Správa složek aplikace Outlook a oprávnění s nimi spojených může být složitý proces. Znalost kontroly oprávnění a úrovně přístupu k jednotlivým složkám je základní dovedností pro údržbu prostředí aplikace Outlook. V této příručce vysvětlíme základy oprávnění složek aplikace Outlook, jak zjistit úroveň přístupu, jak najít nastavení složek, různé dostupné možnosti oprávnění, jak sdílet složku s ostatními, jak udělit přístup přátelům a rodině, jak zrušit oprávnění jednotlivcům a jak využít oprávnění složek aplikace Outlook pro maximální zabezpečení.
1. Pochopení oprávnění složek aplikace Outlook
Než začnete kontrolovat oprávnění složek aplikace Outlook, je důležité pochopit základy oprávnění složek aplikace Outlook. V aplikaci Outlook má každá složka přiřazenou úroveň oprávnění. Tato úroveň oprávnění určuje, kdo může ke složce přistupovat a jaká úroveň přístupu je mu udělena. Úroveň přístupu se může pohybovat od přístupu pouze pro čtení až po plný přístup, který uživatelům umožňuje mazat, přesouvat a kopírovat položky.
2. Určení úrovně přístupu ke složce
Jakmile získáte základní znalosti o oprávněních ke složkám aplikace Outlook, můžete začít určovat úroveň přístupu. Chcete-li určit úroveň přístupu, musíte otevřít nastavení složky. Nastavení složky najdete na kartě „Oprávnění“. Zde si můžete prohlédnout, kdo má ke složce přístup a jaký typ přístupu mu byl udělen.
3. Jak najít nastavení složky
Chcete-li najít nastavení složky, musíte složku otevřít v aplikaci Outlook. Poté klikněte na kartu „Oprávnění“. Na této kartě se zobrazí seznam všech uživatelů, kteří mají ke složce přístup, a také úroveň přístupu, který jim byl udělen. Zde si můžete zobrazit vlastní úroveň přístupu a provést případné změny.
4. Prozkoumání různých možností oprávnění složky
V aplikaci Outlook je k dispozici několik různých možností oprávnění. Tyto možnosti sahají od přístupu pouze pro čtení až po plný přístup, který uživatelům umožňuje mazat, přesouvat a kopírovat položky. V závislosti na typu složky, se kterou pracujete, můžete mít další možnosti oprávnění.
5. Sdílení složky s ostatními
Pokud chcete sdílet složku aplikace Outlook s ostatními, můžete tak učinit klepnutím na tlačítko „Sdílet“. Zobrazí se okno, ve kterém můžete zadat jméno osoby, se kterou chcete složku sdílet, a také typ přístupu, který jí má být udělen.
6. Udělení přístupu přátelům a rodině
Pokud chcete udělit přístup přátelům a rodině, můžete tak učinit kliknutím na tlačítko „Přidat“. Tím se zobrazí okno, do kterého můžete zadat jméno osoby, které chcete udělit přístup. Zde můžete vybrat typ přístupu, který chcete uživateli udělit.
7. Odebrání oprávnění jednotlivcům
Pokud chcete jednotlivci odebrat oprávnění, můžete tak učinit kliknutím na tlačítko „Odebrat“. Zobrazí se okno, ve kterém můžete vybrat osobu, které chcete oprávnění odebrat. Po výběru uživatele potvrďte odebrání kliknutím na tlačítko „OK“.
8. Využití oprávnění složek aplikace Outlook pro maximální zabezpečení
Na závěr je důležité využít oprávnění složek aplikace Outlook pro maximální zabezpečení. Toho dosáhnete nastavením správných úrovní oprávnění pro jednotlivé uživatele a složky. Měli byste také dbát na pravidelnou kontrolu oprávnění, abyste zajistili, že k citlivým složkám mají přístup pouze oprávnění uživatelé.
Podle kroků uvedených v této příručce budete moci snadno zkontrolovat oprávnění složek aplikace Outlook a provést potřebné změny. Pochopení základů oprávnění složek aplikace Outlook a přístupu k jejich nastavení vám pomůže maximalizovat zabezpečení prostředí aplikace Outlook.
Existují dva způsoby přístupu k oprávněním složek. První z nich je prostřednictvím dialogového okna Oprávnění složky a druhý prostřednictvím karty Zabezpečení v dialogovém okně Vlastnosti.
Chcete-li se dostat do dialogového okna Oprávnění složky, vyberte složku, kterou chcete upravit, a klepněte na tlačítko Vlastnosti v nabídce Složka. V dialogovém okně Vlastnosti složky klikněte na kartu Sdílení a poté na tlačítko Oprávnění.
Chcete-li v dialogovém okně Vlastnosti přejít na kartu Zabezpečení, vyberte složku, kterou chcete upravit, a klikněte na tlačítko Vlastnosti v nabídce Složka. V dialogovém okně Vlastnosti složky klepněte na kartu Zabezpečení.
Chcete-li udělit oprávnění všem podsložkám v aplikaci Outlook, musíte nejprve otevřít dialogové okno oprávnění. Za tímto účelem otevřete aplikaci Outlook a klikněte na kartu „Soubor“. Poté klikněte na „Informace“ a vyberte „Nastavení účtu“. Poté klikněte na možnost „Nahradit oprávnění k podsložkám“. Nakonec kliknutím na „Použít“ aplikujte oprávnění na všechny podsložky.
Existuje několik způsobů, jak udělit oprávnění k aplikaci Outlook, v závislosti na tom, jakou úroveň přístupu chcete, aby uživatel měl.
Pokud chcete, aby si uživatel pouze mohl prohlížet váš kalendář, můžete přejít do nastavení aplikace Outlook a na kartě „Sdílení“ kliknout na „Přidat kalendář“. Tam můžete vybrat úroveň přístupu, kterou chcete uživateli udělit (pouze zobrazení, zobrazení a úpravy atd.), a poté zadat jeho e-mailovou adresu.
Pokud chcete, aby uživatel mohl spravovat váš kalendář (přidávat/upravovat události atd.), musíte mu udělit „Delegovaný přístup“. To provedete tak, že přejdete do nastavení aplikace Outlook a na kartě „Delegovaný přístup“ kliknete na tlačítko „Přidat“. Tam můžete vybrat úroveň přístupu, kterou chcete uživateli udělit, a poté zadat jeho e-mailovou adresu.