9. Vedení evidence časových výkazů
1. Porozumění terminologii časových výkazů: Sledování pracovní doby může být náročné, zejména pokud neznáte terminologii. Je důležité porozumět různým termínům souvisejícím s časovými výkazy a úlohám, které hrají při přesném zaznamenávání vašich hodin. Mezi běžné pojmy, které byste měli znát, patří „pravidelné hodiny“, „přesčasové hodiny“, „kompenzační doba“, „doba přestávky“ a „absence“. Znalost významu těchto pojmů vám pomůže přesně vyplnit výkaz pracovní doby.
2. Výpočet pracovních hodin: Před vyplněním výkazu pracovní doby je třeba přesně vypočítat počet hodin. Nejlepším způsobem, jak to udělat, je zapisovat si hodiny tak, jak je odpracujete. To vám pomůže sledovat, kolik času jste v průběhu týdne strávili nad jednotlivými úkoly. Při výpočtu hodin je důležité být přesný, protože tím zajistíte, že váš výkaz práce bude přesný a aktuální.
3. Zaznamenávání přesčasů a náhradního volna: Pokud pracujete přesčas nebo máte náhradní volno, musíte je přesně zaznamenat do svého výkazu pracovní doby. Nezapomeňte uvést čas začátku a konce přesčasů nebo kompenzačních hodin, abyste měli jistotu, že jsou vaše hodiny řádně zaúčtovány. Měli byste také uvést všechny přestávky, které jste během těchto hodin využili, protože vám to pomůže udržet si přehled o vašem čase.
4. Zadávání údajů do časového výkazu: Jakmile jste přesně vypočítali a zaznamenali své hodiny, můžete začít vyplňovat časový výkaz. Začněte zadáním data a počtu hodin, které jste v daný den odpracovali. Nezapomeňte uvést všechny hodiny přesčasů nebo kompenzačních hodin a také všechny absence nebo přestávky. Dbejte na přesné zadání těchto údajů, protože případné chyby mohou vést k chybným výpočtům.
5. Odeslání výkazu pracovní doby: Po vyplnění časového výkazu jej musíte předložit příslušné osobě nebo oddělení. V závislosti na zásadách a postupech vaší společnosti může být nutné předložit časový výkaz přímo vašemu nadřízenému nebo centrální kanceláři. Před odesláním nezapomeňte dvakrát zkontrolovat správnost výkazu pracovní doby, protože případné chyby mohou způsobit zpoždění výplaty.
6. Ověření správnosti: Po předložení výkazu pracovní doby je třeba ověřit jeho správnost. To lze provést porovnáním hodin uvedených v časovém výkazu s hodinami, které jste skutečně odpracovali. Pokud dojde k rozporu, budete muset kontaktovat příslušnou osobu nebo oddělení, abyste problém vyřešili.
7. Řešení nesourodých hodin: Pokud odpracujete nestejný počet hodin, je třeba dbát na přesný záznam v časovém výkazu. To lze provést tak, že do něj zapíšete celkový počet hodin, které jste každý den odpracovali, a také případné přesčasy nebo kompenzační hodiny. Pokud máte nějaké absence nebo přestávky, nezapomeňte je také uvést.
8. Řešení běžných problémů: Pokud se při vyplňování výkazu pracovní doby setkáte s nějakým problémem, je třeba jej vyřešit. Mezi běžné problémy patří chybné výpočty, nesprávné zadávání údajů a nesrovnalosti mezi odpracovanými hodinami a hodinami uvedenými v časovém výkazu. Pokud nemůžete problém vyřešit sami, obraťte se o pomoc na příslušnou osobu nebo oddělení.
9. Sledování časových výkazů: Abyste zajistili přesnost a předešli chybným výpočtům, je důležité sledovat časové výkazy. Dbejte na správné uložení a uspořádání časových výkazů, protože to usnadní jejich vyhledání v budoucnu. Kromě toho byste si měli vést písemný záznam o hodinách, které jste každý den odpracovali, protože vám to může pomoci zjistit případné nesrovnalosti mezi vašimi hodinami a hodinami uvedenými v časovém výkazu.
Den ukončení týdne je poslední den v týdnu, obvykle neděle. V tento den podniky uzavírají své účetní knihy a sestavují účetní závěrky.
Předpokládejme, že máte na mysli časový výkaz pro zaměstnance:
Většina rozvrhových lístků obsahuje místa, kam může zaměstnanec vyplnit své jméno, identifikační číslo zaměstnance a data výplatního období. Jsou zde také místa, kam může zaměstnanec vyplnit odpracované hodiny za každý den. Na některých časových kartách může být také prostor pro vyplnění oddělení nebo pracovní pozice zaměstnance.
Jakmile zaměstnanec vyplní své údaje, musí časovou kartu podepsat a opatřit ji datem. Poté musí být časový výkaz schválen nadřízeným nebo vedoucím pracovníkem.
Týdenní timesheet je dokument, který zaznamenává množství času odpracovaného zaměstnancem v průběhu týdne. Tyto informace slouží k výpočtu mzdy zaměstnance za daný týden. Pracovní výkaz může obsahovat také další informace, jako je jméno zaměstnance, jeho identifikační číslo a oddělení.
„Konec týdne“ na timesheetu označuje poslední den vykazovaného pracovního týdne. Obvykle se používá u hodinových zaměstnanců, kteří jsou placeni týdně. Datum „konce týdne“ pomáhá zaměstnavateli sledovat, kolik hodin zaměstnanec v daném týdnu odpracoval.
Chcete-li počítat týdenní hodiny, nejprve vypočítejte počet hodin odpracovaných za den. Poté tento počet vynásobte počtem odpracovaných dnů v týdnu. Nakonec toto číslo vydělte počtem hodin v týdnu.