Příprava na setkání: Při pořádání profesionální obchodní schůzky je klíčová příprava. Před schůzkou je důležité, aby hostitel vytvořil program jednání, přidělil účastníkům úkoly, ujistil se, že všichni mají potřebné materiály, a poskytl veškeré základní informace, které mohou být potřebné. Kromě toho je důležité stanovit jasný čas začátku a konce schůzky a vybrat vhodné místo konání.
Aby schůzka probíhala hladce, měla by být na jejím začátku stanovena základní pravidla. Tato základní pravidla by měla určovat, jak bude schůzka probíhat a jak by se měli účastníci chovat. Mezi příklady základních pravidel patří zajištění včasného příchodu účastníků, omezení počtu řečníků najednou a zamezení vyrušování.
Během schůzky je důležité udržovat diskusi soustředěnou a v chodu. Pokud se konverzace začne odchylovat od tématu, měl by hostitel zdvořile vrátit schůzku zpět k programu. Kromě toho by měl hostitel zajistit, aby měl každý možnost přispět do diskuse.
Aby byla schůzka úspěšná, měli by mít všichni účastníci možnost poskytnout zpětnou vazbu a podělit se o své myšlenky. Hostitel by měl podporovat účast kladením otevřených otázek a umožnit skupinovou diskusi.
Na konci schůzky je důležité přidělit úkoly a delegovat odpovědnosti. To lze provést vytvořením časového plánu a přiřazením termínů k jednotlivým úkolům. Kromě toho by měl hostitel zajistit, aby všichni účastníci rozuměli svým rolím a tomu, co se od nich očekává.
V průběhu schůzky je důležité pořizovat podrobné poznámky o všech diskusích a přijatých rozhodnutích. Hostitel by měl zajistit, aby byly všechny poznámky zdokumentovány a zaznamenány pro budoucí použití.
Na závěr schůzky by měl hostitel shrnout diskusi a zopakovat všechny klíčové body. Kromě toho by měl hostitel všem poděkovat za účast a informovat je o tom, co mohou očekávat příště.
Po schůzce je důležité, aby hostitel navázal kontakt s účastníky a ujistil se, že všechny úkoly byly splněny. Kromě toho by měl hostitel sledovat všechny změny, aktualizace nebo termíny, které byly na schůzce projednány.
Na konci schůzky by měl hostitel vyhodnotit její efektivitu a určit případné oblasti pro zlepšení. To lze provést tak, že se zamyslíte nad programem jednání, proběhlými diskusemi a dosaženými výsledky.
Dodržováním těchto kroků mohou hostitelé zajistit, aby jejich obchodní schůzky byly efektivní, produktivní a úspěšné.
Existuje sedm základních pravidel pro efektivní schůzky:
1. Ujistěte se, že účel schůzky je jasný.
2. Ujistěte se, že všichni účastníci znají program jednání a jsou připraveni.
3. Začněte a ukončete schůzku včas.
4. Udržujte schůzku soustředěnou a na správné cestě.
5. Povzbuzujte všechny účastníky k účasti.
6. Zajistěte, aby byla přijata rozhodnutí a přiděleny akční body.
7. Po skončení schůzky se ujistěte, že jsou akční body splněny.
1. Přijďte včas. Tím projevíte úctu k času druhé osoby.
2. Buďte připraveni. Mějte připravený program a vězte, čeho chcete dosáhnout.
3. Buďte dobrým posluchačem. Nechte druhou osobu mluvit a skutečně naslouchejte tomu, co říká.
4. Mějte otevřenou mysl. Buďte ochotni vzít v úvahu i jiné názory.
5. Buďte uctiví. Chovejte se k druhé osobě zdvořile a s úctou.
6. Buďte profesionální. Zachovejte si profesionální vystupování za všech okolností.
7. Buďte pozitivní. Přistupujte k jednání s pozitivním přístupem.
8. Buďte orientováni na řešení. Zaměřte se na hledání řešení problémů.
9. Následné kroky. Po schůzce se s druhou osobou spojte, abyste se ujistili, že se věci posouvají kupředu.
10. Zdokumentujte schůzku. Během schůzky si dělejte poznámky a následně sepište zápis ze schůzky.
1. Ujistěte se, že účel schůzky je jasný a že všichni pozvaní na schůzku tento účel znají.
2. Ujistěte se, že program schůzky je dobře organizovaný a že všichni účastníci mají možnost se s ním před schůzkou seznámit.
3. Dbejte na to, aby schůzka probíhala profesionálně a aby se všichni účastníci vzájemně respektovali.
Tři P schůzky jsou: Příprava, Účast a Slušná interakce.
1. Předsedající: Předseda je zodpovědný za zajištění hladkého a efektivního průběhu schůze. Obvykle před schůzkou vytvoří program jednání a zajistí, aby byla pokryta všechna témata.
2. Zapisovatel: Zapisovatel je zodpovědný za zdokumentování všeho, co se na schůzi projednává. To je důležité pro vytvoření zápisu ze schůzky a zajištění toho, aby všichni byli na stejné straně.
3. Časoměřič: Časoměřič je zodpovědný za sledování času během schůzky. To je důležité pro zajištění toho, aby schůzka probíhala podle plánu a nepřetáhla se.
4. Přednášející: Přednášející je zodpovědný za vedení diskuse na určité téma. Obvykle přednese prezentaci nebo vede diskusi o určitém problému.
5. Účastník: Účastník je zodpovědný za to, že přispívá do diskuse a nabízí své vlastní nápady a příspěvky.