Prvním krokem k zavedení účetního systému je pochopení toho, co je to účetní systém a proč je důležitý. Účetní systém je soubor procesů a postupů, které se používají ke sledování, evidenci a řízení finančních činností organizace. Cílem účetního systému je poskytovat přesné a včasné finanční informace, které lze využít k přijímání informovaných obchodních rozhodnutí.
Účetní systém se obvykle skládá ze tří hlavních prvků: deníku, hlavní knihy a zkušební rozvahy. Deník je místem, kde se prvotně zaznamenávají transakce, a je výchozím bodem účetního procesu. Účetní kniha pak slouží ke kategorizaci transakcí a sledování jejich dopadu na finanční situaci podniku. A konečně zkušební bilance je souhrnem všech transakcí v účetním systému a slouží k zajištění přesnosti a úplnosti systému.
Přesné vedení záznamů je pro úspěch každého účetního systému nezbytné. Je důležité přesně zaznamenávat transakce do deníku a dbát na aktuálnost a správnou kategorizaci účetní knihy. Bez přesných záznamů je obtížné přesně posoudit finanční stav podniku a činit informovaná rozhodnutí.
Další důležitou součástí účetního systému jsou vnitřní kontroly. Vnitřní kontroly jsou postupy, které slouží k prevenci chyb a podvodů, k ochraně majetku a k zajištění přesnosti finančních výkazů. Mezi příklady vnitřních kontrol patří oddělení povinností, požadavek na autorizaci transakcí a požadavek na odsouhlasení účtů.
V posledních letech se automatizace stává stále důležitějším prvkem účetních systémů. Automatizace usnadňuje správu a sledování účetních záznamů a také snižuje chybovost a zvyšuje přesnost. Automatizace také umožňuje rychlé generování výkazů, které lze využít k informovanému rozhodování.
Dalším důležitým prvkem účetního systému je výkaznictví. Výkazy slouží k tomu, aby zainteresovaným stranám poskytly přehled o finanční situaci společnosti. Reporty mohou být různé, od jednoduchých rozvah až po složité účetní výkazy.
Bezpečnost je důležitou součástí každého účetního systému. Je důležité zajistit přesnost a integritu systému a chránit jej před neoprávněným přístupem. To může zahrnovat fyzická bezpečnostní opatření, jako jsou zámky na dveřích, a digitální bezpečnostní opatření, jako je šifrování a řízení přístupu.
Audit je proces ověřování přesnosti a úplnosti záznamů v účetním systému. Audit může být prováděn interně společností nebo externě třetí stranou. Audit zajišťuje, že účetní výkazy jsou přesné a že systém je v souladu s platnými zákony a předpisy.
Tři základní prvky účetního systému – deník, hlavní kniha a zkušební rozvaha – jsou základem každého úspěšného účetního systému. Je důležité vést přesné záznamy, zavést vnitřní kontroly, automatizovat procesy, vytvářet výkazy a zajistit bezpečnost. Důležitou součástí každého účetního systému je také audit, který zajišťuje přesnost a úplnost záznamů. Pochopením a zavedením tří základních prvků účetního systému mohou organizace vytvořit komplexní a efektivní účetní systém.
Prvky účetního systému jsou následující:
-zdrojové doklady
-účetní osnova
-hlavní kniha
-zkušební rozvaha
-finanční výkazy
Tři hlavní funkce účetnictví jsou zaznamenávat, třídit a shrnovat finanční transakce. Účetnictví poskytuje informace, které slouží k rozhodování o alokaci zdrojů.
Zaznamenáváním se rozumí proces systematického zachycování finančních transakcí. To zahrnuje identifikaci zúčastněných stran, datum transakce, peněžní částku a důvod transakce.
Klasifikace se týká procesu seskupování podobných transakcí. To napomáhá lepší přehlednosti a srozumitelnosti dat.
Shrnutí se týká procesu vytváření finančních výkazů, které poskytují přehled o finanční situaci podniku. Patří sem výkaz zisku a ztráty, rozvaha a výkaz peněžních toků.
Existují tři klíčové oblasti, které v současné době ovlivňují účetní informační systémy:
1. Rostoucí složitost podnikových operací ztěžuje tradičním účetním systémům udržet krok. To platí zejména pro podniky, které působí ve více zemích nebo mají složité dodavatelské řetězce.
2. Rozšíření nových technologií, jako je cloud computing a mobilní zařízení, usnadňuje podnikům zavádění nového účetního softwaru a systémů. To vede k větší konkurenci na trhu účetního softwaru a systémů.
3. Rostoucí regulace účetní profese vede k vyšším nárokům na účetní informační systémy. To platí zejména pro veřejné společnosti, které musí dodržovat Sarbanes-Oxley a další předpisy.