Nákupní oddělení je nedílnou součástí každého podniku, ale pro malé podniky je obzvláště důležité. Odpovědností nákupního oddělení je zajistit, aby podnik získal za své peníze co nejlepší hodnotu, pokud jde o výrobky a služby, které potřebuje. Zřízením nákupního oddělení mohou malé podniky zajistit, aby jejich nákupy probíhaly hospodárně a efektivně.
Aby bylo zajištěno efektivní fungování nákupního oddělení, je důležité zavést nákupní systém. Tento systém by měl zahrnovat protokoly pro schvalování nákupů, pokyny pro výběr dodavatelů a postupy pro evidenci všech nákupů. Zavedení nákupního systému pomáhá zajistit, aby všechny nákupy probíhaly organizovaně a hospodárně.
Oddělení nákupu by mělo být také zodpovědné za tvorbu a správu rozpočtu. Tento rozpočet by měl zahrnovat veškeré nákupy společnosti a také plán, jak může společnost při nákupu zboží a služeb ušetřit. Vytvořením rozpočtu může nákupní oddělení pomoci zajistit, aby všechny nákupy byly prováděny efektivně a hospodárně.
Nákupní oddělení je také zodpovědné za identifikaci dodavatelů. Je důležité identifikovat spolehlivé dodavatele, kteří mohou poskytovat kvalitní zboží a služby za rozumnou cenu. Nákupní oddělení by také mělo zkoumat různé dodavatele, aby našlo nejvýhodnější nabídky a zajistilo, že společnost dostane za své peníze nejlepší hodnotu.
Po identifikaci dodavatelů je nákupní oddělení odpovědné za vyjednávání o cenách. Nákupní oddělení by se mělo snažit vyjednat co nejlepší ceny výrobků a služeb, které potřebuje. Vyjednávání o cenách pomáhá zajistit, aby společnost za své peníze dostala dobrou hodnotu.
Nákupní oddělení by mělo být také zodpovědné za řízení zásob společnosti. To zahrnuje evidenci všech nákupů, zajištění zásobování potřebným zbožím a objednávání nového zboží podle potřeby. Řízením zásob společnosti může nákupní oddělení pomoci zajistit, aby společnost měla po ruce potřebné položky k uspokojení potřeb zákazníků.
Nákupní oddělení by mělo být také zodpovědné za hodnocení dodavatelů. To zahrnuje hodnocení kvality dodávaného zboží a služeb a také spolehlivosti dodavatele. Hodnocení dodavatelů pomáhá zajistit, aby společnost za své peníze získala nejlepší hodnotu.
Oddělení nákupu by mělo být rovněž odpovědné za sledování výdajů společnosti. To zahrnuje sledování všech nákupů, aby se zajistilo, že společnost dodržuje svůj rozpočet, a také sledování trendů výdajů, aby se zjistily oblasti, kde může společnost ušetřit. Sledováním výdajů může nákupní oddělení pomoci zajistit, aby společnost nakupovala hospodárně.
V neposlední řadě by oddělení nákupu mělo být zodpovědné za vypracování a zavedení nákupních postupů. Tyto postupy by měly obsahovat pokyny pro schvalování nákupů, stejně jako protokoly pro výběr dodavatelů a sledování výdajů. Vypracování a zavedení těchto postupů pomáhá zajistit, aby společnost prováděla nákladově efektivní nákupy efektivním a organizovaným způsobem.
Zřízením nákupního oddělení a dodržováním těchto kroků mohou malé podniky zajistit, aby jejich nákupy probíhaly efektivně a hospodárně.
Nákupní proces se obecně skládá z následujících kroků:
1. Plánování a shromažďování požadavků: Tento krok zahrnuje pochopení potřeb podniku a definování požadavků na nakupovaný výrobek nebo službu.
2. Průzkum a výběr dodavatele: V tomto kroku se provádí průzkum potenciálních dodavatelů a sestavuje se užší seznam vhodných dodavatelů.
3. Žádost o předložení nabídky (RFP): Dodavatelům z užšího seznamu je zaslána žádost o předložení nabídky, v níž jsou vyzváni k předložení návrhů.
4. Hodnocení návrhů: Návrhy obdržené v reakci na RFP jsou vyhodnoceny na základě předem stanovených kritérií.
5. Výběr dodavatele: Je vybrán dodavatel, který nejlépe odpovídá požadavkům podniku.
6. Vyjednávání o smlouvě a její uzavření: Po výběru dodavatele je sjednána a uzavřena smlouva.
7. Zadání a přijetí objednávky: Objednávka je zadána dodavateli a výrobek nebo služba je přijata.
8. Platba: Dodavateli je zaplaceno za obdržený výrobek nebo službu.
Při zakládání nového podniku je třeba dodržet čtyři nákupní kroky:
1. Určete, co je potřeba – tento krok zahrnuje zjištění, jaké výrobky nebo služby jsou potřeba k provozování podniku.
2. Průzkum potenciálních dodavatelů – Po určení potřebných položek proveďte průzkum potenciálních dodavatelů, kteří mohou tyto výrobky nebo služby poskytnout.
3. Získejte nabídky a porovnejte ceny – Po zjištění několika potenciálních dodavatelů si od každého z nich získejte nabídky a porovnejte ceny.
4. Zadejte objednávku – Po určení nejlepšího dodavatele u něj zadejte objednávku a zajistěte dodání.