Zaměstnanci často potřebují předkládat zprávy o výdajích, aby jim mohly být proplaceny výdaje, které mají z vlastní kapsy. Důležitým úkolem je zajistit, aby zprávy o výdajích zaměstnanců byly přesné a v souladu s firemními zásadami. Tento komplexní průvodce poskytne přehled o procesu auditu zpráv o výdajích a nastíní nezbytné kroky a postupy k zajištění přesnosti a oprávněnosti výdajů zaměstnanců.
1. Přehled auditu zpráv o výdajích – Audit zpráv o výdajích zaměstnanců je důležitou funkcí finančních operací každé společnosti. Zajišťuje, že výdaje zaměstnanců jsou v souladu s firemními zásadami a že nedochází k podvodům. Aby bylo možné efektivně auditovat zprávy o výdajích, musí mít společnosti zavedený jasný a organizovaný proces, který popisuje nezbytné kroky.
2. Shromáždění potřebných dokumentů pro audit výkazů výdajů – Audit výkazů výdajů začíná shromážděním potřebných dokumentů. To zahrnuje zprávu o výdajích, originály účtenek a veškerou další podpůrnou dokumentaci. Případné nesrovnalosti mezi výkazem výdajů a původními doklady je třeba řešit a vyjasnit.
3. Nastínění procesu auditu zpráv o výdajích – Společnosti musí vytvořit proces auditu zpráv o výdajích, který nastíní nezbytné kroky pro audit. Tento proces auditu by měl také obsahovat pokyny, kdy by měl být audit proveden, kdo by jej měl provést a jak dokumentovat případná zjištění.
4. Stanovení jasných pokynů pro zprávy o výdajích – Pro úspěšnou kontrolu zpráv o výdajích je nezbytné stanovit jasné pokyny pro výdaje zaměstnanců. Společnosti musí definovat, jaké výdaje jsou povoleny, jak by měly být zdokumentovány a jaký je postup při jejich proplácení. To pomůže zajistit, aby výdaje zaměstnanců byly platné a oprávněné.
5. Zavedení vnitřních kontrol pro výdaje zaměstnanců – Aby bylo možné účinně kontrolovat výkazy výdajů zaměstnanců, musí mít společnosti zavedeny vnitřní kontroly. Vnitřní kontroly pomáhají zajistit, aby zaměstnanci dodržovali firemní zásady a aby nedocházelo k podvodům. Tyto kontroly by měly být pravidelně monitorovány a podle potřeby aktualizovány.
6. Porozumění běžným chybným klasifikacím výdajů – Při auditu výdajů zaměstnanců je důležité porozumět běžným chybným klasifikacím výdajů. Patří sem výdaje, které nejsou v souladu se zásadami společnosti, duplicitní výdaje a výdaje, které nesouvisejí s podnikatelskou činností. Auditoři si musí být těchto chybných klasifikací vědomi, aby zajistili, že budou propláceny pouze oprávněné výdaje.
7. Identifikace běžných červených příznaků ve zprávách o výdajích – Auditoři by si měli být vědomi běžných červených příznaků, které mohou naznačovat podvod nebo zneužití výdajů. Patří mezi ně nesrovnalosti mezi výkazem výdajů a původními doklady, výdaje, které nejsou v souladu s firemními zásadami, a zaměstnanci, kteří trvale předkládají vysoké výdaje.
8. Využití technologií pro audit zpráv o výdajích – K automatizaci mnoha úkolů spojených s auditem zpráv o výdajích lze využít technologie. Automatizovaná řešení mohou pomoci zefektivnit proces a zkrátit čas potřebný k auditu zpráv o výdajích. Technologii lze také využít k odhalení podvodné činnosti nebo nesprávně klasifikovaných výdajů.
Úspěšná kontrola výkazů výdajů zaměstnanců je pro finanční operace každé společnosti nezbytná. Tento komplexní průvodce poskytuje přehled nezbytných kroků a postupů k zajištění přesnosti a oprávněnosti výdajů zaměstnanců. Dodržováním popsaných postupů mohou společnosti efektivně kontrolovat výdaje zaměstnanců a zajistit jejich soulad s firemními zásadami.
Prvním krokem při auditu příjmů a výdajů je kontrola účetní závěrky společnosti. Získáte tak přehled o příjmech a výdajích společnosti. Dále budete chtít zkontrolovat podpůrnou dokumentaci k těmto položkám. Ta může zahrnovat prodejní faktury, bankovní výpisy a výkazy výdajů. Nakonec budete chtít otestovat správnost těchto položek jejich odsouhlasením s účetními výkazy.
Pro zajištění úplnosti výdajů můžete udělat několik klíčových věcí. Zaprvé se ujistěte, že máte zaveden systém sledování všech výdajů. Ten může zahrnovat fyzickou účetní knihu nebo účetní software. Ať už používáte jakýkoli systém, ujistěte se, že je pravidelně aktualizován.
Za druhé, pravidelně kontrolujte své výdaje. To vám pomůže odhalit případné chyby nebo opomenutí. V neposlední řadě si dobře vedete záznamy. To znamená uchovávat účtenky a dokumentaci ke všem výdajům. Díky těmto krokům si můžete být jisti, že vaše výdaje jsou úplné a přesné.
Chcete-li ručit za výdaje, musíte mít k dispozici podklady, které prokazují, že výdaje vznikly. Tato dokumentace může mít podobu účtenek, faktur nebo dokonce bankovních výpisů.