Pro pochopení pojmu řízený dokument podle norem Mezinárodní organizace pro normalizaci (ISO) je důležité nejprve definovat, co je to řízený dokument. Řízený dokument je jakýkoli dokument vytvořený organizací, který podléhá distribuované kontrole. To znamená, že dokument podléhá specifickým pravidlům a předpisům, které musí být dodržovány, aby byla zachována přesnost, úplnost a konzistence dokumentu.
Používání řízených dokumentů má řadu výhod. Tyto dokumenty zajišťují, že všichni, kdo se podílejí na tvorbě dokumentů, znají pravidla a předpisy, které je třeba dodržovat. To pomáhá zajistit, aby byl konečný produkt přesný, úplný a konzistentní. Řízené dokumenty navíc pomáhají podporovat pocit jednotnosti v celé organizaci, což usnadňuje všem pochopení procesů a postupů.
Vytvoření řízeného dokumentu vyžaduje několik kroků. Nejprve je třeba dokument vytvořit a zkontrolovat, aby byla zajištěna jeho přesnost, úplnost a konzistentnost. Jakmile je dokument dokončen, musí jej schválit příslušné zúčastněné strany. Poté podléhá závěrečnému přezkoumání a schválení, než může být distribuován.
Aby mohly být řízené dokumenty za takové považovány, musí splňovat specifické požadavky. Mezi tyto požadavky patří přesnost, úplnost a konzistentnost. Kromě toho musí být dokument schválen příslušnými zúčastněnými stranami a před jeho distribucí musí být podroben konečnému přezkoumání a schválení.
Existuje řada různých typů řízených dokumentů, které lze vytvořit. Patří mezi ně předpisy, zásady, postupy, pracovní instrukce a formuláře. Každý z těchto dokumentů musí splňovat stejné požadavky, aby mohl být považován za řízený dokument.
Řízené dokumenty se obvykle používají v různých odvětvích a organizacích. Tyto dokumenty se používají k zajištění přesnosti, úplnosti a konzistence procesů a postupů. Řízené dokumenty navíc pomáhají podporovat jednotnost v rámci celé organizace.
Je důležité udržovat řízené dokumenty, aby bylo zajištěno, že zůstanou přesné, úplné a konzistentní. To vyžaduje pravidelné revize, aktualizace a schvalování příslušnými zúčastněnými stranami. Kromě toho musí být dokumenty uloženy na bezpečném místě a musí k nim být připojen záznam o změnách.
Používání řízených dokumentů má řadu výhod. Tyto dokumenty pomáhají zajistit přesnost, úplnost a konzistentnost procesů a postupů. Kromě toho pomáhají podporovat pocit jednotnosti v celé organizaci a usnadňují všem pochopení procesů a postupů.
Existuje mnoho typů řízených dokumentů, ale mezi běžné příklady patří např:
– Zásady a postupy
– Standardní operační postupy (SOP)
– Pracovní instrukce
– Příručky pro kontrolu kvality
– Bezpečnostní příručky
Řízené dokumenty jsou obvykle vytvářeny a udržovány oddělením kvality nebo bezpečnosti organizace a popisují konkrétní postupy a procesy, které musí zaměstnanci dodržovat, aby bylo zajištěno dodržování standardů kvality nebo bezpečnosti.
V normě ISO 9001:2015 existují dva typy řízených dokumentů: ty, které jsou vyžadovány systémem řízení kvality (QMS), a ty, které jsou potřebné k zajištění efektivního fungování QMS.
Mezi dokumenty, které jsou vyžadovány QMS, patří politika kvality, cíle kvality, příručka kvality a postupy. Tyto dokumenty vytvářejí rámec pro QMS a poskytují návod, jak jej zavést a udržovat.
Mezi dokumenty, které jsou potřebné k zajištění efektivního fungování QMS, patří pracovní pokyny, záznamy o kvalitě a formuláře. Pracovní pokyny podrobně popisují, jak provádět konkrétní úkoly, a obvykle je používají zaměstnanci, kteří tyto úkoly provádějí. Záznamy o kvalitě poskytují důkazy o tom, že je systém QMS dodržován a že jsou plněny jeho požadavky. Formuláře slouží ke shromažďování údajů a sledování pokroku.
V normě ISO 9001 existují dva typy dokumentů: řízené a neřízené. Řízené dokumenty jsou ty, které jsou vyžadovány systémem řízení kvality a podléhají přezkoumání a schválení vedením. Nekontrolované dokumenty jsou ty, které nejsou vyžadovány systémem managementu kvality a nepodléhají přezkoumání a schválení vedením.
Řízené dokumenty jsou ty, které byly schváleny určeným orgánem a používají se k řízení nebo kontrole činností v organizaci. Záznamy jsou naproti tomu dokumenty, které poskytují důkazy o činnostech, transakcích nebo operacích organizace. Ačkoli řízené dokumenty mohou být používány jako záznamy, ne všechny záznamy jsou řízenými dokumenty.
V oblasti zajištění kvality existují obecně čtyři typy řízených dokumentů:
1. Plán jakosti: Tento dokument popisuje systém řízení kvality (QMS) pro projekt nebo organizaci. Obsahuje cíle kvality, zásady a postupy, které budou dodržovány pro zajištění kvality.
2. Příručka kvality: Tento dokument poskytuje přehled o systému QMS a o tom, jak je prováděn. Obvykle se používá jako reference pro zaměstnance a manažery.
3. Standardní operační postupy (SOP): Tyto dokumenty poskytují podrobné pokyny pro provádění konkrétních úkolů nebo činností v rámci systému QMS. Obvykle jsou specifické pro určité oddělení nebo funkci.
4. Pracovní instrukce: Tyto dokumenty poskytují podrobné pokyny pro provádění konkrétních úkolů nebo činností souvisejících s výrobkem nebo službou. Obvykle jsou specifické pro stroj, proces nebo operaci.