8. Vytvoření působivého závěru
Psaní v obchodním formátu je důležitou dovedností, kterou vyžadují téměř všichni zaměstnavatelé bez ohledu na odvětví. Ať už jste začínající podnikatel, majitel malé firmy nebo zaměstnanec velké korporace, znalost psaní v obchodním formátu je nezbytná. Tento komplexní průvodce vám poskytne znalosti, které potřebujete k vytvoření dobře strukturovaných obchodních odstavců.
1. Pochopení účelu psaní v obchodním formátu
Hlavním účelem psaní v obchodním formátu je sdělit své myšlenky nebo údaje jasným, organizovaným a profesionálním způsobem. Psaní v obchodním formátu by mělo být přesné a přímé a předávat vaše sdělení bez zbytečných slov. Mělo by být také stručné a obsahovat pouze nezbytné informace.
2. Naučte se základní prvky dobře strukturovaného obchodního odstavce
Dobře strukturovaný obchodní odstavec by měl obsahovat úvod, hlavní část a závěr. Úvod by měl čtenáři poskytnout přehled o tématu. Tělo by mělo obsahovat hlavní body a podpůrné důkazy. Závěr by měl shrnout klíčové body a poskytnout čtenáři výzvu k akci nebo další pokyny.
3. Uchopení různých typů obchodních dokumentů
Existuje mnoho různých typů obchodních dokumentů, například e-maily, zprávy, prezentace a poznámky. Každý typ má svůj vlastní soubor konvencí a zásad, které je třeba při psaní dodržovat. Pochopení těchto konvencí vám pomůže vytvářet efektivní obchodní dokumenty.
4. Porozumění tomu, jak vytvořit efektivní úvod
Efektivní úvod by měl čtenáře zaujmout a poskytnout mu přehled o tématu. Měl by také udávat tón zbytku dokumentu. Úvody by měly být stručné a neměly by používat příliš odborný jazyk.
5. Znalost zásad „pro a proti“ psaní v obchodním formátu
Při psaní v obchodním formátu je důležité zachovat profesionální jazyk. Vyhněte se slangu nebo neformálnímu jazyku a překontrolujte si gramatiku a pravopis. Kromě toho dbejte na to, abyste uváděli pouze nezbytné informace, a pokud možno používejte odrážky.
6. Použití vhodného tónu a stylu
Tón a styl obchodního dokumentu by měl odrážet firemní kulturu a hodnoty. Například tón e-mailu by měl být více konverzační než zprávy, zatímco styl prezentace by měl být formálnější než e-mail.
7. Vědět, kdy použít grafiku a vizuální prvky
Grafiku a vizuální prvky lze použít k ilustraci bodů a k rozčlenění dlouhých bloků textu. Je však důležité zařazovat grafiku a vizuální prvky pouze v případě, že jsou nezbytné. V opačném případě mohou působit rušivě a odvádět pozornost od celkového sdělení, které se snažíte předat.
8. Vytvoření působivého závěru
Závěr je to poslední, co si čtenář přečte, proto je důležité, aby byl zapamatovatelný. Závěr by měl shrnout klíčové body a poskytnout čtenáři výzvu k akci nebo další pokyny. Navíc by měl být napsán tak, aby ve čtenáři zanechal pocit uspokojení a informovanosti.
Budete-li se řídit tipy uvedenými v této obsáhlé příručce, budete schopni napsat efektivní obchodní odstavce, které určitě zapůsobí. Psaní v obchodním formátu vyžaduje praxi a pozornost věnovanou detailům, ale díky těmto tipům se můžete stát mistry tohoto řemesla.
Na tuto otázku neexistuje jediná „správná“ odpověď, protože různí autoři a firmy mohou mít různé preference pro formát odstavce. Obecně se však odstavec obvykle definuje jako skupina souvisejících vět, které se zaměřují na jednu hlavní myšlenku nebo téma. Odstavce jsou od sebe obvykle odděleny prázdným řádkem nebo odrážkou a obvykle začínají tematickou větou, která uvádí hlavní myšlenku odstavce.
Neexistuje žádné pevné pravidlo pro délku odstavce v obchodním psaní, protože délka se liší v závislosti na účelu psaní a publiku. Obecně však platí, že odstavce by neměly být ani příliš dlouhé, ani příliš krátké, protože oba extrémy mohou znesnadnit porozumění psanému textu. Dobrým pravidlem je, aby odstavce obsahovaly přibližně 3-5 vět.
Obecně platí, že v obchodním psaní se odstavce odsazují. V některých případech se však odstavce neodsazují. Například pokud je dokument velmi krátký nebo pokud se autor snaží o stručné a přehledné vyjádření, může se rozhodnout odstavce neodsazovat.
Existují čtyři obecné obchodní formáty, které se běžně používají v obchodní komunikaci: poznámka, dopis, zpráva a e-mail. Každý formát má svůj vlastní účel a publikum, proto je důležité zvolit ten správný pro vaše potřeby.
Memoranda jsou stručná interní sdělení, která se obvykle používají k oznámení něčeho nebo k předání pokynů týmu. Dopisy jsou formálnější sdělení, která se obvykle používají ke komunikaci se zákazníky, dodavateli nebo jinými externími stranami. Zprávy jsou formální dokumenty, které strukturovaným způsobem prezentují informace a často se používají k prezentaci zjištění nebo doporučení. E-maily jsou neformální komunikace, které lze použít k různým účelům, ale obvykle se používají pro rychlou komunikaci mezi jednotlivými uživateli.