Dobře definovaná úvěrová politika je pro každou firmu zásadní, pokud jde o správu nedobytných pohledávek a zajištění finanční udržitelnosti. Politika by měla zahrnovat minimální úvěrové požadavky, platební podmínky a procesy vymáhání. Kromě toho by podniky měly zvážit stanovení úvěrových limitů pro zákazníky a provádění úvěrových kontrol za účelem posouzení finanční historie zákazníka. To může pomoci snížit riziko delšího zpoždění plateb a dokonce úpadku zákazníků.
Proces fakturace je důležitým způsobem, jak informovat zákazníky o jejich platebních povinnostech. Podniky by měly zajistit, aby faktury byly zasílány včas a obsahovaly všechny potřebné údaje, jako je datum splatnosti a pokyny k platbě. Zákazníkům lze také zasílat pravidelné platební upomínky, aby se předešlo opožděným platbám.
Pokud zákazník není schopen platit včas, měly by podniky zvážit využití inkasních agentur k vymáhání dluhu. Inkasní agentury mohou využívat různé strategie kontaktování zákazníků a vyjednávání o splátkových plánech. Kromě toho mohou podniky v případě potřeby podniknout i právní kroky.
Budování pevných vztahů se zákazníky je pro každý podnik zásadní. Podniky by se měly snažit poskytovat vynikající zákaznický servis a efektivně komunikovat se zákazníky, aby zajistily včasné obdržení plateb.
Podniky by měly zákazníkům nabízet flexibilní možnosti plateb, aby jim usnadnily proces placení. Může se jednat o platební plány, automatické platby nebo online platební systémy. Nabídkou těchto možností mohou podniky snížit riziko, že zákazníci platby nestihnou.
Automatizace procesů pohledávek může podnikům pomoci zlepšit jejich inkaso zefektivněním procesů a omezením manuálních chyb. Automatizované systémy mohou rozesílat upomínky, sledovat historii plateb zákazníků a vytvářet zprávy pro finanční analýzu.
Analýza finančních údajů může podnikům pomoci identifikovat potenciální problémy se zákazníky a přijmout vhodná opatření k prevenci nedobytných pohledávek. Podniky by měly pravidelně prověřovat účty zákazníků a historii plateb, aby identifikovaly vzorce a trendy, které by mohly naznačovat potenciální rizika.
Pro snížení rizika nedobytných pohledávek by podniky měly zvážit zajištění plateb zálohami a zárukami. To může pomoci snížit finanční riziko v případě, že zákazník není schopen platby provést.
Podniky mohou zákazníkům nabídnout pobídky, které je povzbudí k včasnému placení. Může jít o slevy, věrnostní programy nebo odměny. Nabídkou těchto pobídek mohou podniky zlepšit své inkaso a snížit riziko nedobytných pohledávek.
Když se pohledávka stane nedobytnou, měli byste ji odepsat jako nedobytnou. To znamená, že částku pohledávky odečtete od zůstatku pohledávek a zaúčtujete ji jako náklad na nedobytné pohledávky ve výkazu zisku a ztráty.
Když se účet stane nedobytným, musí jej majitel podniku odepsat jako nedobytnou pohledávku. To znamená, že účet bude vyřazen ze zůstatku pohledávek podniku a nebude již považován za aktivní účet. Majitel podniku pak bude muset podat daňovému úřadu formulář 1099-C, aby vykázal zrušený dluh.
Existují dvě běžné metody účtování nedobytných pohledávek: metoda opravných položek a metoda přímého odpisu.
Metoda opravných položek je konzervativnější z obou metod a ve většině případů se jí dává přednost. Při této metodě je vytvořena opravná položka k nedobytným pohledávkám a nedobytné pohledávky jsou účtovány na vrub této opravné položky v okamžiku jejich vzniku. To má za následek snížení vykázané částky pohledávek v rozvaze, nikoli však celkové částky výnosů vykázané ve výkazu zisku a ztráty.
Metoda přímých odpisů je méně konzervativní a je povolena pouze v některých případech. Při této metodě se nedobytné pohledávky odepisují přímo z výnosů v okamžiku jejich vzniku. To má za následek snížení jak vykázané částky pohledávek v rozvaze, tak celkové částky výnosů vykázané ve výkazu zisku a ztráty.
Nedobytné pohledávky lze stornovat, pokud se již neočekává jejich inkaso. To se provede odepsáním účtu a následným stornováním zápisu. Odpis se obvykle provádí na konci účetního období.
Nejčastějším důvodem, proč se účet stane nedobytným, je, že zákazník má finanční potíže a není schopen zaplatit dlužnou částku. K tomu může dojít z různých důvodů, jako je ztráta zaměstnání, neočekávané zdravotní výdaje nebo změna osobních poměrů. Pokud zákazník není schopen platit, účet se nakonec stane delikventním a může být předán inkasní agentuře.