Zásady a postupy týkající se pohledávek jsou nezbytnou součástí finančního zdraví každého podniku. Bez nich je obtížné zajistit, aby zákazníci platili své faktury včas. Cílem tohoto článku je poskytnout přehled nejběžnějších zásad a postupů týkajících se pohledávek a způsobu jejich uplatňování.
Je důležité stanovit platební podmínky pro všechny zákazníky. Ty by měly zahrnovat výši faktury, datum splatnosti a případné poplatky či pokuty za pozdní platby. Platební podmínky by měly být zákazníkům jasně sděleny ústně i písemně.
Sledování pohledávek je nezbytné k zajištění včasné úhrady faktur. To lze provádět ručně nebo pomocí softwaru, který poskytuje aktualizace pohledávek v reálném čase.
Automatizace pohledávek může být skvělým způsobem, jak zefektivnit proces a zajistit, aby byly faktury placeny včas. Automatizace lze dosáhnout zřízením online platebního systému nebo integrací softwaru pro pohledávky s účetním systémem.
Pokud zákazníci neplatí faktury včas, je důležité přijmout opatření, která zajistí, že budou platit i nadále. To může zahrnovat kontaktování zákazníků telefonicky nebo e-mailem, zasílání upomínek a účtování poplatků z prodlení.
Vedení přesných záznamů o pohledávkách je nezbytné pro zajištění včasného placení faktur. Všechny záznamy by měly obsahovat výši faktury, kontaktní údaje zákazníka a platební podmínky.
Je důležité zajistit, aby zásady a postupy týkající se pohledávek byly v souladu s místními, státními a federálními zákony. To může zahrnovat zajištění toho, aby poplatky z prodlení nebyly nepřiměřeně vysoké a aby faktury nebyly zasílány zákazníkům bez předchozího písemného souhlasu.
V některých případech může být nutné využít služeb inkasní agentury, aby bylo zajištěno, že zákazníci platí své faktury včas. Inkasní agentury mohou poskytnout pomoc při kontaktování zákazníků, zasílání upomínek a v případě potřeby i při podniknutí právních kroků.
Zásady a postupy týkající se pohledávek by měly být pravidelně revidovány a aktualizovány, aby bylo zajištěno, že jsou v souladu s místními, státními a federálními zákony. Pravidelné revize také pomáhají identifikovat oblasti, ve kterých lze zásady a postupy zlepšit.
Existuje několik různých účetních postupů pro pohledávky, ale nejběžnější je akruální metoda. Tato metoda eviduje pohledávky v okamžiku jejich vzniku bez ohledu na to, kdy je platba skutečně přijata. Pokud tedy poskytnete službu na úvěr a platbu obdržíte až v následujícím měsíci, bude pohledávka zaúčtována v měsíci, kdy vznikla.
Existuje několik vnitřních kontrolních postupů pro pohledávky, např:
1. Rozdělení povinností – povinnosti by měly být rozděleny tak, aby jedna osoba nebyla zodpovědná za celý proces účtování pohledávek. Například osoba odpovědná za vystavování faktur by neměla být zároveň odpovědná za evidenci plateb.
2. Oprávněné podpisy – faktury a dobropisy by měly mít možnost podepisovat pouze oprávněné osoby.
3. Kontrola starých pohledávek – Staré pohledávky by měly být pravidelně kontrolovány, aby se zajistilo, že jsou řádně spravovány a že neexistují žádné nevyřešené problémy.
4. Požadavky na zálohy – u všech faktur by měly být vyžadovány zálohy a tyto zálohy by měly být pravidelně odsouhlasovány.
5. Dokumentace – Všechny faktury, dobropisy a další příslušná dokumentace by měly být řádně uloženy a vedeny.
Existuje řada strategií, které lze použít k efektivnímu řízení pohledávek. Mezi nejefektivnější patří např:
1. Stanovte jasné zásady pro poskytování úvěrů a plateb.
2. Provádějte pravidelné kontroly bonity nových i stávajících zákazníků.
3. Rychle zasílejte faktury a sledujte neuhrazené platby.
4. Nabízejte slevy za včasné platby.
5. Používejte účetní software k automatizaci fakturace a plateb.
Existují dva hlavní cíle správy pohledávek:
1. Zajistit, aby zákazníci platili za zboží a služby včas
2. Zajistit, aby zákazníci platili včas. Maximalizovat množství peněz, které jsou od zákazníků vybrány
K dosažení těchto cílů potřebují podniky zavést efektivní systém správy pohledávek. Tento systém by měl zahrnovat zásady a postupy pro fakturaci, inkaso a platby. Měl by také obsahovat mechanismus pro sledování plateb zákazníků a identifikaci případných opožděných plateb.
Existuje několik klíčových způsobů, jak sledovat pohledávky:
1. Pravidelně kontrolujte zprávy o stárnutí pohledávek. Přehledy o stárnutí pohledávek ukazují, jak dlouho jsou jednotlivé faktury zákazníků neuhrazené. Tyto informace vám pomohou zjistit, kteří zákazníci trvale platí pomalu, abyste mohli přijmout příslušná opatření.
2. Neprodleně sledujte faktury po splatnosti. Čím dříve budete sledovat faktury po splatnosti, tím větší je pravděpodobnost, že vám budou zaplaceny. Jakmile je faktura po splatnosti, posílejte upomínky nebo telefonujte.
3. Nabídněte slevy za včasnou platbu. Někteří zákazníci mohou být více nakloněni rychlému placení faktur, pokud vědí, že dostanou slevu. Nabídněte malou slevu (2-3 %) za platby provedené do určitého počtu dnů (např. 10 dnů).
4. Využijte účetní software k automatizaci upomínek. Mnoho účetních programů nabízí funkce, které vám pomohou automatizovat proces pohledávek. Můžete například nastavit automatické zasílání e-mailových upomínek, které se odešlou, když je faktura po splatnosti.