Pokud jde o odmítnutí nabídky RFP, klíčová je prevence. Nejlepší je před podpisem a závazkem k projektu provést předběžnou kontrolu. Analyzujte rozsah prací, časový plán a zdroje potřebné k dokončení projektu a rozhodněte, zda je možné jej přijmout. Pokud ne, zdvořile jej předem odmítněte a předejděte tak případným nedorozuměním a pozdějším frustracím.
Při odmítnutí nabídky RFP je důležité být transparentní a upřímný ve svých důvodech. To může pomoci zachovat pracovní vztah mezi vámi a klientem nebo dodavatelem. Vysvětlete důvody, proč nemůžete RFP přijmout, ať už je to z důvodu nedostatku zdrojů, časových omezení nebo jiných faktorů.
Při odmítnutí RFP je důležité používat profesionální jazyk. Vyvarujte se používání jakýchkoli emocemi nabitých slov nebo frází. Místo toho udržujte komunikaci zdvořilou a slušnou. Držte se faktů a vysvětlete, proč nemůžete návrh přijmout.
V některých případech můžete být schopni najít jiná řešení, která klientovi nebo prodejci pomohou. Pokud například nemůžete projekt přijmout z důvodu nedostatku zdrojů, můžete být schopni doporučit jiného dodavatele, který je pro řešení projektu vhodnější.
Dalším způsobem, jak zdvořile odmítnout nabídku RFP, je nabídnout alternativy. Pokud nemůžete projekt přijmout z důvodu nedostatku zdrojů nebo časových omezení, zvažte možnost navrhnout alternativní řešení. Můžete například nabídnout spolupráci s klientem nebo dodavatelem na menším projektu nebo navrhnout alternativní časový plán.
Při odmítnutí nabídky RFP je dobré poskytnout konstruktivní zpětnou vazbu. Ta může mít podobu podrobného vysvětlení, proč nemůžete návrh přijmout, nebo nabídnutí návrhů, jak návrh zatraktivnit.
Po odmítnutí nabídky RFP je důležité na klienta nebo dodavatele navázat další kontakt. To může pomoci udržet dobré pracovní vztahy a zajistit, že všechny strany s rozhodnutím souhlasí.
V neposlední řadě je důležité zdržet se dalších diskusí o odmítnutém RFP. To může pomoci předejít případným nedorozuměním nebo frustracím.
Když obdržíte RFQ (žádost o cenovou nabídku), můžete se rozhodnout, že o projekt nemáte zájem nebo že nejste schopni splnit požadavky. V obou případech je důležité sdělit své rozhodnutí klientovi profesionálním způsobem.
Prvním krokem je zaslání zdvořilého e-mailu klientovi s poděkováním za to, že vás pro projekt zvažuje. Poté byste měli uvést své rozhodnutí a stručně vysvětlit, proč se projektu nemůžete ujmout. Je také užitečné poskytnout alternativní doporučení, pokud je to možné.
Děkuji, že jste mě zvážili pro váš nadcházející projekt. Po pečlivém zvážení jsem se rozhodl, že tento projekt nemohu přijmout. Omlouvám se za případné nepříjemnosti.
Pokud stále potřebujete pomoc, doporučuji kontaktovat [jméno konkurenta] nebo [jméno jiného potenciálního dodavatele]. Děkuji vám za váš čas a přeji vám hodně štěstí při realizaci vašeho projektu.
Existuje několik okolností, kdy byste na nabídku RFP neměli reagovat. Pokud se nabídka RFP týká projektu, který se pro vaši společnost nehodí, pokud nejste schopni dodržet termín nabídky RFP nebo pokud nejste schopni vyčlenit zdroje potřebné k dokončení projektu, pak byste na nabídku RFP neměli reagovat.
Když jste poprvé osloveni s nabídkou, měli byste za tuto příležitost poděkovat. Poté můžete vysvětlit, že jste nabídku pečlivě zvážili, ale rozhodli jste se, že pro vás není vhodná. Znovu poděkujte dotyčnému za jeho čas a úsilí a dejte mu najevo, že si vážíte jeho zájmu o spolupráci s vámi.
Při odmítnutí smlouvy je důležité chovat se profesionálně a zdvořile. Možná budete chtít vysvětlit důvody odmítnutí, ale nezapomeňte pomlouvat druhou stranu nebo podmínky smlouvy. Poděkujte druhé straně za její čas a úsilí a dejte jí najevo, že si vážíte jejího zájmu.
Existuje několik důvodů, proč bývají návrhy zamítány:
1) Návrh není vhodný pro danou společnost – toto je pravděpodobně nejčastější důvod, proč jsou návrhy zamítány. Pokud návrh není pro společnost vhodný, není důvod, aby jej přijala.
2) Návrh není dobře napsaný – Návrh, který není dobře napsaný, bude pravděpodobně odmítnut jednoduše proto, že mu není snadné porozumět nebo se jím řídit.
3) Návrh není realistický – Návrh, který není realistický, nebude přijat, protože není realizovatelný.
4) Cena návrhu není konkurenceschopná – Pokud cena návrhu není konkurenceschopná, společnost pravděpodobně zvolí jiný návrh, který je levnější.