Náhrada některých služebních výdajů zaměstnancům je běžnou praxí mnoha podniků. Při nakládání s těmito náhradami je však třeba vzít v úvahu daňové dopady a předpisy. Je důležité pochopit, jak tyto náhrady ovlivňují vaši daňovou povinnost, jaké výdaje jsou způsobilé k proplacení, jak správně vykazovat náhrady a další pravidla a předpisy, které jsou s náhradami spojeny. V tomto přehledném průvodci se budeme věnovat všem základům náhrad výdajů a poskytneme vám potřebné informace, abyste se ujistili, že s náhradami nakládáte správně.
1. Co je to náhrada výdajů?
Náhrada výdajů je platba zaměstnanci na úhradu výdajů, které mu vzniknou při plnění pracovních úkolů. Tyto platby se mohou týkat cestovních výdajů, služebních potřeb nebo jiných schválených výdajů. Náhrady výdajů se nepovažují za zdanitelný příjem zaměstnance a nepodléhají dani ze mzdy.
2. Jak platby náhrad ovlivňují vaši daňovou povinnost?
Výplaty náhrad nemají vliv na vaši daňovou povinnost a nejsou pro zaměstnance zdanitelným příjmem. Zaměstnavatel však může z náhrad platit daň ze mzdy, pokud jsou považovány za zdanitelný příjem.
3. Jsou náhrady považovány za příjem?
Ne, náhrady se nepovažují za příjem a nepodléhají dani ze mzdy. Pokud se však jedná o náhradu služebního výdaje, který by byl bez náhrady odečitatelný, může být náhrada považována za zdanitelný příjem.
4. Pochopení pravidel a předpisů IRS týkajících se náhrad výdajů
IRS má určitá pravidla a předpisy týkající se náhrad výdajů. Zaměstnavatel musí mít zavedeny formální písemné zásady pro poskytování náhrad, které se řídí pokyny IRS. V zásadách musí být uvedeno, jaké výdaje jsou způsobilé k proplacení, a musí být poskytnuty zaměstnanci.
5. Jaký je rozdíl mezi hrazenými a nehrazenými výdaji?
Hrazené výdaje jsou výdaje, které hradí zaměstnavatel, zatímco nehrazené výdaje jsou výdaje, které zaměstnavatel nehradí. Nehrazené výdaje lze odečíst v daňovém přiznání zaměstnance, pokud splňují kritéria IRS.
6. Jak správně zaúčtovat náhrady v daňovém přiznání
Náhrady nejsou považovány za zdanitelný příjem a neměly by být zahrnuty do daňového přiznání zaměstnance. Veškeré neproplacené výdaje, které splňují kritéria IRS, však mohou být v daňovém přiznání zaměstnance odečteny.
7. Jaké jsou sankce za neoznámení proplacených výdajů?
Pokud zaměstnavatel nevykáže náhrady výdajů jako zdanitelný příjem, může se vystavit sankcím ze strany IRS. Kromě toho mohou být sankcím vystaveni i zaměstnanci, pokud náhrady neuvedou ve svém daňovém přiznání.
8. Jaké jsou nejčastější typy proplácených výdajů?
Mezi nejběžnější typy proplácených výdajů patří cestovní výdaje, služební potřeby a další schválené výdaje. Zaměstnavatel by měl mít zavedeny formální písemné zásady, které stanoví, jaké výdaje jsou způsobilé k proplacení.
9. Jak maximalizovat výhody spojené s náhradami výdajů
Nejlepším způsobem, jak maximalizovat výhody spojené s náhradami výdajů, je zajistit, aby všechny způsobilé výdaje byly řádně zdokumentovány a zaúčtovány. Zaměstnavatel by měl mít písemné zásady proplácení výdajů, které stanoví, jaké výdaje jsou způsobilé k proplacení. Kromě toho by všechny náhrady měly být nahlášeny finančnímu úřadu v souladu s jeho pravidly a předpisy.
Uhrazené výdaje by měly být vykazovány v účetnictví, pokud jsou považovány za součást provozních výdajů společnosti. Pokud výdaje nejsou považovány za součást provozních nákladů společnosti, pak by neměly být v účetní evidenci vykazovány.
Ano, náhrady za zprávy o výdajích podléhají zdanění. Částka náhrady je zahrnuta do zdanitelného příjmu zaměstnance a podléhá srážkové dani a dani ze mzdy.
Když je zaměstnanci proplacen výdaj, společnost zaúčtuje snížení peněžních prostředků a odpovídající zvýšení na účtu výdajů. Konkrétní použitý nákladový účet závisí na typu hrazeného výdaje. Například pokud jsou zaměstnanci proplaceny cestovní výdaje, společnost zaznamená snížení hotovosti a zvýšení na účtu cestovních výdajů.
Náhrada služebních výdajů se nezapočítává do příjmů. Jedná se pouze o úhradu výdaje, který již podnik vynaložil.
Ne, náhrady výdajů se nepovažují za mzdu a nejsou zahrnuty do formuláře W-2 zaměstnance. Místo toho se vykazují na samostatném formuláři zvaném IRS Form 1099-MISC.