V dnešním konkurenčním světě podnikání je pro organizace nezbytné mít účinné komunikační nástroje. Jedním z takových nástrojů je interní memorandum, což je dokument sloužící ke sdělování informací členům organizace. Tento článek poskytuje komplexního průvodce psaním efektivního interního memoranda.
Hlavním účelem interního memoranda je sdělit členům organizace důležité informace nebo aktualizace. Obvykle se používá k informování členů o změnách v zásadách, postupech nebo událostech, ke kterým v organizaci dochází. Může být také použito ke sdílení novinek, poskytnutí pokynů nebo vyžádání opatření od příjemce.
Při přípravě interního memoranda je důležité zvážit publikum a zajistit, aby informace byly relevantní a vhodné. Dokument by měl být vytvořen tak, aby byl pro zamýšleného příjemce snadno srozumitelný. Kromě toho je důležité zajistit, aby sdělení bylo přesné a aktuální.
Hlavní sdělení interního memoranda by mělo být jasné, stručné a výstižné. Sdělení by mělo být zpracováno tak, aby bylo snadno pochopitelné a aby příjemce věděl, jaká opatření by měl případně přijmout. Sdělení by také mělo být v souladu s cíli a záměry organizace.
Po určení hlavního sdělení je důležité vytvořit osnovu interního memoranda. Osnova by měla obsahovat stručný úvod, hlavní sdělení a závěr. Dále by měla obsahovat veškeré podpůrné informace nebo důkazy, které jsou potřebné pro zefektivnění hlavního sdělení.
Úvod interního memoranda by měl být jasný a stručný. Měl by příjemci poskytnout přehled o účelu dokumentu a shrnout hlavní sdělení. Kromě toho by měl příjemci poskytnout veškeré potřebné souvislosti nebo základní informace.
Hlavní část interního memoranda by měla příjemci poskytnout nezbytné informace nebo podrobnosti k pochopení hlavního sdělení. Mělo by obsahovat veškeré podpůrné informace nebo důkazy, které jsou potřebné pro zefektivnění hlavního sdělení. Kromě toho by tělo mělo být vytvořeno tak, aby bylo snadno srozumitelné a aby příjemce věděl, jaké kroky by měl případně podniknout.
Závěr interního memoranda by měl obsahovat shrnutí hlavního sdělení a případné pokyny nebo žádosti o přijetí opatření. Kromě toho by měl příjemci poskytnout veškeré potřebné kontaktní informace nebo zdroje, pokud má nějaké dotazy nebo potřebuje další informace.
Po sepsání interního memoranda je důležité zajistit jeho přesnost a aktuálnost. Kromě toho je důležité zajistit, aby dokument splňoval standardy a směrnice organizace. Jakmile je interní memorandum dokončeno, mělo by být sdíleno s příslušným publikem.
Dodržováním kroků uvedených v tomto článku mohou organizace vytvořit účinné interní memorandum, které zajistí informovanost členů a plnění cílů a úkolů organizace.
Obsah dobrého interního memoranda se liší v závislosti na účelu memoranda a publiku. Obecně však platí, že dobré interní memorandum by mělo být jasné, stručné a snadno čitelné. Mělo by být také dobře uspořádané, každý bod by měl být jasně formulován a podložen důkazy. Dobrá interní poznámka by navíc měla obsahovat výzvu k akci nebo k dalším krokům pro čtenáře.
1. Nadpis: Záhlaví obsahuje údaje „komu“, „od“, „datum“ a předmět.
2. Úvod: Úvod vysvětluje účel memoranda.
3. Tělo: Tělo obsahuje hlavní informace a podrobnosti memo.
4. Závěr: Závěr shrnuje hlavní body memoranda.
5. Výzva k akci: Výzva k akci obsahuje další kroky nebo pokyny pro čtenáře.
6. Podpis: Podpis obsahuje jméno a titul autora.
7. Distribuční seznam: V distribučním seznamu je uvedeno, kdo má oběžník obdržet.
Memorandum je krátký formální dokument, který se používá ke sdělení informací v rámci organizace. Formát memoranda má obvykle následující strukturu:
Komu:
Od:
Datum:
Předmět:
Tělo textu
Pole „Komu“ obvykle obsahuje jméno nebo titul osoby nebo skupiny, která je zamýšleným příjemcem memoranda. Pole „Od“ obsahuje jméno nebo titul osoby, která poznámku odesílá. Pole „Datum“ obsahuje datum, kdy je poznámka odesílána. Pole „Předmět“ obsahuje stručný popis účelu nebo tématu memo. Tělo poznámky obsahuje vlastní zprávu, kterou odesílatel předává.