Při vytváření účetního systému archivace je prvním krokem identifikace potřeb pro vedení záznamů. Jaký typ účetnictví budete vést? Jaké doklady potřebujete evidovat? Jaké záznamy jsou pro vás nejdůležitější? Odpovědi na tyto otázky vám pomohou určit nejlepší systém archivace pro vaše potřeby.
Dalším krokem při vytváření systému archivace účetnictví je rozhodnutí o systému organizace. Systém můžete uspořádat podle data, typu transakce nebo jakéhokoli jiného způsobu, který má pro vaši firmu smysl. Usnadníte si tak hledání dokumentů, když je budete potřebovat.
Jakmile jste určili své potřeby v oblasti vedení záznamů a zvolili organizační systém, můžete vytvořit strukturu archivace. To zahrnuje vytvoření složek a štítků pro vaše dokumenty. Ujistěte se, že struktura archivace je snadno pochopitelná a použitelná, abyste mohli rychle najít potřebné dokumenty.
Při nastavování účetního systému archivace byste měli také nastavit zásady uchovávání dokumentů. Ta vám pomůže zjistit, jak dlouho uchovávat různé typy dokumentů a kdy je vyřadit. To vám pomůže udržovat záznamy uspořádané a aktuální.
Technologie mohou být velkým přínosem při vytváření účetního systému archivace. Existuje mnoho softwarových programů a aplikací, které vám pomohou uspořádat dokumenty a sledovat vaše finance. Využití těchto nástrojů vám usnadní udržet si pořádek.
Dalším krokem při vytváření účetního systému archivace je vytvoření záložního systému. Pokud se tak něco stane s původními dokumenty, budete mít k dispozici jejich kopii. Ujistěte se, že záloha je uložena na bezpečném místě.
Při vytváření systému účetní evidence je důležité zavést rutinu pro aktualizaci záznamů. Tím zajistíte, že všechny dokumenty budou aktuální a že vše bude na svém místě.
Pokud máte zaměstnance, kteří budou používat systém účetní evidence, je důležité je proškolit. Ujistěte se, že chápou, jak systém správně používat a jak udržovat pořádek v záznamech.
Pokud máte potíže s nastavením systému účetní evidence, je dobré spolupracovat se zkušeným účetním. Účetní vám může poskytnout znalosti a zkušenosti, které zajistí, že váš systém bude správně nastaven a organizován.
Existuje několik různých typů systémů archivace, ale pět základních systémů je následujících:
1. Přímý systém archivace je nejjednodušší a nejpřímočařejší typ systému. V tomto systému jsou spisy uspořádány lineárně, obvykle v abecedním nebo číselném pořadí.
2. Křížový systém archivace je složitější systém, který umožňuje propojení spisů pomocí křížových odkazů. To může být užitečné, pokud máte mnoho souborů a potřebujete je rychle najít.
3. Hierarchický systém archivace je systém, ve kterém jsou soubory uspořádány do hierarchie, přičemž nejdůležitější soubory jsou nahoře a méně důležité níže. Tento systém může být užitečný, pokud potřebujete být schopni rychle najít určitý soubor.
4. Klasifikovaný systém archivace je systém, ve kterém jsou soubory uspořádány podle předmětu. Tento systém může být užitečný, pokud potřebujete rychle najít konkrétní soubor.
5. Systém spisové služby podle místa je systém, ve kterém jsou soubory uspořádány podle místa. To může být užitečné, pokud potřebujete rychle najít konkrétní soubor.
Abyste mohli organizovat účetní záznamy, musíte si nastavit systém, který bude vyhovovat vám a vaší firmě. Tento systém by měl být navržen tak, aby umožňoval sledování všech finančních transakcí, a to jak příjmů, tak výdajů. Pro každý typ transakce budete muset vytvořit samostatné záznamy a měli byste sledovat veškerou dokumentaci související s každou transakcí. Tento systém by měl být navržen tak, abyste k němu měli snadný přístup a mohli jej podle potřeby aktualizovat.
Existují tři typy systémů archivace: manuální, elektronický a hybridní.
Manuální systémy archivace jsou nejzákladnější a k ukládání informací používají fyzické složky a soubory. Tento typ systému lze použít pro malé podniky s jednoduchými potřebami.
Elektronické systémy archivace používají k ukládání a organizaci informací počítače a software. Tento typ systému je efektivnější než manuální systémy a lze jej použít pro podniky všech velikostí.
Hybridní systémy archivace kombinují prvky manuálních i elektronických systémů. Tento typ systému lze přizpůsobit potřebám každého podniku.
Správné pořadí archivace je následující:
1. Zakládací listina
2. Živnostenské oprávnění
3. Identifikační číslo zaměstnavatele (EIN)
4. Osvědčení o dobré pověsti
5. Provozní smlouva
6. Společenská smlouva (je-li to relevantní)
7. Smlouva o franšíze (je-li to relevantní)
Pro organizaci účetní kanceláře je třeba nastavit systém pro sledování příjmů a výdajů a pro vedení záznamů o všech finančních transakcích. Budete také muset vytvořit systém pro vystavování faktur zákazníkům a evidenci plateb.
Příjmy a výdaje lze sledovat pomocí jednoduché tabulky nebo pomocí účetního softwaru, například QuickBooks nebo FreshBooks. Záznamy o všech finančních transakcích by měly být vedeny v účetní knize, která může být papírová nebo elektronická.
Faktury lze vytvářet pomocí účetního softwaru nebo pomocí šablony v textovém editoru, jako je Microsoft Word. Platby lze do účetní knihy zaznamenávat ručně nebo je lze importovat do účetního softwaru.