Audit správy záznamů je důležitý proces, který zajišťuje, aby organizace zůstaly v souladu s předpisy, zákony a zásadami, kterými se řídí jejich postupy vedení záznamů. Pro organizace je nezbytné pochopit základy auditu správy záznamů, aby zajistily přesnost, bezpečnost a integritu svých záznamů. Tento článek poskytne přehled základů auditu správy záznamů a také se bude zabývat významem pravidelného provádění auditů pro zajištění souladu s předpisy.
Jedním z nejdůležitějších kroků v procesu auditu správy záznamů je identifikace a dokumentace požadavků na audit. To zahrnuje pečlivé přezkoumání současných i historických záznamů a také vypracování komplexního seznamu požadavků na audit. Tento seznam by měl obsahovat platné předpisy, zákony a zásady, které je třeba dodržovat, aby byl zajištěn soulad.
Jakmile jsou identifikovány a zdokumentovány požadavky na audit správy záznamů, je důležité zavést účinné auditní procesy, které zajistí, že jsou tyto požadavky plněny. To zahrnuje vypracování kontrolních seznamů pro audit, výběr vhodných nástrojů pro audit a stanovení časového harmonogramu pro dokončení auditu. Je také důležité zajistit, aby byly procesy auditu pravidelně revidovány a aktualizovány tak, aby odrážely veškeré změny v předpisech, zákonech nebo zásadách.
Dalším krokem v procesu auditu správy záznamů je vlastní provedení auditu. Ten zahrnuje zkoumání záznamů, přezkoumání kontrolních seznamů auditu a použití nástrojů auditu k posouzení přesnosti, bezpečnosti a integrity záznamů. Je důležité zajistit, aby všichni auditoři zapojení do procesu byli řádně vyškoleni a kvalifikováni k provádění auditu.
Po provedení auditu je důležité vyhodnotit záznamy, aby bylo zajištěno, že jsou v souladu s předpisy, zákony a zásadami, které je upravují. To zahrnuje přezkoumání záznamů z hlediska přesnosti, posouzení bezpečnostních opatření a ověření standardů integrity. Jakékoli nesrovnalosti by měly být včas identifikovány a řešeny.
Proces auditu by měl být zakončen vytvořením zprávy o auditu, která popisuje zjištění auditu. Tato zpráva by měla být pečlivě vyhodnocena, aby bylo zajištěno, že byly dodrženy všechny předpisy, zákony a zásady. Veškeré problémy s nedodržováním předpisů by měly být včas řešeny.
Pokud jsou během auditu správy záznamů zjištěny problémy s nedodržováním předpisů, je důležité zavést zlepšení, která zajistí, že záznamy budou v souladu s předpisy. To může zahrnovat zavedení nových procesů a postupů, vypracování dalších bezpečnostních opatření nebo zavedení nových technologií.
V neposlední řadě je důležité vést auditní dokumentaci, která prokáže soulad s platnými předpisy, zákony a zásadami. To zahrnuje vedení kontrolních seznamů auditu, zpráv o auditu a dalších dokumentů souvisejících s auditem. Tato dokumentace by měla být pravidelně kontrolována, aby se zajistila její aktuálnost a přesnost.
Audit správy záznamů je důležitý proces, který zajišťuje, aby organizace dodržovaly předpisy, zákony a zásady, jimiž se řídí příslušné postupy vedení záznamů. Pro organizace je nezbytné pochopit základy auditu správy záznamů, identifikovat a dokumentovat požadavky na audit, zavést účinné procesy auditu, provádět audity, vyhodnocovat záznamy z hlediska shody, vytvářet a vyhodnocovat zprávy o auditu, zavádět zlepšení shody a vést dokumentaci auditu. Tento komplexní průvodce poskytuje přehled efektivních postupů auditu správy záznamů a význam pravidelného provádění auditů pro zajištění shody.
Existují čtyři složky auditu správy záznamů:
1. Přezkum programu správy záznamů – Tato složka posuzuje, zda je program správy záznamů přiměřený a účinný. Zahrnuje hodnocení politiky, postupů a praxe správy záznamů.
2. Posouzení záznamů – Tato složka hodnotí přiměřenost a účinnost samotných záznamů. Zahrnuje hodnocení přesnosti, úplnosti a včasnosti záznamů.
3. Hodnocení postupů správy záznamů – Tato složka hodnotí přiměřenost a účinnost postupů správy záznamů. Zahrnuje hodnocení postupů a praktik správy záznamů.
4. Přezkum systému správy záznamů – Tato složka hodnotí přiměřenost a účinnost systému správy záznamů. Zahrnuje hodnocení softwaru a hardwaru pro správu záznamů.
Existuje sedm základních auditorských postupů:
1. Kontrola dokumentů a záznamů – Zahrnuje fyzickou kontrolu dokumentů a záznamů s cílem zajistit jejich pravost a správnost.
2. Dotazování se vedení – Jedná se o kladení otázek vedení s cílem získat představu o vnitřních kontrolách a postupech organizace.
3. Pozorování procesů a postupů – zahrnuje pozorování procesů a postupů organizace s cílem zajistit jejich dodržování.
4. Testování transakcí – Jedná se o testování vzorku transakcí s cílem zajistit jejich správné zaznamenání.
5. Analýza dat – Jedná se o analýzu finančních dat s cílem identifikovat trendy a nesrovnalosti.
6. Odsouhlasení účtů – Jedná se o odsouhlasení účtů s cílem zajistit jejich správnost.
7. Kontrola výkazů – Jedná se o kontrolu finančních výkazů s cílem identifikovat neobvyklé nebo neočekávané položky.