Vytvoření soustředěného a produktivního programu schůzky vyžaduje, abyste věnovali čas definování cílů schůzky. Toho lze dosáhnout stanovením jasných cílů a očekávání a ujištěním se, že všichni zúčastnění chápou, čeho má být na schůzce dosaženo.
Pro zajištění úspěchu plánovací schůzky je nezbytné vybrat správné účastníky. To vyžaduje zvážit, kdo bude mít ze schůzky největší prospěch a kdo má potřebné znalosti nebo odbornost, aby mohl přispět k diskusi.
3. Plánování logistiky: Po stanovení cílů a účastníků je dalším krokem naplánování logistiky schůzky. To zahrnuje rozhodnutí o místě, čase a datu setkání a také zvážení případného potřebného audiovizuálního vybavení nebo jiných materiálů, které mohou být zapotřebí.
Program plánovací schůzky by měl být pečlivě připraven, aby bylo zajištěno splnění cílů schůzky. To zahrnuje vytvoření struktury schůzky, nastínění témat, která se budou projednávat, a přidělení rolí a odpovědností účastníkům.
Aby byla plánovací schůzka produktivní a efektivní, je důležité poskytnout účastníkům potřebné podklady a souvislosti. Toho lze dosáhnout přípravou materiálů, jako jsou prezentace v PowerPointu, podklady nebo tabulky, které pomohou vést diskusi.
Plánování přestávek v průběhu plánovací schůzky může pomoci udržet účastníky zapojené a soustředěné. Přestávky poskytují účastníkům příležitost zamyslet se nad diskusí, klást otázky a poskytovat zpětnou vazbu.
Během plánovací schůzky je důležité pořizovat si poznámky, aby bylo možné zdokumentovat všechny klíčové myšlenky nebo rozhodnutí, která byla učiněna. To pomůže zajistit, aby byly splněny cíle schůzky a aby byla všechna rozhodnutí řádně zaznamenána.
8. Následné kroky: Posledním krokem při vytváření efektivní agendy plánovací schůzky je zajištění řádného následného postupu. To zahrnuje zadání úkolů účastníkům a stanovení termínů pro jejich splnění, jakož i připomenutí účastníkům jejich povinností a poskytnutí potřebných zdrojů.
Tři P plánování schůzky jsou následující:
1. Účel – jaký je účel schůzky? Jaký je požadovaný výsledek?
2. Lidé – Kdo se musí schůzky zúčastnit? Kdo bude rozhodovat?
3. Místo – Kde se bude schůzka konat? Jaký typ prostředí je pro schůzku nejvhodnější?
1. Název a logo společnosti
2. Datum a čas konání schůzky
3. Místo konání schůzky
4. Jména účastníků schůzky
5. Datum a čas konání schůzky
. Témata, o kterých se bude jednat
6. Pořadí, v jakém budou témata projednávána
7. V jakém pořadí budou projednávána? Čas vyhrazený pro každé téma
Program schůze by měl obsahovat seznam témat, která se budou projednávat, a také čas vyhrazený pro každé téma. Je také užitečné uvést stručný popis každého tématu a jméno osoby odpovědné za vedení diskuse.
Při plánování schůzky existuje sedm kroků:
1. Definujte účel schůzky.
2. Stanovte program jednání.
3. Zvolte datum, čas a místo konání.
4. Rozeslat pozvánky.
5. Připravte se na schůzku.
6. Proveďte schůzku.
7. Následné kroky po schůzce.
Při plánování schůzky je důležité zvážit účel schůzky a požadovaný výsledek. Jakmile je stanoven účel a výsledek, lze podle toho strukturovat schůzku. Struktura plánovací schůzky se bude lišit v závislosti na účelu schůzky, ale existují některé společné prvky, které se obvykle zahrnují.
Prvním krokem je vypracování programu schůzky. Program by měl být navržen tak, aby skupině pomohl dosáhnout požadovaného výsledku. Měl by být stručný a jasně nastínit témata, která se budou projednávat, a pořadí, v jakém se budou projednávat.
Dále by měl facilitátor schůzky představit účel schůzky a požadovaný výsledek. Poté by měl facilitátor vysvětlit program jednání a způsob, jakým pomůže skupině dosáhnout požadovaného výsledku.
Po úvodu by skupina měla začít diskutovat o tématech uvedených v programu. Facilitátor by měl vyzvat všechny členy skupiny k účasti na diskusi. Každý člen by měl mít možnost podělit se o své myšlenky a názory.
V průběhu diskuse by skupina měla začít hledat možná řešení daného problému nebo otázky. Facilitátor by měl skupině pomoci zaměřit se na hledání kreativních a praktických řešení.
Jakmile skupina určí možná řešení, měl by facilitátor pomoci skupině vypracovat akční plán. Akční plán by měl být navržen tak, aby skupině pomohl dosáhnout požadovaného výsledku. Měl by být realistický a dosažitelný.
Facilitátor by měl poté shrnout diskusi a rozhodnutí skupiny. Shrnutí by mělo být stručné a mělo by jasně nastínit další kroky.
Nakonec by se skupina měla dohodnout na termínu příštího setkání. Příští setkání by mělo být naplánováno na dobu, která vyhovuje všem členům skupiny.