. Zaznamenání částky daru v aplikaci QuickBooks
Přesná evidence darů v QuickBooks je pro neziskové a jiné organizace základním krokem pro sledování jejich darů. Před zaznamenáním daru je důležité zkontrolovat informace o dárci a ujistit se, že jsou všechny údaje správné. Dále je důležité určit typ daru a nastavit účet daru v aplikaci QuickBooks.
Dary mohou mít mnoho podob, například hotovost, šeky, online platby, zásoby, služby a věcné dary. Každý typ daru je třeba v systému QuickBooks evidovat jinak, proto je důležité porozumět různým typům darů a způsobu jejich evidence.
Nastavení účtu darů v aplikaci QuickBooks je prvním krokem pro evidenci darů. Účet darů slouží ke sledování všech přijatých darů a obvykle se v systému QuickBooks nastavuje jako samostatný bankovní účet.
Po nastavení účtu pro dary je důležité zadat do QuickBooks informace o dárci. Patří sem jméno dárce, jeho adresa a kontaktní údaje. Tyto informace budou použity pro generování potvrzení o daru a výkazů.
Po zadání informací o dárci je třeba do QuickBooks zaznamenat částku daru. To lze provést zaúčtováním daru jako příjmu nebo výdaje v závislosti na typu daru.
Příjmové doklady dárců by měly být vytvářeny pro všechny přijaté dary. Potvrzení dárce by mělo obsahovat všechny potřebné informace, jako je jméno, adresa a kontaktní údaje dárce, a také částku daru.
Po zaúčtování daru je důležité sledovat příspěvky dárců v aplikaci QuickBooks. To umožní organizacím sledovat všechny přijaté dary i celkové příspěvky dárců.
Organizace mohou v aplikaci QuickBooks generovat výkazy o příspěvcích dárců. Tyto sestavy lze použít ke sledování darů na měsíční, čtvrtletní nebo roční bázi a také k vytváření daňových dokladů.
V neposlední řadě je důležité odsouhlasit příspěvky dárců v aplikaci QuickBooks. To lze provést porovnáním záznamů o darech v QuickBooks s bankovními výpisy, abyste se ujistili, že všechny dary byly zaznamenány správně.
Chcete-li v aplikaci QuickBooks zaznamenat dar, musíte nastavit účet pro dary a poté vytvořit novou transakci a vybrat účet.
Chcete-li nastavit účet pro dary, přejděte do nabídky Účty > Účtová osnova a klikněte na tlačítko Nový. Jako typ účtu vyberte Ostatní příjmy a pojmenujte jej například „Dary“.
Chcete-li vytvořit novou transakci, přejděte do nabídky Bankovnictví a vyberte možnost Provádět vklady. V rozevírací nabídce Vklad na: vyberte účet, který jste vytvořili pro dary. Poté ve sloupci Z účtu vyberte účet, ze kterého byl dar přijat.
Do sloupce Částka zadejte částku daru. Můžete také přidat poznámku, ve které dar popíšete.
Po dokončení klepněte na tlačítko Uložit a zavřít.
Chcete-li vykázat dary v aplikaci QuickBooks, musíte pro každý dar vytvořit účet. Za tímto účelem přejděte do nabídky Účty a vyberte možnost „Účtová osnova“. Poté klikněte na tlačítko „Nový“ a z rozevírací nabídky vyberte možnost „Další typy účtů“. Odtud budete moci jako typ účtu vybrat „Dary“.
Po vytvoření účtu je třeba přidat jednotlivé dary na účet. To provedete tak, že přejdete do nabídky Účty a vyberete možnost „Registrovat“. Poté vyhledejte účet, který jste vytvořili pro dary, a klikněte na tlačítko „Přidat transakci“. Odtud budete moci zadat podrobnosti o daru, včetně částky a data.
Existuje několik různých způsobů, jak v aplikaci QuickBooks zaznamenat věcný dar. Prvním způsobem je vytvoření nového příjmového účtu speciálně pro věcné dary. To provedete tak, že přejdete do nabídky Účty a kliknete na Nový. V rozevírací nabídce Typ účtu vyberte možnost Příjmy a účet pojmenujte například „Věcné dary“.
Jakmile je účet založen, můžete věcné dary zaznamenat vytvořením nového zápisu do deníku. Přejděte do nabídky Záznam v deníku a klikněte na tlačítko Nový. V prvním řádku záznamu v deníku vyberte z rozevírací nabídky Účet účet Věcné dary. Do sloupce Debet zadejte celkovou hodnotu daru.
Ve druhém řádku záznamu v deníku vyberte z rozbalovací nabídky Účet příslušný výdajový účet. Může to být účet typu „Reklama“ nebo „Kancelářské potřeby“. Celkovou hodnotu daru uveďte do sloupce Kredit.
Věcné dary můžete zaúčtovat také vytvořením faktury. Za tímto účelem přejděte do nabídky Zákazníci a klikněte na možnost Vytvořit fakturu. Zadejte název zákazníka jako „Věcné dary“ a datum vystavení faktury jako datum daru.
V části Položky zadejte popis daru a do sloupce Sazba hodnotu daru. Nezapomeňte z rozbalovací nabídky Účet vybrat příjmový účet Věcné dary.
Po uložení faktury můžete zaevidovat platbu tak, že přejdete do nabídky Zákazníci a kliknete na možnost Přijmout platby. Zadejte datum platby a zaplacenou částku. Nezapomeňte v rozevírací nabídce Zákazník vybrat zákazníka In-Kind Donations.
Věcné dary můžete zaznamenat také vytvořením prodejního dokladu. Za tímto účelem přejděte do nabídky Zákazníci a klikněte na možnost Vytvořit prodejní účtenku. Zadejte název zákazníka jako „Věcné dary“ a datum prodeje jako datum daru.
V části Položky zadejte popis daru a do sloupce Sazba hodnotu daru. Nezapomeňte v rozevírací nabídce Účet vybrat příjmový účet Věcné dary.
Po uložení prodejního dokladu můžete platbu zaevidovat tak, že přejdete do nabídky Zákazníci a kliknete na možnost Přijmout platby. Zadejte datum platby a zaplacenou částku. Nezapomeňte z rozevírací nabídky Zákazník vybrat zákazníka In-Kind Donations (Věcné dary).