8. Závěr
Úvod do problematiky kopírování a psaní obchodních dopisů
Pokud jde o profesionální komunikaci, existuje zavedená etiketa, kterou je třeba dodržovat při psaní obchodních dopisů a používání kopií. V tomto článku se budeme zabývat pravidly a postupy pro efektivní psaní obchodních dopisů a používání kopií.
Pochopení správného používání samopropisů
Samopropisy (neboli cc) jsou kopie dokumentu, které jsou zasílány dalším příjemcům kromě primárního příjemce dopisu. Uhlíkové kopie umožňují, aby stejnou informaci obdrželo více osob. Je důležité porozumět vhodnému používání kopií a osobám, které by je měly dostávat. Obecně se kopie používají k informování dalších osob o zaslaném dopise, například nadřízených, kolegů a asistentů.
Správné formátování obchodních dopisů
Při psaní obchodního dopisu je důležité dbát na správné formátování. To zahrnuje řádkování, písmo, okraje a kontaktní údaje v horní části dopisu. Dopis by měl být psán s jednoduchými řádky a mezi jednotlivými odstavci by měl být dvojitý řádek. Písmo by mělo být profesionální a jednotné v celém dokumentu.
Pokyny pro strukturování obsahu obchodního dopisu
Při psaní obchodního dopisu je třeba dodržovat určitou strukturu. Ta zahrnuje pozdrav, úvod, hlavní část a závěr. Pozdrav by měl být formální a měl by oslovovat příjemce jménem nebo titulem. Úvod by měl stanovit účel dopisu a měl by být stručný. Tělo dopisu by mělo vysvětlovat podrobnosti dopisu, včetně řešeného problému. Závěr by měl být zdvořilý a měl by obsahovat výzvu k akci.
Vhodné používání pozdravů a podpisů
Pozdrav a podpis v obchodním dopise jsou velmi důležité. Pozdrav by měl být formální a měl by obsahovat jméno nebo titul příjemce. Mezi běžné pozdravy patří „Vážený“, „Vážený pane nebo paní“ nebo „Komukoli, koho se to týká“. Podpis by měl zůstat profesionální a zdvořilý. Mezi běžné podpisy patří „S pozdravem“, „Děkuji“ nebo „S pozdravem“.
Připojení kopií k obchodnímu dopisu
Při připojování kopií k obchodnímu dopisu je důležité dbát na to, aby byly připojeny na správném místě. Primární příjemce a příjemci kopií by měli být uvedeni na stejném řádku na konci dopisu. Primární příjemce by měl být uveden jako první a příjemci kopií by měli být uvedeni za ním.
Řešení běžných problémů s kopírováním
Při odesílání obchodního dopisu s kopií se mohou vyskytnout některé běžné problémy. Je důležité zkontrolovat formátování dopisu a ujistit se, že kontaktní údaje jsou správné. Kromě toho se ujistěte, že je kopie viditelná a snadno čitelná.
Závěr
Psaní obchodních dopisů a efektivní používání kopií jsou důležité dovednosti, které je třeba zvládnout. Dodržováním pokynů popsaných v tomto článku můžete zajistit, že vaše profesionální komunikace bude efektivní a vhodná.
Na tuto otázku neexistuje jednoznačná odpověď, protože záleží na preferencích osoby nebo organizace, která dopis odesílá. Některé osoby a organizace nadále používají na dopisech zápis CC (carbon copy), zatímco jiné místo toho přešly na používání zápisu BCC (blind carbon copy).
Při označování kopie dopisu se obvykle používá zkratka „cc“, za kterou následuje dvojtečka. Například „cc: John Smith“.
Normy obchodních dopisů říkají, že by měly být jasné, stručné a profesionální. Dopis by měl být adresován konkrétní osobě nebo společnosti, které píšete, a měl by se vyvarovat používání neformálního jazyka. Dopis by také neměl obsahovat žádné gramatické ani pravopisné chyby.
Na tuto otázku neexistuje jednoznačná odpověď, protože se může lišit v závislosti na situaci a kultuře pracoviště. Některé obecné zásady pro uvádění CC v e-mailu však zahrnují:
-Zadávejte CC pouze lidem, kteří musí být zapojeni do e-mailového vlákna nebo o něm informováni. Nezadávejte CC někomu jen tak pro nic za nic.
-Jestliže si nejste jisti, zda je třeba někoho označit CC, buďte raději opatrní a CC mu nedávejte.
-Pokud posíláte CC mnoha lidem, zvažte, zda je všechny nezadat do pole BCC (slepá kopie), aby jejich e-mailové adresy nebyly viditelné pro všechny účastníky vlákna.
-Pokud odpovídáte na e-mail, který vám byl přidělen jako CC, odpovídejte pouze osobě, která e-mail odeslala (pokud výslovně nepotřebujete do odpovědi zahrnout někoho jiného).
CC se obvykle píše velkými písmeny.