Psaní obchodních dopisů je specializovaná forma komunikace, která vyžaduje pochopení zvyklostí, jež se očekávají při strukturování formálního dokumentu. V tomto článku se seznámíte s přijatelnými způsoby uzavírání obchodních dopisů a s osvědčenými postupy, které zajistí, že váš dopis zanechá pozitivní a profesionální dojem.
Běžně používané pozdravy pro uzavření obchodního dopisu
Při uzavírání obchodního dopisu byste měli použít pozdrav, například „S pozdravem“ nebo „S pozdravem“. Tyto věty jsou všeobecně chápány jako zdvořilé a profesionální a udělají dobrý dojem. Mezi další přijatelné pozdravy patří „S pozdravem“, „S pozdravem“ a „S úctou“.
Profesionální podpisy v závěru obchodního dopisu
Při podepisování obchodního dopisu byste měli použít své celé jméno a za ním případné profesní tituly nebo pověření. Jste-li například advokát, můžete se podepsat jako „John Doe, JD“. Pokud jste lékař, můžete se podepsat jako „John Doe, MD“.
Vyjádření vděčnosti v závěru obchodního dopisu
Na závěr obchodního dopisu můžete uvést krátké vyjádření vděčnosti adresátovi. Není to povinné, ale může to zanechat pozitivní dojem. Můžete například napsat „Děkuji Vám za Váš čas a pozornost“ nebo „Děkuji Vám za rychlou odpověď“.
Projevení důvěry prostřednictvím závěru obchodního dopisu
Při uzavírání obchodního dopisu byste měli dbát na to, abyste projevili důvěru ve svou schopnost splnit požadavek nebo podniknout potřebné kroky. Můžete například napsat „Jsem přesvědčen, že mohu splnit Vaše očekávání“ nebo „Těším se na spolupráci s Vámi“.
Zopakování vašeho požadavku v závěru obchodního dopisu
Při uzavírání obchodního dopisu byste měli uvést také stručné shrnutí vašeho požadavku nebo akce, kterou od příjemce očekáváte. Tím zajistíte, že příjemce pochopí účel dopisu a opatření, které je třeba učinit.
Vytvoření pozitivního dojmu prostřednictvím závěru obchodního dopisu
Při psaní obchodního dopisu byste měli dbát na to, abyste udělali pozitivní dojem tím, že budete používat zdvořilý jazyk a vyhnete se agresi. Měli byste se také vyhnout používání slangu nebo zkratek, protože ty mohou být považovány za nezdvořilé nebo neprofesionální.
Zvláštní ohledy na závěry obchodních dopisů
Při psaní obchodního dopisu je třeba vzít v úvahu některé zvláštní ohledy. Například když píšete blízkému příteli nebo spolupracovníkovi, můžete použít neformálnější pozdrav, například „Mějte se hezky“ nebo „Srdečně zdravím“. Pokud navíc píšete dopis nadřízenému, měli byste použít formálnější pozdrav, například „S úctou“ nebo „S pozdravem“.
Závěrem lze říci, že uzavření obchodního dopisu vyžaduje pochopení konvencí, které se očekávají při strukturování formálního dokumentu. Používáním vhodných pozdravů a projevováním důvěry ve svou schopnost splnit požadavek můžete zajistit, že váš dopis zanechá pozitivní a profesionální dojem.
Nejběžnějšími profesionálními závěry jsou „S pozdravem“, „S úctou“ a „S pozdravem“.
Při uzavírání podniku je důležité chovat se ohleduplně k zaměstnancům, zákazníkům i prodejcům. Zaměstnanci by měli být o blížícím se uzavření podniku informováni a pokud možno by jim mělo být vyplaceno odstupné. Zákazníci by měli být informováni předem a měli by mít možnost uplatnit případné nevyplacené kupony nebo poukázky. Dodavatelé by měli být informováni co nejdříve a měli by mít možnost uhradit případné neuhrazené faktury. Po oficiálním uzavření podniku by měl být veškerý majetek rozprodán a měly by být splaceny všechny zbývající dluhy.
Na tuto otázku neexistuje univerzální odpověď, protože nejlepší způsob ukončení dopisu se liší v závislosti na situaci a vztahu mezi odesílatelem a příjemcem. Mezi možné alternativy k „upřímně“, které by mohly být v určitých situacích vhodnější, však patří „s pozdravem“, „děkuji“ nebo „s uznáním“.
Čtyři nejběžnější komplimentové závěry jsou: „S pozdravem, S pozdravem, S úctou a S přáním všeho dobrého“.
Zdvořilostní závěr je způsob, jak uctivě a profesionálně ukončit rozhovor nebo dopis. Mezi příklady zdvořilostních koncovek patří např: „S pozdravem“, „S pozdravem“ a „Děkuji za váš čas“.