer také vytvoří harmonogram projektu a ke každému úkolu přiřadí zdroje.
Během realizační fáze projektu se projektoví manažeři obvykle zaměřují na následujících pět hlavních činností:
1. Monitorování a kontrola postupu projektu
2. Sledování a kontrola průběhu projektu
3. Řízení změn v projektu
3. Řízení rizik projektu
4. Řízení komunikace v rámci projektu
5. Řízení projektu
6. Řízení projektových zdrojů