Hlavní výhody sdružování e-mailů pro úspěšné přeposílání příjemcům
Proces sdružování e-mailů je účinný způsob, jak zjednodušit přeposílání více e-mailů najednou. Spojení e-mailů do balíčku usnadňuje uspořádání jednotlivých e-mailů a jejich přeposlání správným příjemcům. Obecně se e-maily shromáždí a zabalí do jednoho e-mailu a odešlou se příjemci. Je důležité znát základy sdružování e-mailů, abyste se ujistili, že je prováděno správným způsobem.
Před odesláním sdruženého e-mailu je třeba jej správně nastavit. To zahrnuje výběr správných e-mailů, které mají být do balíčku zahrnuty, a jejich následné seřazení do správného pořadí. Jakmile jsou e-maily seřazeny, můžete sestavit nový e-mail a poté k němu připojit e-maily. Tím zajistíte správné odeslání zprávy příjemci.
Použití přístupu založeného na sdružování e-mailů má řadu výhod. Zaprvé umožňuje rychle a snadno přeposlat více e-mailů najednou. To šetří čas, protože nemusíte přeposílat každý e-mail zvlášť. Za druhé usnadňuje příjemci sledování všech e-mailů. Příjemce může snadno zjistit, které e-maily byly do balíčku zahrnuty, a také pořadí, v jakém byly odeslány.
Abyste mohli odeslat svazkový e-mail, musíte vědět, jak jej správně adresovat. Obecně platí, že při adresování svazkového e-mailu byste měli do pole „Komu“ uvést jména příjemců a další důležité informace, jako je datum a předmět e-mailu. To pomůže zajistit, že zpráva bude odeslána správným osobám.
Při odesílání sdruženého e-mailu je důležité vybrat správné příjemce. Svazek byste měli posílat pouze těm lidem, kteří musí e-maily dostávat, protože zaslání příliš mnoha lidem může způsobit zmatek. Je také důležité zkontrolovat, zda každý příjemce udělil souhlas se zasíláním e-mailů.
Dalším důležitým aspektem při odesílání svazku e-mailů je přidání všech potřebných příloh. Může se jednat o obrázky, dokumenty nebo jiné soubory, které je třeba do svazku zahrnout. Před odesláním byste se měli ujistit, že jsou přílohy správně naformátovány a mají správnou velikost.
Abyste ušetřili čas a zefektivnili proces vytváření balíčků e-mailů, je možné tento proces automatizovat. Automatizace procesu znamená, že e-maily lze svázat a odeslat bez jakéhokoli ručního zásahu. To lze provést pomocí softwaru pro automatizaci e-mailů, který lze nastavit tak, aby e-maily svazoval a odesílal automaticky.
Jakmile nastavíte automatizovaný proces svazování e-mailů, můžete použít několik tipů, které jej ještě zefektivní. Zaprvé byste se měli snažit zajistit, aby byly e-maily odesílány co nejrychleji. Za druhé byste se měli snažit minimalizovat velikost příloh, protože to může pomoci zkrátit dobu potřebnou k odeslání e-mailů. A konečně byste měli e-maily před odesláním zkontrolovat, abyste se ujistili, že jsou přesné a dobře naformátované.
Ano, e-maily k přeposlání můžete kombinovat. K tomu stačí vytvořit nový e-mail a adresovat jej požadovanému příjemci. Poté otevřete e-mail, který chcete přeposlat, a klikněte na tlačítko „Přeposlat“. Tím se otevře nové okno s obsahem e-mailu. Zde můžete zprávu upravit podle potřeby a poté kliknout na tlačítko „Odeslat“.
Chcete-li v aplikaci Outlook automaticky přeposílat e-maily více příjemcům, musíte nastavit poštovní pravidlo. Za tímto účelem otevřete aplikaci Outlook a klikněte na kartu Soubor. Poté klikněte na tlačítko Spravovat pravidla a upozornění.
V dialogovém okně Pravidla a upozornění klikněte na tlačítko Nové pravidlo. V dalším dialogovém okně vyberte možnost „Použít pravidlo na přijaté zprávy“. Poté klikněte na tlačítko Další.
V dalším dialogovém okně je třeba vybrat podmínky pravidla. Pro toto konkrétní pravidlo budete muset vybrat podmínku „s konkrétními slovy v záhlaví zprávy“. Po výběru této podmínky klikněte na odkaz Specifická slova.
V dalším dialogovém okně bude třeba zadat konkrétní slova, která budou pravidlo spouštět. Můžete například zadat „forward“ nebo „fwd“. Po zadání konkrétních slov klikněte na tlačítko Přidat a poté na tlačítko OK.
Zpět v předchozím dialogovém okně se ujistěte, že je vybrána podmínka „s konkrétními slovy v záhlaví zprávy“, a poté klikněte na tlačítko Další.
V dalším dialogovém okně je třeba vybrat akci pro pravidlo. Pro toto konkrétní pravidlo je třeba vybrat akci pro „přeposlat lidem nebo distribučnímu seznamu“. Po výběru této akce klikněte na odkaz „people or distribution list“.
V dalším dialogovém okně bude třeba zadat e-mailové adresy osob nebo distribučního seznamu, kterým chcete e-mail přeposlat. Po zadání e-mailových adres klikněte na tlačítko Přidat a poté na tlačítko OK.
Zpět v předchozím dialogovém okně se ujistěte, že je vybrána akce „přeposlat lidem nebo distribučnímu seznamu“, a poté klikněte na tlačítko Další.
V dalším dialogovém okně je třeba vybrat výjimku pro pravidlo. Pro toto konkrétní pravidlo budete muset vybrat výjimku pro „kromě případů, kdy je označeno jako prioritní“. Po výběru této výjimky klikněte na tlačítko Další.
V dalším dialogovém okně bude třeba pravidlo pojmenovat. Pravidlo můžete například pojmenovat „Přeposílání e-mailů“. Po zadání názvu pravidla klikněte na tlačítko Dokončit.
Vaše pravidlo bude nyní vytvořeno a aktivováno. Všechny přijaté e-maily, které splňují kritéria pravidla, budou automaticky přeposlány na zadané e-mailové adresy.