1: Co je to výkaz událostí?
Výkaz událostí je popis určité události s uvedením všech důležitých informací o události a jejích účastnících. Běžně se používá v odděleních lidských zdrojů (HR), kde pomáhá řešit problémy a spory. Tento komplexní průvodce vám vysvětlí, jak napsat přesné prohlášení o událostech v případě událostí v oblasti lidských zdrojů.
Nejdůležitějším krokem při psaní přesného výkazu událostí je shromáždění potřebných informací. To zahrnuje shromáždění informací od všech relevantních stran zapojených do incidentu a také od případných svědků události. Je důležité být důkladný a zahrnout všechny dostupné informace.
Po shromáždění všech potřebných informací je důležité výpověď správně naformátovat. To zahrnuje uvedení jasného a stručného záhlaví a chronologického seznamu událostí a podrobností. Je také důležité dbát na to, aby bylo prohlášení napsáno profesionálně a nezaujatě.
Při psaní výpovědi je důležité uvést všechny důležité informace uspořádaným a stručným způsobem. To zahrnuje podrobný popis incidentu a zúčastněných stran, jakož i sled událostí. Je také důležité vyvarovat se použití jakéhokoli jazyka, který by mohl být považován za zaujatý nebo předpojatý.
Při psaní výpovědi o událostech je nezbytné používat vhodný jazyk. Je důležité vyvarovat se používání jakéhokoli jazyka, který by mohl být považován za pobuřující nebo hanlivý, protože by to mohlo být považováno za formu diskriminace. Je také důležité vyhnout se používání jakéhokoli jazyka, který by mohl být vnímán jako neuctivý nebo neprofesionální.
Při psaní výpovědi o událostech je důležité vyvarovat se vynechání jakýchkoli relevantních faktů nebo informací. To zahrnuje uvedení všech relevantních podrobností o incidentu, jakož i všech důkazů, které by mohly pomoci podpořit výpověď. Vynechání faktů nebo důkazů by mohlo vést k tomu, že výpověď bude nepřesná nebo nespolehlivá.
Při psaní výpovědi o událostech je důležité zajistit přesnost. To zahrnuje dvojí kontrolu všech faktů nebo podrobností, které jsou ve výroku uvedeny, a také všech předložených důkazů. Je také důležité ujistit se, že všechny obsažené informace jsou spolehlivé a přesné.
Po sepsání výpovědi o událostech je důležité ji upravit a revidovat. To zahrnuje překontrolování výpovědi, zda v ní nejsou nepřesnosti nebo vynechávky, a také zda v ní nejsou použity výrazy, které by mohly být považovány za pobuřující nebo zaujaté. Je také důležité zajistit, aby bylo prohlášení napsáno profesionálně a nezaujatě.
Po úpravě a revizi prohlášení je důležité jej předložit příslušným stranám. To zahrnuje předložení prohlášení personálnímu oddělení a také dalším stranám zapojeným do incidentu. Je také důležité zajistit, aby bylo prohlášení předloženo včas.
Při psaní prohlášení k pracovnímu incidentu je důležité být co nejjasnější a nejstručnější. Uveďte všechny důležité podrobnosti o tom, co se stalo, kdy se to stalo a kdo se toho účastnil. Pokud existují nějací svědci, nezapomeňte uvést jejich jména a kontaktní údaje. Nakonec nezapomeňte prohlášení podepsat a opatřit datem.
Když podáte stížnost personálnímu oddělení, pravděpodobně vás požádá o svědeckou výpověď. Jedná se jednoduše o písemný popis toho, co se stalo, z vašeho pohledu. Uveďte co nejvíce podrobností, včetně dat, časů a jmen zúčastněných osob. Nezapomeňte uvést, s jakým problémem se potýkáte a proč se domníváte, že je nespravedlivý nebo diskriminační. Pokud máte nějakou dokumentaci na podporu svého tvrzení, nezapomeňte ji také přiložit.
Prvním krokem je určit, k čemu má prohlášení sloužit. Je to kvůli hodnocení pracovního výkonu? Pro disciplinární řízení? Nebo něco jiného? Jakmile znáte účel, můžete začít výpověď tvořit.
Při psaní buďte jasní a struční. Vyvarujte se květnatého jazyka nebo žargonu, kterému by zaměstnanec nemusel rozumět. Držte se faktů a buďte co nejkonkrétnější.
Pokud je vyjádření určeno k hodnocení pracovního výkonu, uveďte jak pozitivní, tak negativní zpětnou vazbu. Buďte upřímní v hodnocení silných a slabých stránek zaměstnance. Pokud se výpověď týká disciplinárního opatření, zaměřte se na konkrétní přestupek a jeho důsledky.
Po sepsání prohlášení nechte zaměstnance podepsat a opatřete jej datem. Tím potvrdí, že si prohlášení přečetl a porozuměl mu.
Tři „C“ zprávy o incidentu jsou následující:
1. Okolnosti – co vedlo k incidentu? Jaké byly podmínky v daném okamžiku?
2. Přispívající faktory – Co přispělo k incidentu? Existovaly nějaké faktory prostředí?
3. Příčiny – Co bylo příčinou incidentu? Byla příčinou lidská chyba?
Existuje pět prvků dobré zprávy o incidentu:
1. Kdo byl do incidentu zapojen?
2. Co se stalo?
3. Kdy se to stalo?
4. Kde se to stalo?
5. Proč se to stalo?
Tyto prvky jsou důležité pro pochopení podrobností incidentu a pro prevenci budoucích incidentů.